As previsões do turismo corporativo publicadas em fevereiro de 2014 eram bem pessimistas. Pesquisa da Associação Latino-Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev) indicava que quase 70% de seus clientes adotariam medidas restritivas durante a Copa, incluindo quase 30% que só pretendiam realizar viagens emergenciais no período. E um quarto das empresas desenhou as agendas corporativas excluindo completamente o período da Copa.
Porém, em maio, há um mês do Mundial, o cenário já não parecia tão complexo. Aqueles que ofereceram descontos viram aumentar o volume de viagens. Uma só empresa de receptivos contou 7.000 visitantes corporativos durante a Copa – cada um deles ficou de três a cinco dias no Brasil, e, além dos jogos, foram também a festas, passeios e convenções de vendas.
De fato, para Marcelo Freire, presidente do Instituto de Pesquisas, Estudos e Capacitação e Turismo (Ipeturis), as viagens corporativas estão segurando o setor neste ano, que está abalado pela queda nas vendas dos pacotes de inverno.
A Copa, em grande medida, ajudou o brasileiro a conhecer o Brasil. As agências de turismo apostam principalmente no segmento doméstico para fechar o ano com crescimento de 8%. O evento represou parte da demanda e quem não viajou no inverno pode querer fazê-lo agora. Já o turismo corporativo se recuperou mais rapidamente e espera crescer 10%, segundo Gervasio Tanabe, diretor executivo da Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp). No começo do ano a projeção era por volta de 12%.
Hotéis e outras empresas com um mix de serviços aproveitaram melhor os tempos turbulentos da Copa. Veja o exemplo do Grande Hotel Campos do Jordão (SP): em 2013, 55% de seu faturamento veio do setor corporativo e 45% do lazer, enquanto no primeiro semestre de 2014, apesar da inversão da equação por causa da queda dos eventos corporativos, houve incremento de 6% na receita por quarto disponível (Revpar). Já em Uberlândia (MG), o número de eventos corporativos no primeiro semestre caiu mais da metade. A ocupação dos hotéis, que beirava os 70%, não chegou a 50%. Quem não tinha um plano B ou uma carta na manga, portanto, sofreu mais.
A Copa teve 12 cidades-sede, mas as Olimpíadas acontecerão apenas no Rio. Certo? Errado! Enquanto do Mundial de Futebol participaram apenas 32 seleções, virão para as Olimpíadas mais de 200 delegações de todo o mundo, muitas das quais vão se instalar em outros estados. Até mesmo Uberlândia, aquela cidade cujo turismo corporativo sofreu com a Copa, se prepara para receber a comissão da Irlanda. Por isso, para o segmento corporativo o atendimento da logística de turismo de delegações pode ser uma oportunidade para as Olimpíadas do Rio em 2016.
Empresas e delegações estrangeiras desembarcarão ao longo de 2016 sedentas por passeios, oportunidades, concierges, intérpretes e outros serviços. Quem se planejar, vai aproveitar. E você, já está se preparando? Compartilhe as suas opiniões e experiências utilizando os comentários!
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]]>Vale destacar que a desorganização nos preparativos pode tornar uma viagem corporativa mais desgastante e mais cara. Para evitar que isso aconteça na sua empresa, listamos os principais erros cometidos na hora de planejar uma viagem empresarial. Confira essas falhas, fuja delas a todo custo e garanta uma viagem mais tranquila, produtiva e vantajosa!
Toda viagem corporativa deve ser planejada antecipadamente, e os detalhes precisam ser colocados na ponta do lápis. O planejamento deve conter:
A logística da viagem também deve ser preparada com extremo cuidado: caso não haja um planejamento preciso das rotas e traslados a serem usados, todos os compromissos podem sofrer atrasos.
Como consequência da viagem, temporariamente, a empresa ficará desfalcada. Para que não haja impactos negativos no período e quedas excessivas na produtividade, redistribua as funções do time e prepare a empresa para o período de destaque.
Além disso, os funcionários que participarão da viagem como representantes da empresa devem estar cientes de suas responsabilidades e tarefas durante o evento.
Outro erro grave é deixar para fazer as reservas aéreas e de hospedagem no último minuto. Além de correr o risco de pagar mais caro, ao adotar essa prática, você pode acabar não encontrando passagens na data prevista ou vagas nos hotéis onde deseja se hospedar. A situação é ainda pior em cidades turísticas, alta temporada ou épocas em que a região sedia grandes eventos. Vale lembrar ainda que a quantidade de membros da corporação a participar da viagem é um fator que pode deixar tudo muito mais complicado.
Quando se trata de viagens corporativas, não é qualquer estrutura de hospedagem que atende bem a toda uma equipe. É importante escolher um bom hotel ou pousada para que os viajantes possam descansar, trabalhar e cumprir seus compromissos com tranquilidade. Sendo assim, antes de fazer a reserva, é indispensável:
Para acertar no planejamento de viagens corporativas, é crucial que as tarefas sejam descentralizadas. São muitos os preparativos e desafios ao organizar viagens empresariais, e quando uma única pessoa tenta resolver tudo, pode fazer com que detalhes importantes sejam esquecidos. Envolva colaboradores competentes e experientes nesse processo e, se possível, terceirize a ampla organização da viagem com uma empresa especializada.
E aí, você já cometeu algum desses erros ao organizar suas viagens corporativas? Agora que já sabe dos desdobramentos dessas falhas de planejamento, faça o possível para acertar desde os preparativos. E não se esqueça de compartilhar conosco, nos comentários, como foi sua viagem e se ficou com alguma dúvida!
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Atualmente, muitas empresas de turismo que realmente se comprometem com os seus clientes têm oferecido garantias para o cumprimento dos termos e serviços prometidos. Dessa forma, a empresa poderá focar mais na elaboração das suas próprias políticas internas, tornando todo o processo para viagens corporativas mais produtivo. Uma dessas garantias é o Service Level Agreement (SLA), que funciona como um vínculo de compromisso entre as duas empresas.
Confira como o SLA pode auxiliar nos processos de gestão das viagens da sua empresa:
Primeiramente, precisamos esclarecer o que é e como funciona o SLA, que, em português, pode ser traduzido como ANS (Acordo de Nível de Serviço). Esse é um item que pode estar presente nos contratos estabelecidos com qualquer tipo de organização prestadora de serviços, pois estipula metas, prazos e delimita exatamente como se dará todo o relacionamento entre fornecedor e cliente.
Na maioria dos casos, o descumprimento de qualquer um dos tópicos abordados no SLA pode gerar multas para ambas as partes, principalmente nos casos de descumprimento da relação contratual. É importante esclarecer, ainda, que o SLA precisa ser renovado constantemente entre as duas empresas, já que, evidentemente, novas necessidades podem surgir e o cenário pode mudar totalmente entre dois exercícios sociais distintos. Isso significa que, mesmo que sua empresa venha a contratar novamente a mesma prestadora de serviços em viagens futuras, o contrato deve ser revisto.
O primeiro benefício trazido pelo SLA, em termos de processos internos e externos, é o fato de que tanto o contratante quanto o contratado terão total clareza acerca dos seus deveres e direitos, o que proporciona uma segurança jurídica e operacional de todos os serviços. Além disso, o monitoramento poderá ser facilitado, pois ambas as empresas saberão exatamente quais são os pontos a serem observados durante a relação contratual, trazendo mais tranquilidade para as viagens com a sua equipe.
Hoje existem, inclusive, alguns softwares destinados especificamente para o monitoramento do SLA, o que proporciona ainda mais qualidade nos processos. Vale lembrar ainda que, ao estipular metas de atendimento, todos podem descobrir caminhos para a melhoria dos processos, pois a identificação de erros será facilitada.
Por fim, fique atento, pois, apesar de o SLA ser uma prática indispensável, ninguém quer receber receitas de multas, mas sim serviços. Por isso, procure sempre por empresas de confiança, que possam garantir o cumprimento do SLA a cada viagem corporativa e, dessa forma, a melhoria de todos os seus serviços, políticas e processos internos.
Você estabelece SLAs com as prestadoras de serviços durante as viagens corporativas da sua empresa? Ficou com alguma dúvida? Compartilhe conosco nos comentários e continue acompanhando o nosso blog!
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]]>Entretanto, levando a cabo algumas medidas e aumentando o monitoramento, é possível reduzir os custos de viagens da sua empresa sem que seja necessário diminuí-las. Afinal elas são ocasiões importantes para o relacionamento das empresas e não podem, de modo algum, serem cortadas do orçamento. Para ajudar nessa questão, preparamos este post com algumas dicas para a redução dos custos das viagens da sua empresa. Acompanhe!
Se o evento ou reunião já está marcado há certo tempo aproveite que não será uma viagem de última hora e compre as passagens com antecedência. Essa é a medida mais econômica de todas, uma vez que o preço das passagens pode cair drasticamente com a antecipação, permitindo economias de até 70%. Quando falamos em comprar com antecedência isso não quer dizer, necessariamente, comprar meses antes. Até mesmo com apenas uma semana, é possível economizar. Invista nessa prática.
Se sua empresa utiliza cartões de crédito, ela pode participar dos programas de relacionamento e converter os pontos acumulados em passagens aéreas. Além disso, também pode participar dos programas de fidelidade das próprias companhias aéreas, acumulando pontos que futuramente poderão ser convertidos em novas passagens. Por mais que sua empresa não voe com apenas uma companhia, estar cadastrado nos programas de fidelidade fará com que as viagens sejam registradas e necessariamente convertam-se em pontos. É importante destacar que é muito vantajoso estar afiliado aos principais programas, que são: Star Alliance e/ou One World
Essa dica consiste na contratação de uma agência de turismo especializada em viagens de negócios. Elas não só realizam as compras de passagem e hospedagem para seus clientes corporativos, como cumprem o papel de consultoras que avaliam o perfil das empresas, sugerem melhorias, produzem relatórios e gerenciam os gastos com viagens. Ou seja, tudo o que seria feito pela secretária da empresa — que tem a cumprir diversas outras funções — será agora terceirizado para uma empresa especializada, capaz de adotar medidas eficazes para a redução dos custos com viagens.
E então, sua empresa está pronta para adotar essas medidas e reduzir os custos com suas viagens corporativas? Conte pra nós através dos comentários!
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]]>Quer saber como cuidar bem dos seus palestrantes e garantir uma relação marcada pela harmonia e profissionalismo? Então continue lendo o nosso artigo e confira informações importantes sobre a inteligência que envolve a presença do palestrante no evento corporativo. Vem com a gente!
Lembre-se de sempre ser simpático, gentil e educado na recepção do seu palestrante. Tudo que um profissional não quer depois de passar por algumas horas de viagens é ser recebido com indiferença ou grosseria. Só não exagere na dose: bajulação nunca é bem-vinda, ainda mais no universo corporativo, por isso tome cuidado.
Você não precisa optar por um hotel cinco estrelas, a menos que essa seja uma exigência do palestrante. No entanto, é fundamental que o hotel seja limpo, confortável e possua uma boa estrutura. Por uma questão de logística, também é imprescindível que o hotel fique localizado perto do local do evento.
Para evitar imprevistos e contratempos, reserve o transporte antecipadamente. Compre as passagens aéreas, sempre levando em consideração o horário que o palestrante tem preferência para viajar. Além disso, providencie o transfer terrestre para que o palestrante não fique esperando muito tempo no aeroporto.
Não basta pensar apenas na acomodação e transporte do palestrante. É preciso também planejar a alimentação dele, incluindo a definição de horários e as reservas nos restaurantes onde ele vai almoçar e jantar. É muito delicado também reservar uma sala para o palestrante e disponibilizar frutas, lanches e sucos nos momentos que antecedem o evento. Providencie também água mineral para que ele tome ao longo da palestra, pois a garganta costuma ficar seca após os primeiros vinte minutos falando.
Para que o profissional desempenhe suas funções com maestria, é importante que no cronograma existam momentos de pausa para o descanso e alimentação. Intervalos curtos são capazes de reabastecer as energias do palestrante e impactar positivamente o evento.
Outro fator essencial para evitar mal-entendidos e um clima desfavorável, é cumprir todos os acordos combinados em contrato. Além do descumprimento poder gerar desconfortos, causar problemas de relacionamento e colocar em risco o sucesso do evento, as quebras contratuais são também passíveis de punições legais, portanto, fique atento!
E então, está pronto para programar a melhor estadia para o seu convidado? Lembre-se de que todos esses aspectos são muito importantes para receber bem o palestrante do seu evento. Eles podem ser determinantes no bom andamento da sua palestra, workshop, seminário, treinamento ou conferência. Pense nisso! Caso ainda tenha alguma dúvida, deixe um comentário!
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]]>Pensando nisto, preparamos para o post de hoje um passo a passo para que seu próximo evento empresarial seja um sucesso. Confira:
O objetivo vem em primeiro lugar. Como em um problema de matemática, tudo flui a partir do objetivo, o “x da questão”. Por que você quer fazer este evento? Talvez seja para gerar leads. Talvez seja para divulgar sua empresa ou um produto em particular. Ou mesmo seja simplesmente para ganhar dinheiro com ingressos e patrocínios (o que é ótimo também). O importante é que você e toda a sua equipe saibam qual é o objetivo do evento. Isto permite não apenas o ponto de partida para organizá-lo bem, como também serve para medir o sucesso do evento ao final.
Definido o objetivo, vem a segunda decisão mais importante: o público-alvo. Seu evento pode ser de treinamento ou endomarketing voltado aos funcionários da empresa. Pode ser que ele queira atrair clientes corporativos, como potenciais ou atuais sócios, fornecedores e assim por diante. O evento pode ser dirigido ao consumidor final dos seus produtos ou serviços, ou pode ser mais amplo para o mercado de turismo, com palestrantes da área. As próximas etapas serão pensadas tendo este público em mente.
Se o evento é “pra ontem” talvez ele tenha que ser pequeno. Se for grande, o ideal é ter vários meses de planejamento ou até um ano. Outra dica importante é conferir outros eventos que vão ocorrer próximos à data. Pode ser que na mesma semana vá ocorrer um grande congresso acadêmico de turismo ou uma feira de agências. Leve em conta também os feriados.
Monte uma planilha com receitas e despesas do evento. Patrocínios, vendas de ingressos e ações de marketing interno ajudam a fazer o dinheiro entrar, para que você possa se programar e efetuar os pagamentos corretamente, a começar pelo aluguel do espaço.
Nenhum planejamento sobrevive intacto até a cerimônia de abertura. O número de inscritos pode ficar abaixo ou acima das suas expectativas, exigindo adaptações no local ou mudança da sede do evento (avisando a todos com antecedência, claro). Um palestrante pode se atrasar ou não comparecer. Seu fornecedor do coffee break pode te deixar na mão. Tenha um plano B para tudo e estabeleça contato com os envolvidos uma semana, um dia e horas antes de o evento começar para conferir se está tudo correndo como o planejado.
Se você não quer que as cadeiras fiquem vazias, venda seu evento incessantemente. Divulgue em redes sociais como o LinkedIn, Facebook e Twitter. Faça um vídeo curto e caprichado e promova-o no YouTube.
Invista em um belo hotsite exclusivo para seu evento, no qual as pessoas também podem fazer as inscrições e pagar com cartão de crédito. Ofereça ingressos mais baratos para o “1º lote”. Feche parcerias com restaurantes próximos ao local, oferecendo descontos a quem mostrar o crachá.
Além de os patrocinadores serem convidados de honra, eles também esperam que o evento tenha sucesso. Por isso, trate-os bem e de forma a fazê-los perceber o sucesso tão esperado: mostre a eles sempre um número mais baixo de inscritos do que o esperado no evento. Se você espera receber 100 pessoas, diga aos seus patrocinadores um número menor que esse. É melhor dar a eles uma surpresa boa do que uma ruim.
Reúna uma boa equipe de profissionais e se possível dê a eles tarefas relacionadas com o que eles gostam de fazer – o fã de gastronomia cuida do catering e assim por diante. Não se sobrecarregue cuidando de todos os detalhes de um evento, que são muitos. Concentre-se no principal.
Não se esqueça de fornecer formulários para os participantes darem notas a diferentes aspectos do evento e um espaço para sugestões. Isso ajudará você aprimorar a cada evento que realizar.
E você, qual etapa do planejamento não pode faltar para organizar um evento empresarial no capricho? Compartilhe sua opinião com a gente e boa sorte!
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]]>Você é empresário, está sempre em viagem e tem dificuldades em organizar sua mala? Então acompanhe o texto de hoje, em que daremos dicas preciosas para não esquecer nenhum item essencial!
As roupas sociais são utilizadas pelos homens de negócio, independentemente do clima e do lugar onde estejam. Portanto, a pergunta pelo tempo não faz muito sentido quando estamos falando de uma viagem a trabalho. O terno – de cor cinza, marinho ou preto – e a gravata deverão estar na mala e serem usados necessariamente. Os itens sociais essenciais para a mala de um empresário são, portanto:
Se você tiver tempo para além das reuniões e negócios, não faz sentido levar apenas roupas sociais. Encontros e passeios informais podem acontecer após as reuniões, assim como o hotel poderá ter piscina e academia, e você precisará, além das roupas sociais, de:
Não precisamos nem dizer por que você precisa desses itens, não é? Eles devem ir na mala dentro de uma nécessaire. Lembre-se de:
Se você viaja a uma reunião de negócios, é essencial que leve consigo uma pasta com o material de trabalho que utilizará. Ela pode ser carregada a tiracolo ou mesmo colocada dentro da mala. Sugerimos:
No momento da arrumação da mala, as roupas sociais são os itens de maior preocupação, pois elas devem chegar intactas em seu destino. A colocação das peças em rolinhos são uma opção para evitar que elas se amassem. Esse vídeo mostra como fazer um rolinho com o blazer e a calça social, para que eles permaneçam intactos após a viagem. O vídeo está em inglês, mas as imagens falam por si só.
E para você, faltou algum item essencial às viagens corporativas? Ajude a completar nossa checklist por meio dos comentários e faça uma boa viagem de negócios!
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]]>A tarefa então é estruturar a sua viagem corporativa de maneira que ela seja o mais proveitosa possível. Por isso, trazemos a seguir 9 dicas para um planejamento de viagem infalível. Vamos a elas!
Toda empresa deve ter procedimentos para a solicitação de viagens, já que a ausência de um profissional durante determinado tempo requer alguns ajustes internos. Além disso, comprar passagens, reservar hotéis, traslado, entre outros recursos é sempre mais barato se feito com antecedência. Um formulário sucinto, com as informações mais importantes, já basta.
Seja uma viagem curta ou longa, pesquisar valores de hotéis, aluguel de carros, passagens aéreas ou de ônibus e outros fatores que possam impactar no valor total da viagem é imprescindível. Como o mercado é bastante oscilante, você pode aproveitar bons descontos se adquirir tudo com antecedência.
Conhecer o destino antes de viajar é um bom começo para que você não se perca na cidade, chegando atrasado aos compromissos. Dê atenção às principais vias, ao transporte público, verifique ao menos um número de táxi local para que você esteja prevenido em qualquer situação.
Viagens corporativas devem evitar coincidir com datas comemorativas, para diminuir os riscos de atrasos, overboookings e outros problemas operacionais que sejam demorados para se resolver. Prefira o calendário comercial (de março a novembro) para tratar dos negócios em outras regiões.
Se a sua viagem for demorada, pode ser interessante alugar um carro na localidade em que você estiver, a fim de facilitar a locomoção. Além de economizar com táxi, você tem liberdade para andar e conhecer melhor a cidade em que estiver.
Muitas promoções acabam saindo mais caras do que você pensa; por isso, eleja uma boa companhia aérea para acompanhar a sua vida corporativa. Clientes fiéis de companhias aéreas recebem milhas e acabam transformando as viagens profissionais em uma bela viagem de férias no final de ano, sem pagar as passagens.
Providenciar um seguro-viagem é importante para que você esteja amparado em uma situação de emergência, como adoecimento, acidente, perda de bagagem etc. Procure uma boa seguradora e faça uma parceria. Muitos bancos também ofertam este tipo de vantagem para correntistas, por isso fale com o seu gerente!
Vai viajar de avião? Deixe tudo pronto e evite filas ao fazer check-in com antecedência, pela internet. Você pode escolher o seu assento e ainda chegar um pouquinho mais tarde no aeroporto.
Ao viajar de avião, prepare uma mala pequena com o essencial para sua sobrevivência, caso haja algum problema com a sua bagagem despachada. Uma muda de roupa, notebook, carregador de celular, entre outros itens devem acompanhá-lo o tempo todo.
Se você está longe de gostar de planejar uma viagem, pode optar por estabelecer uma parceria com uma agência de viagens, que cuidará dos principais itens de maneira ágil e eficaz. Passagens, hotel, traslado, aluguel de carro, seguro, tudo isso você pode deixar nas mãos de quem entende e gosta de planejar viagens corporativas de sucesso. Entre em contato com a 4BTS e conheça nossas soluções para você! Depois volte ao blog e nos conte como foi a experiência de viajar sem surpresas!
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]]>Pensando nisso, listamos os itens que não podem faltar na logística do seu evento. Ficou curioso? Então acompanhe-nos!
Se você quer que tudo seja perfeito nos seus eventos, o primeiro item que não pode faltar é o planejamento. Você deve colocar o conceito, o objetivo, estratégias e o público-alvo do evento no papel, pois isso orientará todas as ações seguintes. Além disso, o planejamento precisa contemplar as questões logísticas e estruturais do evento, como, por exemplo, o transporte, a compra de materiais, as áreas de divulgação, dentre outras.
Outro ponto que faz a diferença na logística do seu evento é selecionar um local com boa estrutura e acessibilidade. Não adianta escolher um lugar incrível, se ele não é acessível nem para os organizadores, nem para os participantes. Lembre-se que lugares muito distantes e isolados requerem um trabalho redobrado para que o evento dê certo.
Em relação à estrutura, quanto mais preparado o espaço for para receber o evento, melhor. Dê preferência a lugares que necessitem de menos intervenções. Essa estratégia ajuda a reduzir os custos e otimizar o tempo de organização.
Principalmente quando se trata de eventos corporativos, é fundamental pensar no transporte e hospedagem dos palestrantes e participantes. Verifique se a região conta com boas estradas, se linhas aéreas operam no local e se a rede hoteleira é bem estruturada. Feito isso, reserve a hospedagem e o transporte com antecedência, no intuito de evitar imprevistos.
Para garantir a integridade física e patrimonial dos envolvidos no evento, é necessário dar uma atenção especial à segurança. Contrate uma equipe para realizar essa função, faça um plano de segurança para o evento e cogite a possibilidade de investir em vigilância e monitoramento. É importante também determinar uma forma de fazer um rigoroso controle de entrada no evento. Listas devidamente revisadas, convites individuais, crachás, pulseiras de identificação e cards eletrônicos ajudam nesse sentido.
Evite repassar informações confidenciais sobre o evento e mantenha sigilo sobre os detalhes do mesmo. Essa medida ajuda a manter a segurança, além de garantir a expectativa em torno do evento. É melhor reservar surpresas para o evento em si e compartilhar as informações técnicas e operacionais apenas com os membros da equipe. Quanto à data, local, valor e acomodações, essas informações devem ser de conhecimento do público.
Eis outro ponto chave na logística do seu evento: estipular metas e definir prazos sensatos e realistas. Organize essas metas e prazos em um cronograma, distribua as tarefas entre os membros da equipe e monitore o desenvolvimento do evento, sempre conferindo se as datas estão sendo respeitadas e os objetivos cumpridos.
Viu quanta coisa é imprescindível para que seu evento dê certo? Coloque as nossas dicas em prática na organização de suas confraternizações, palestras e seminários, compartilhe suas opiniões conosco através dos comentários e continue de olho no nosso blog!
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