Onze expertise in cijfers

Meer dan 250 bedrijven en kantoren maken reeds succesvol gebruik van onze JustAct-dienstverlening.

Momenteel wordt al meer dan 40,62 % van al onze dossiers volledig elektronisch verwerkt.

Hoe werkt het? Uw publicatie in 4 stappen

Wij nemen de administratieve last volledig uit handen:

1. Voorbereiding & Check

U bezorgt ons via e-mail de getekende besluiten (aandeelhoudersbesluiten of besluiten van het bestuursorgaan). Ad-Ministerie controleert direct of uw dossier in aanmerking komt voor elektronische neerlegging.

2. Digitale Volmacht

Indien een digitale neerlegging mogelijk is, vragen wij via JustAct een volmacht (voorbeeld) aan voor de tekenbevoegde persoon.

• Wat wij hiervoor nodig hebben: de naam, voornaam en het e-mailadres van de persoon die de volmacht zal ondertekenen.
• De actie: De bevoegde persoon ontvangt een e-mail (voorbeeld) van JustAct en ondertekent de volmacht simpelweg door op de link te klikken. Een papieren volmacht is niet langer nodig.

3. Nodige gegevens (op basis van de besluiten)

Om de publicatie in het Staatsblad correct te verwerken, hebben we de identificatiegegevens nodig van elke benoemde bestuurder of vaste vertegenwoordiger (zoals beslist in de gevoegde besluiten):

• Natuurlijke personen: Het rijksregisternummer.
• Rechtspersonen: Het ondernemingsnummer.
• Deze gegevens zijn essentieel voor de koppeling met de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en worden conform de GDPR wetgeving behandeld

4. Validatie & Publicatie

Ad-Ministerie bereidt de publicatie voor en legt deze ter goedkeuring aan u voor. Na uw akkoord en de betaling van de kosten, verzorgen wij de definitieve elektronische neerlegging. U ontvangt direct het bewijs van neerlegging en de factuur (veilig via PEPPOL).

Nieuw: Onze Digitale Oplossing voor Buitenlandse Bestuurders (BIS-nummers)

Recent heeft de FOD Justitie het JustAct-platform uitgebreid met nieuwe mogelijkheden voor internationale actoren. Hierdoor kunnen wij vanaf nu een volledig digitale en veilige afhandeling aanbieden voor:

• Volmachten verleend door buitenlandse bestuurders zónder rijksregisternummer (BIS-nummer).
• Benoemingen van buitenlandse bestuurders zónder rijksregisternummer (BIS-nummer).

Om het complexe en privacygevoelige aanvraagproces voor een BIS-nummer te stroomlijnen, hebben wij het Secure Document Portal ontwikkeld. Als partner hoeft u niet langer onveilig paspoorten op te vragen via e-mail. Wij genereren een unieke, versleutelde upload-link die u direct deelt met de buitenlandse bestuurder.

Zodra de documenten via ons Privacy by Design portaal zijn aangeleverd, verzorgen wij de JustAct-registratie. Conform onze Zero Retention Policy worden identiteitsdocumenten na verwerking automatisch en permanent vernietigd.

Bekijk hier onze interactieve demo-omgeving en ervaar zelf de veilige, professionele kluis die uw internationale cliënten te zien krijgen.

De voordelen voor u op een rij

• Snelheid: Geen postverkeer of fysieke wachtrijen bij de griffie; uw dossier wordt aanzienlijk sneller behandeld.
• Foutloos: Door de digitale validatie via JustAct is de kans op materiële fouten minimaal.
• Duurzaam: Een volledig papierloos proces.

Wat als digitale neerlegging niet mogelijk is? 

Geen zorgen. Indien een dossier om technische of juridische redenen niet elektronisch kan worden verwerkt, verzorgt Ad-Ministerie de volledige procedure via de klassieke papieren weg. Zo bent u altijd zeker van een correcte publicatie. 

Binnenkort beschikbaar via Ad-Ministerie & JustAct:

Wij blijven onze digitale diensten uitbreiden. Binnenkort kunt u ook bij ons terecht voor de volledig digitale ontbinding en vereffening van vennootschappen.

Klaar voor de volgende stap?

Heeft u wijzigingen binnen uw vennootschap of VZW die gepubliceerd moeten worden? Neem contact met ons op via mail@ad-ministerie.be en ervaar het gemak van digitale neerlegging.

Met deze mededeling willen wij u informeren over een belangrijke beslissing die wij hebben genomen voor ons bedrijf, Ad-Ministerie.

De afgelopen jaren zijn we sterk gegroeid. De resultaten waren dan ook zeer goed, maar wij zijn tot de conclusie gekomen dat dit niet vol te houden is in 2024.

Wij hebben gezocht naar personeel, partners of andere samenwerkingsmogelijkheden, maar niets gevonden.

Daarom hebben wij besloten om ons klantenbestand te herstructureren.

Op basis van de omvang en de complexiteit van de dossiers, hebben wij besloten om met een beperkt aantal klanten verder te werken.

De overige klanten zullen wij informeren dat wij geen diensten meer voor hen kunnen leveren.

Wij begrijpen dat dit voor sommige klanten teleurstellend nieuws kan zijn. Wij willen u bedanken voor uw vertrouwen en samenwerking van de afgelopen jaren.

Wij hopen dat u begrip heeft voor onze beslissing.

Klantenstop

Wij hebben een klantenstop ingevoerd. Dit betekent dat wij voorlopig geen nieuwe klanten kunnen aannemen.

Wij hopen dat wij u in de toekomst weer van dienst kunnen zijn.

Met vriendelijke groet,

Adriaan de Leeuw – Bestuurder

Het doel van deze omzendbrief is een uniformisering van de behandeling van publicaties door de griffies van de verschillende ondernemingsrechtbanken.

Wij sommen hieronder de antwoorden op de meest voorkomende vragen.

Identiteitskaarten

Bij elk ontslag of benoeming van een leidinggevende functie wordt een kopie van beide zijden van hun identiteitskaart (rijksregisternummer) of vreemdelingenkaart (BIS nummer) gevraagd.

Wanneer het niet mogelijk is om een kopie neer te leggen van beide zijden van de identiteitsdocumenten van het lid van het bestuursorgaan dat wordt vervangen (vb. de ontslagnemende bestuurder kan niet meer worden gecontacteerd of weigert medewerking), volstaat een door een vertegenwoordigingsbevoegd lid van het bestuursorgaan ondertekend document met opgave van reden waarom geen dergelijke kopie kan worden neergelegd.

Indien de persoon geen BIS nummer heeft dan dient bij ontslag een kopie van de identiteitskaart of paspoort worden gevoegd, en bij benoeming een bewijs van woonst van niet ouder dan 3 maanden, ook indien er woonstkeuze is gedaan op bv. de maatschappelijke zetel voor de uitoefening van het mandaat.

Deze gegevens worden gebruikt voor de aanmaak van het BIS nummer door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.

Ondertekening van aktes

In artikel 1:9, § 1, eerste lid, van het KB WVV is bepaald dat wanneer een neergelegd stuk (akten, beslissingen of documenten) in het Belgisch Staatsblad moet worden bekendgemaakt, de neerlegging van luik B ter griffie, onverminderd de elektronische neerlegging, vergezeld moet zijn van een kopie ondertekend door de persoon (personen) die bevoegd is (zijn) om de rechtspersoon te vertegenwoordigen.

Stukken die ter griffie van de ondernemingsrechtbank in het kader van de openbaarmakingsformaliteiten van het WVV op papier worden neergelegd vereisen een originele handgeschreven handtekening van het vertegenwoordigingsbevoegd orgaan of hun gemachtigde.

Een elektronische handtekening kan worden aangewend voor stukken die digitaal kunnen worden neergelegd.

Wanneer een elektronisch document wordt afgeprint is er sprake van een kopie, waarbij een (gekwalificeerde) elektronische handtekening in beginsel haar identificatiefunctie verliest van zodra het elektronisch getekende document wordt afgedrukt, doordat de technische betrouwbaarheid van het elektronische document verloren gaat.

Om aan dit probleem tegemoet te komen kan de elektronische handtekening op documenten die via elektronische weg tot stand zijn gekomen worden gematerialiseerd, bijvoorbeeld:

i) via artikel XII.25, § 11, Wetboek van economisch recht, voor zover de gematerialiseerde handtekening aan dezelfde voorwaarden voldoet als voor de geavanceerde elektronische handtekening,
ii) via de waarmerking door een notaris van een elektronische handtekening overeenkomstig artikel 1, vierde lid, van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt;
of kan de kopie (maw, het op papier afgeprinte stuk) worden ondertekend door een handgeschreven handtekening van één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.

Zodra de elektronische handtekening op papier wordt afgeprint verliest ze haar waarde, het toevoegen van de audit van de elektronische ondertekening is dus overbodig.

De statuten van de rechtspersoon bepalen wie haar mag verbinden ten aanzien van derden. Bovendien mag de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet aan derden worden toevertrouwd. Enkel de organen van de rechtspersoon (bestuursorgaan,…) hebben vertegenwoordigingsbevoegdheid.

De algemene vergadering of het bestuursorgaan kan echter een of meer personen tevens ermee belasten de openbaarmakingsformaliteiten te vervullen door gebruik te maken van de daaraan verbonden handtekening (bijzonder gemachtigde). 

Voor die laatsten is wel degelijk een volmacht nodig die ‘wet ink’ ondertekend is door een bevoegd lid van het bestuursorgaan tenzij het bevoegd lid van het bestuursorgaan de documenten zelf ‘wet ink’ ondertekend (wat dan uiteraard een volmacht overbodig maakt). 

Scans van “wet ink” getekende documenten worden op dezelfde manier behandeld.   

Bestuursverboden

Sinds 1 augustus 2023 moeten griffies via een “webservice” het bestaan van een Belgisch bestuursverbod controleren in het Centraal register van bestuursverboden (JustBan).

Hoewel het in de toekomst mogelijk zal zijn voor de griffies om aan de hand van het invoeren van het rijksregisternummer deze controle automatisch uit te voeren, wordt er in praktijk bij iedere (her)benoeming een verklaring inzake afwezigheid van beroepsverbod gevraagd.

Wij hebben een verklaring inzake afwezigheid beroepsverbod opgemaakt, die u kan downloaden, en elektronisch ondertekenen.

De verklaring van geen bestuursverbod dient origineel getekend te worden door een bevoegd lid van het bestuursorgaan. Indien dit niet origineel zou zijn getekend dan kan de gevolmachtigde dit voor eensluidend verklaren en origineel tekenen indien deze volmacht opgenomen is in formulier I luik B en in de specifieke besluiten van deze neerlegging (die dan wel origineel getekend is door minstens 1 bevoegd lid van het bestuursorgaan.)

Publicaties met en zonder volmacht

Indien u beroep doet op onze diensten, dan verdient het aanbeveling om een volmacht voor ons te voorzien in de besluiten voor de openbaarmakingsformaliteiten. Wij kunnen dan de nodige administratieve formaliteiten uitvoeren, waaronder de ondertekening van de publicatieformulieren.

Indien er geen volmacht is voorzien, dan moeten wij een volmacht voorleggen, verleend door de ondertekenaar van de formulieren + kopie van de beide zijden van zijn/haar identiteitskaart.

Belangrijke opmerking

Alle neergelegde aktes van ondernemingen zijn on-line raadpleegbaar sinds 01/01/1997 op de site van Belgisch Staatsblad. U dient dus een onderscheid te maken in aktes voor en na deze datum.

Opzoeking via het Belgisch Staatsblad

Via een speciale zoekmotor kan u zich on-line toegang verlenen tot de uittreksels van alle neergelegde aktes van ondernemingen vanaf 01/01/1997 en tot de referenties van publicaties vanaf 1983.

U vult de gegevens in (opgelet, in de meeste gevallen volstaat het ondernemingsnummer in te vullen) en drukt op LIJST, waardoor u in chronologische volgorde (de meeste recente boven aan) een overzicht krijgt van de publicaties in het Belgisch Staatsblad. Om de daadwerkelijke publicatie op uw scherm te krijgen dient u op BEELD (in blauwe letters) te klikken.

Opzoeking via Public Search – KBO

In het kader van administratieve vereenvoudiging is de Kruispuntbank van Ondernemingen in 2003 in het administratief leven geroepen. Zij omvat de gegevens van commerciële en vrije ondernemingen, en verenigingen.

Deze databank is publiek toegankelijk.

Opzoekingen kan u doen door het ondernemingsnummer of de commerciële of maatschappelijke benaming in te vullen en dan te klikken op ZOEK ONDERNEMING. Helemaal onderaan heeft u dan de link naar de publicaties in het Belgisch Staatsblad.

Opzoeking van aktes voor 01/01/1997

Aktes die niet on-line beschikbaar zijn, kan u bekomen door:

– ofwel zich te wenden tot de bevoegde rechtbank van koophandel, waar u een kopij kan nemen van alle aktes die zich bevinden in het vennootschapsdossier.

– ofwel zich te wenden tot het Belgisch Staatsblad zelf (Antwerpsesteenweg 53, 1000 Brussel gratis telefoonnummer: 0800-98 809 )

Opzoeking via onze diensten

Uiteraard kan u beroep doen op onze diensten. Het best neemt u hiervoor contact met ons op via telefoon, of nog beter door ons een mailtje te sturen.

Omdat er niet kan verhinderd worden dat opgenomen muziek verspreid wordt in een publiek toegankelijke ruimte, heeft de wetgever een automatisch recht op vergoeding toegekend aan de uitvoerende artiesten en muziekproducenten. Deze vergoeding wordt billijk genoemd omdat zij niet opgelegd is, maar het resultaat is van onderhandelingen.

Wie moet betalen?

• Organisatoren van tijdelijke activiteiten (braderij, sportmanifestatie, rommelmarkt, wielerwedstrijd, mosselfeest, muziekfestival, bal, fuif, kerstmarkt…)
• De horeca, discotheken, dancings (hotel, café, bar, tearoom, kantine,, clubhuis, danscafé, sportlokaal, dancing…)
• Winkels, handelsgalerijen en tijdelijke verkoopspunten (bakkers, shopiingcentra, supermartken, slagers, krantenwinkels, jaarmarkt, braderie…)
• Kapperszaken en schoonheidsspecialisten.
• Bioscoopzalen, drive-ins en tijdelijke activiteiten van vertoning van audiovisuele werken.
• Diensten en vrije beroepen en tijdelijke dienstverlenende activiteiten.
• Verenigingen en hun activiteiten.
• Culturele Centra.
• Jeugdhuizen.
• Polyvalente zalen.
• Openbare besturen.
• Radio-omroepen.

Hoeveel moet er betaald worden?

Wat er moet betaald worden, hangt voor het grootste deel af van wie er moet betalen. De volledige tabel en informatie van de tarieven kan u al wat duidelijkheid brengen.

Hoe geschiedt de aangifte?

De administratieve vereenvoudiging, door onder meer de Kruispuntbank van Ondernemingen, heeft ervoor gezorgd dat de aangiftes redelijk eenvoudig gaan.

Bij permanente inrichtingen wordt de uitbater zelf aangeschreven om zijn eerste aangifte te doen voor het eerste jaar. De daarop volgende jaren krijgen zij automatisch een uitnodiging tot betaling toegestuurd.

De regel voor niet permanente inrichtingen is dat zij minstens 5 dagen voor de aanvang van hun activiteit een aanvraag indienen.

Formulieren

Formulieren kunnen gebruikt worden om de eerste aangifte te doen of om tijdelijke inrichtingen aan te geven. Hiervoor is er ook een handige site ontwikkeld, die toelaat de kosten te berekenen en de aangifte te doen.

Wat is het verschil tussen SABAM en billijke vergoeding?

Bij SABAM betaal je een vergoeding voor de componisten en tekstschrijvers als hun muziek in het openbaar wordt gespeeld. Dit komt dus ten goede aan de AUTEURS van de muziek (de zogenaamde auteursrechten).

De billijke vergoeding is de vergoeding die moet betaald worden voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten. Dit komt dus ten goede aan de UITVOERDERS van de muziek (de zogenaamde uitvoerdersrechten).

Onze diensten

De infosite van de billijke vergoeding is goed gedocumenteerd en biedt antwoord op de meeste vragen. U kan ook beroep doen op onze diensten om deze aanvraag in uw plaats te verzorgen. Stuur ons hiervoor een mailtje.

Dit attest kan u bij bekomen bij de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel waartoe uw bedrijf behoort. Het nadeel is dat u ter plaatse moet gaan, maar meestal krijgt u het attest direct mee na betaling van de griffiekosten.

U kan ook beroep doen op onze diensten.

Artikel 1328 van het burgerlijk wetboek bepaalt dat er drie mogelijkheden zijn waardoor een onderhandse akte een vaste datum verkrijgt.

1. Door registratie ervan op het bevoegd registratiekantoor.
2. Door het overlijden van een van de ondertekenaars (datum overlijden wordt dan vaste datum).
3. Door de opname van (het grootste deel van) de inhoud in een authentieke akte.

Onderhandse of notariële akte

De oprichtingsakte vormt de basis bij de oprichting van een nieuwe vennootschap, die naar gelang de keuze van de rechtsvorm (gewone commanditaire vennootschap, coöperatieve vennootschap met onbeperkte aansprakelijkheid, vennootschap onder firma) via onderhandse akte mag opgesteld worden of wettelijk verplicht via notariële akte.(besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, naamloze vennootschap, coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, commanditaire vennootschap op aandelen)

Samenstelling van de oprichtingsakte

De volgende elementen dienen te worden opgenomen in de oprichtingsakte:

• De maatschappelijke benaming en eventuele afkortingen of handelsmerken.
• De rechtsvorm van de vennootschap.
• Het adres van de maatschappelijke zetel.
• Het maatschappelijk doel.
• De datum van de oprichting van de vennootschap.
• De identiteit van de (rechts-)personen die gemachtigd zijn om de vennootschap te besturen.
• De datum van ontbinding wanneer de vennootschap voor een bepaalde tijd is opgericht.
• De datum van de jaarlijkse algemene vergadering.
• Het begin en einde van het boekjaar.
• Het bedrag van het maatschappelijk kapitaal.
• De identiteit van de personen belast met het dagelijks bestuur.

De oprichtingsakte wordt ondersteund door andere documenten, zoals:

• Een financieel plan: niet verplicht voor rechtsvorm waarbij een onbeperkte aansprakelijkheid geldt, maar wel een aanrader.
• De inbreng in geld en een bewijs dat u een rekening heeft geopend op naam van de vennootschap
• Bij een inbreng in natura een verplicht verslag van een bedrijfsrevisor.

Ondertekening en registratie van de oprichtingsakte

Onderhandse aktes worden opgemaakt in zoveel exemplaren als er belanghebbende partijen zijn, en op elk exemplaar dient vermeld te worden hoeveel originele exemplaren er zijn. Belangrijk is echter de registratie van de oprichtingsakte. Het is pas door de registratie dat de onderlinge overeenkomst een vaste datum krijgt ten aanzien van derden.

Neerleggingsformaliteiten van de oprichtingsakte

Binnen een termijn van 15 dagen na de dagtekening moet een uittreksel van de oprichtingsakte worden neergelegd op de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel aan de hand van daarvoor ontworpen standaardformulieren.

Zeer grote verenigingen

Een vereniging wordt als zeer groot aanzien wanneer het gemiddelde personeelsbestand meer dan 100 bedraagt (gemiddeld op jaarbasis berekend op voltijdse betrekkingen) of wanneer aan minstens 2 van de volgende criteria wordt voldaan:

• Het personeelsbestand bedraagt meer dan 50 werknemers.
• De ontvangsten bedragen meer dan 6.250.000 euro.
• Het balanstotaal bedraagt meer dan 3.125.000 euro.

Grote verenigingen

Een vereniging wordt als groot aanzien wanneer er aan minstens 2 van de volgende criteria wordt voldaan:

• Het personeelsbestand bedraagt meer dan 5 werknemers.
• De ontvangsten bedragen meer dan 250.000 euro.
• Het balanstotaal bedraagt meer dan 1.000.000 euro.

Kleine verenigingen

Een vereniging wordt als klein aanzien wanneer er aan maximaal 1 van de volgende criteria wordt voldaan:

• Het personeelsbestand bedraagt meer dan 5 werknemers.
• De ontvangsten bedragen meer dan 250.000 euro.
• Het balanstotaal bedraagt meer dan 1.000.000 euro.

Administratieve verplichtingen

De definitie van de grootte bepaalt voor een groot deel een aantal administratieve verplichtingen van een vereniging.