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1990년대부터 사용량이 급격히 늘어난 이메일은 비즈니스 커뮤니케이션의 핵심으로 자리 잡았습니다. 주소만 알고 있으면 누구와도 쉽게 소통을 할 수 있는 장점이 있지만 반대로 누구에게나 쉽게 광고성 메일이 보낼 수 있게 되었죠. 이메일은 비즈니스 수단이 아니라 마케팅 수단으로 전락하는 순간, 불필요한 알림의 시작과 함께 커뮤니케이션 도구로서의 기능을 잃어버렸습니다.

• 이메일이 기업의 생산성을 낮추는 이유

Slack의 등장

“기존 이메일 시스템은 5~7년 내 단기적으로 폐기될 것”

– 스튜어트 버터필드, 슬랙 최고경영자(CEO) –

2013년, 실시간 커뮤니케이션이 가능한 메신저가 등장했습니다. 2025년 이메일을 대체해 기업의 주요 커뮤니케이션 수단으로 자리 잡겠다는 포부를 밝힌 슬랙은 일일 활동 사용자 수(DAU) 1,000만 명, 3인 이상으로 이루어진 60만 개의 팀이 100여 개 국가에서 사용 중입니다. 이메일 주소만으로 간단하게 팀을 생성하고, 파일 공유, 각종 외부 서비스와의 연동 등 커뮤니케이션에 그치는 게 아니라 협업을 위한 다양한 기능을 통해 전 세계 스타트업 필수 협업툴로 자리 잡았습니다.

2019년 6월. 실시간 커뮤니케이션의 대명사 슬랙은 NYSE(뉴욕증권거래소)에 상장해 첫날 38.62달로 거래를 마쳤고, 전날 산정된 참조 가격(26달러)보다 49% 높은 것으로 시가총액은 232억 달(약 26조 원)이 되며 협업툴 시장의 성장성을 전 세계에 보여주었습니다.

국내 협업 현황

국내에도 세계화에 맞춰 협업툴이 빠르게 확산, 보급되면서 스타트업은 물론 대기업까지 관련 사업에 진출하고, 관심을 두고 지켜보고 있습니다. 한국 IDC에 따르면 국내 기업용 모바일 협업 솔루션 시장(UC&C)은 연평균 24.5%씩 성장한다고 전망했습니다.

국내에도 대기업, 스타트업 가리지 않고 협업툴 업계에 뛰어들고 있습니다. 잔디(JANDI), 플로우(Flow), 아지트(Kakao Agit), 콜라비(Collabee) 등이죠.  

협업툴은 저마다의 장점이 있고, 각 용도에 맞게 사용해야 한다고 생각합니다. 그래서 많은 협업툴 중에 어떤 것을 어떻게 업무에 적용할지, 각 협업툴은 어떤 장단점을 가졌는지 알려주기 위해 ‘떠오르는 협업툴 대전’ 세미나를 개최했습니다.

아래 그래프는 세미나를 신청한 350여 개 기업을 대상으로 조사한 설문 결과입니다.

Q : 어떤 협업툴을 사용하시나요?

협업툴에 관심을 두고 참가를 신청해주신 분들은 이미 다양한 협업툴을 사용하고 계셨습니다. 참가자 중 협업툴로 가장 많이 사용하는 카톡(133명/22.5%)은 개인용 메신저임에도 불구하고 전 국민이 사용하는 범용성으로 인해 아직도 많은 기업에서 사용하고 있습니다. 2위인 잔디(109명/18.5%)는 ‘프로젝트(주제)’ 중심의 대화방에서 메신저 형태로 대화를 나눌 수 있게 한 잔디(JANDI)는 앞서 설명한 슬랙는 달리 아시아에 특화하여 한국, 대만 뿐만 아니라 동남아시아에서도 사용자가 증가하고 있습니다. 3위는 이메일(96명/16.3%)은 인사말, 서식, 파일 검색 등 많은 불편한 점들이 있지만, 비즈니스 커뮤니케이션의 기본이기 때문에 아직도 많이 사용하고 계십니다. 4위 G Suite(63명/10.7%)는 글로벌 기업인 구글이 만들었으며, 스프레드시트, 파워포인트, 챗봇, 메일, 캘린더 등 27개의 다양한 업무용 도구를 사용할 수 있습니다. 그 외에도, 노션, 트렐로, 지라, 슬랙, 스마트시트 등 다양한 협업툴을 사용한다고 집계되었습니다.

세미나에서는 총 4개의 협업툴을 소개했습니다. Notion, G Suite, Smartsheet, JANDI. 이 4개를 선정한 이유는 편리한 사용성과 뚜렷한 장점들을 이용해 최근 가장 주목받고 있는 협업툴이기 때문입니다.

1. 노션(Notion)

노션은 ‘All-in-one-workspace’라는 슬로건으로 흩어져있는 업무 자산들을 한곳에서 모아 프로젝트를 관리할 수 있게 만들어진 협업툴입니다. 문서 작성부터 파일, 일정, 할 일, 데이터 관리 등을 할 수 있죠. 편리한 사용성과 대충 만져도 예쁘고 심플한 디자인으로 최근 가장 힙한 협업툴로 많은 사람이 사용하고 있습니다.

노션의 장점

1. 대시보드를 이용한 쉬운 페이지 접근성
2. 마우스를 이용한 편리한 UX
3. 데이터베이스 뷰를 이용한 시각화

노션은 태그와 노트북으로만 관리해야 하는 에버노트와 달리, 대시보드를 만들어 분류 기준을 따로 기억하지 않고 눈으로 분류된 페이지에 접근할 수 있는 것이 첫번째 장점입니다.

키보드나 단축키에 익숙하지 않은 사용자들을 위해 마우스 만으로 블록을 추가하거나 삭제하고, 레이아웃을 변경할 수 있는 쉬운 편리함이 두 번째 장점입니다.

마지막은 노션의 꽃이라고 할 수 있는 데이터베이스입니다. 엑셀과 같은 스프레드시트에 데이터를 입력해두면 캘린더 뷰, 보드 뷰, 갤러리 뷰 등 5개의 형태로 바꿔가며 데이터를 볼 수 있습니다. 이를 통해 일정이나 프로젝트 진행 상황 관리가 편리합니다.

• 전시진님의 Notion.so 한국 사용자 모임

2. 지스위트 (G Suite)

지스위트는 많이들 알고 계시는 구글 독스, 구글 드라이브, 구글 캘린더, Gmail 등을 포함해 총 27개로 이루어진 기업용 협업 프로그램입니다. 지스위트는 메일 뿐만 아니라 구글 독스를 통한 문서 작성, 드라이브를 통한 문서 보관 등 지스위트 하나로 모든 업무가 가능한 것이 장점입니다. 게다가 구글의 제품이므로 신뢰도가 높은 제품이기도 하죠.

G Suite의 장점

1. 27개의 다양한 도구를 통한 실시간 협업
2. 200개 이상의 언어 지원을 통한 글로벌 협업
3. Chat bot을 통한 일정 관리 자동화

구글의 지스위트는 엑셀, 워드, 프레젠테이션뿐만 아니라 메일, 행아웃 채팅, 화상대화, 설문지, 캘린더 등 업무에 관한 다양한 도구를 가지고 있고, 실시간으로 연동되기 때문에 회의 참석자 모두가 노트북을 가지고 하나의 문서에 작업하면 동시에 작성 중인 내용을 볼 수 있습니다.

글로벌 대기업인 구글은 전 세계 대부분의 언어를 지원하여 어떤 국가의 사람들과 협업을 하더라도 직원의 언어에 맞춰 업무를 처리할 수 있습니다.

지스위트에는 Chat bot을 통해 대화하듯이 시간, 장소, 참석자 시간을 말하면 자동으로  구글 캘린더에 등록까지 할 수 있습니다.

• 잔디(JANDI)의 G Suite + JANDI로 사내협업 플랫폼 만들기

3. 스마트시트(Smartsheet)

스마트시트는 프로젝트 관리 툴입니다. 스프레드시트와 같은 그리드(Grid), 간트(Gantt), 칸반(Kanban) 등 다양한 뷰(view) 형태로 데이터를 입력하거나 볼 수 있으며, 이 뷰(view)들을 전환해가며 데이터를 시각화할 수 있습니다. 또한 자동화 세팅을 통해 변경사항에 대한 알림을 세부적으로 조정해 받아볼 수 있습니다.

스마트시트의 장점

1. 다양한 뷰 형태로 프로젝트 관리에 최적화
2. 세분화된 권한 관리와 업무 추적
3. 워크플로우 설계를 통한 프로세스 자동화

칸반, 간트 차트, 캘린더 등 상황별, 직무별 데이터 뷰 형태를 보여줍니다. 프로젝트 매니저에게는 간트차트 뷰를, 코디네이터에게는 캘린더 뷰와 칸반 보드 뷰를 보여주는 등 하나의 데이터를 여러 형태로 관리할 수 있습니다.

모든 시트에 사용자가 정의할 수 있는 열이 있습니다. 이를 통해 정보 등록 및 보기, 파일 첨부, 권한 설정, 알림 설정 등을 입력하고 업무를 추적할 수 있습니다.

워크플로우를 통해 트리거를 설정해두면 A라는 액션을 취했을 때 B라는 일이 자동으로 일어나게 하는 자동화 프로세스가 편리합니다. 

• 남상수님의 잔디에서 수많은 프로젝트/자산 관리하기

4. 잔디(JANDI)

잔디(JANDI)는 국내 협업툴을 만드는 스타트업 중 최대 투자액(155억)과 사용자 수(18만 개 팀)를 가지고 있습니다. 한국을 비롯해 대만과 말레이시아에 지사가 있고, 일본, 베트남, 말레이시아, 아랍에미리트에도 유료 사용자가 있는 아시아 대표 협업툴입니다. 주제별 대화방 사용법으로 업무 대화에서 혼선을 주지 않도록 배려했으며, 파일 영구 보존, 스마트 검색을 통해 3초 만에 파일을 검색할 수 있는 다재다능한 협업툴입니다. 또한 그룹웨어나 이메일 등 외부 서비스를 연동하여 한 곳에서 알림을 받아볼 수 있습니다.

잔디(JANDI)의 장점

1. 주제별 대화방을 통한 업무 혼선 감소
2. 스마트 필터를 통한 3초 검색
3. 메일, 그룹웨어 등 다양한 외부 서비스 연동

카톡이나 메일과 달리 잔디(JANDI)는 프로젝트를 중심으로 대화방을 생성합니다. 각 팀은 1개의 프로젝트만 하지 않을뿐더러 담당자는 여러 프로젝트를 동시에 진행하고 있는 경우가 대부분입니다. 이런 경우를 대비해 프로젝트를 중심으로 대화방을 만들고 이를 통해 업무 혼선을 줄일 수 있습니다.

파일명 뿐만 아니라 올린 사람, 올린 대화방, 올린 날짜, 파일 유형까지 세분화된 파일 검색 방식으로 3초 만에 원하는 파일을 찾을 수 있습니다.

Google 캘린더, Trello, Jira, GitHub, RSS, Webhook 등 다양한 외부 서비스를 연동해서 알림을 받아볼 수 있습니다. 일일이 메일함을 확인하지 않아도, 설문조사 응답지를 확인하지 않아도 잔디(JANDI)에서 모든 알림을 확인할 수 있습니다.

잔디(JANDI)가 더 궁금하시다면?

• 잔디 홈페이지
• 잔디 데모 팀 사용해보기
• 잔디 고객 활용 사례 보러가기
• 중견 기업 담당자의 협업툴 도입기

좌: 노션 한국 사용자 모임장 전시진, 우: 베스핀 글로벌 구글 사업본부 정지찬

좌: 스마트시트 한국 사용자 모임장 남상수, 우: 협업툴 잔디(JANDI) 세일즈 매니저 안숙경

본인 회사에 가장 최적화된 협업툴을 찾는 제일 빠른 방법은 시도해보는 것입니다. 이게 좋을까? 저게 좋을까? 알아보는 것은 최소한으로 하고, 작은 팀 단위에 도입한 다음 테스트를 통해 본인 팀의 워크플로우에 맞게 협업툴을 찾아 가는 것이 가장 빠른 방법입니다. 생산성이 고민이 되신다면 최근 떠오르는 위 4개의 협업툴로 먼저 시도해보시길 추천드립니다. 

협업에 꼭 필요한 4가지 노션, 지스위트, 스마트시트, 잔디(JANDI)로 이루어진 협업툴 대전은 160명이나 되는 엄청난 인원이 참여해 성황리에 종료되었습니다. 바쁘신 와중에 참여해주신 참가자분들께 감사드립니다. 다음엔 더 좋은 세미나로 만나 뵙겠습니다.

| 업무 생산성 향상을 위한 협업툴 Best 4 - 업무용 협업툴 JANDI 블로그

리딩타임: 5 분

편집자 주

어떤 분들이 잔디 파워 유저인지 궁금하시죠?

그들만의 스마트워크 스토리를 들려드립니다.

자기 소개(현재 하고 계신 일)?

안녕하세요. 저는 업무를 더 쉽고 효율적으로 바꿔주는 스마트워크 강사 이광희라고 합니다. 파워포인트 디자인으로 강의를 시작했는데 반응이 좋아서 7년의 회사 생활을 접고 전문강사로 전향했습니다. 제가 잘하고 좋아하는 강의를 하고 싶어서 열었더니 수요가 늘어나서 지금은 파워포인트뿐만 아니라 엑셀과 스마트워크도 전문가로 활발하게 활동하고 있습니다.

<더피처피티(The Pcher PT)_Logo>

7년간의 회사 생활은 어떠셨나요?

첫 회사지만 철강 회사의 보수적인 문화가 싫어서 소셜 커머스 회사로 이직했습니다. 그곳에서는 즐거운 조직문화를 경험했고, 이를 바탕으로 중소기업의 조직 문화를 바꿔보겠다며 패기롭게 들어갔어요. 그런데 사장님이 60대… 요지부동이셨죠. 그 후 좋아하는 일을 찾다 보니 본업을 갖게 되었습니다.

어떻게 이 일을 찾게 되셨나요?

2015년 10월에 ‘인포그래픽’이라는 단어를 발견하며 큰 매력을 느꼈습니다. 파워포인트 디자인 공부를 하면서 또 한 번 매력 느끼고 회사 업무와 디자인 외주 작업을 병행했습니다. 개인 생활도 없었지만, 무엇보다 디자인 작업을 하고 싶어서 회사 업무 시간이 아깝다는 생각이 들었습니다. 디자인만으로 밥 먹고 살 수 있겠다는 확신이 드는 순간 퇴사를 준비하고 퇴사 후 6개월 동안 디자인 컨설턴트로 실력을 쌓았습니다. 지금은 디자인 외주 작업을 할 수 없을 정도로 바쁘게 강의를 하고 있습니다.

<출처 : 이광희 강사님>

어떻게 스마트워크에 관심을?

반복 작업을 줄이기 위해 새로운 기능들과 툴들을 찾아보았습니다. 당시 생소한 기능이었던 슬라이드 마스터 기능을 활용해 템플릿을 만들었고, 함수를 중첩하거나 매크로 기능을 이용해 엑셀을 자동화시켰습니다. 당시 외부에서는 회사의 메일과 업무 파일에 접근할 수 없었지만 ‘팀 뷰어(Team Viewer)라는 프로그램을 설치해 집에서도 회사 업무를 할 수 있도록 만들었죠. 이런 것들을 돌이켜보면 스마트워크는 노력과 수고를 줄이기 위한 생활이었다고 할 수 있습니다.

본인 만의 스마트워크 노하우는?

목적별로 도구들을 구분해두는 것입니다. 생각 정리는 워크플로위, 문서, 자료 수집과 정리는 에버노트. 데이터 정리는 클라우드 서비스 중에서도 개인 파일들은 원드라이브, 공유를 원하는 파일은 구글 드라이브, 사진과 동영상은 구글 포토처럼 말이죠.

툴이 너무 많으면 오히려 불편하지 않나요?

목적에 알맞은 앱 딱 하나만 정해서 쓰기 때문에 앱이 많다는 생각이 들지 않습니다. 내가 필요한 상황에 생각나는 앱은 딱 하나니까요. 생각 정리, 문서, 자료 수집, 공유 파일, 원격 지원 등 각각 목적에 맞는 툴을 정리해두면 헷갈리지 않고요. 지금은 저만의 스마트워크 생태계를 완벽히 구축했다고 자부합니다.

왜 잔디와 같은 ‘3세대 커뮤니케이션 툴’이 새롭게 각광받고 있다고 생각하나요?

트렌드인 워라밸(Work and Life Balance)와 맞기 때문이라고 생각합니다. 우리는 일과 휴식의 경계가 없는 사회에서 살기 때문에 카톡이 울리면 내용이 궁금하기보다 스트레스를 먼저 받습니다. 하지만 잔디를 사용하면 카톡은 개인용으로, 잔디는 업무용으로 구분하고, 주말이나 휴가에도 ‘부재중 설정’ 기능을 통해 알림에 의한 스트레스가 감소할 수 있습니다. 스마트폰과 태블릿처럼 카톡과 잔디는 유사한 기능을 가지고 있지만, 전혀 다른 목적을 가지고 있습니다.

<사진: 이광희 강사님 제공>

잔디 사용 전과 후 다른 점은?(업계 또는 업무 특성상)

일과 휴식의 경계를 나눠주었습니다. 장기 프로젝트에서 수강생들의 작품을 지속해서 피드백하며 고도화시키는 과정이 있습니다. 카톡으로 진행할 때는 밤낮없이 수강생 수십명의 카톡이 와서 일과 휴식의 경계가 없었어요. 게다가 파일이 사라져서 개인이 보관하지 않으면 자신이 얼마나 성장했는지 파악할 수 없었죠.

잔디에 수강생들을 모두 초대한 뒤 파일을 주고받습니다. 다른 사람이 피드백 받는 과정을 모두 지켜볼 수 있으니 보는 입장도, 피드백을 받는 입장도 모두 도움되죠. 파일에 댓글을 달 수 있으니 피드백 내용이 섞일 일도 없습니다. 또한 화상 회의 기능을 통해 원격으로 교육을 진행하여 리모트 교육을 실현하고 있습니다. 토픽에서 질문이 나와 가르쳐주고 싶은 기능은 바로 할 일로 등록하고 할 일 목록을 보며 기능을 가르쳐주니 잊어버리는 일도 없어졌습니다.

가장 추천하고 싶은 잔디의 기능은?

뉴스나 기사를 찾아볼 때 스스로 찾아가는 수동형이 아닌 제가 보고 싶은 키워드만 저에게 배달이 오는 RSS 키워드 기능이 가장 좋습니다. ‘더피처피티’, ‘오피스 2019’, ‘O365’ 등 업무에 관련된 키워드를 등록해놨기 때문에 누구보다 빠르게 기사를 놓치지 않고 받아볼 수 있게 되었습니다.

<사진: 이광희 강사님 제공>

가장 필요한 잔디의 새로운 기능은?

‘메시지 댓글 달기 기능’입니다. 주제가 하나인 토픽에서도 여러 대화를 할 수 있는데 시간이 지나서 이미 지나간 대화를 끌어올 수도 없고, 메시지를 다시 언급하면서 답장하는 게 불편했습니다.

잔디 도입을 고민 중인 분들께 해주고 싶은 조언이 있다면?

잔디 도입을 실패하지 않으려면 세 가지를 고려해야 합니다.

• 기업 문화 : 보수적인 문화가 정착되어 있는데 스마트하게 바꾼다며 잔디를 도입한다고 달라지지 않습니다. 도구가 아니라 문화를 바꿔야 합니다.
• 업무 환경 : 소통의 시작이라고 하는 잔디를 도입했는데 꽉 막힌 칸막이가 설치되어 있다면 소통은 어디서 할까요?
• 리더쉽 : 대표와 임원들이 바뀌어야 직원들이 바뀝니다. 직원들은 잔디로 보고하고 업무 진행해도 임원들에게 대면, 서면 보고를 한다면 결국 잔디를 사용하지 않고 돌아갈 수밖에 없습니다.

| [유저인터뷰] 스마트워크 전문 강사, 더피처피티 (The Pcher PT) – 이광희 - 업무용 협업툴 JANDI 블로그