Aspecte tehnice importante pentru o solutie de management a documentelor in administratia publica

Din experienta noastra si a clientilor nostri, urmatoarele aspecte au fost cele mai urmarite in cadrul implementarilor: 

• Asigurarea unei solutii de registratura cu functie interna si externa. Mai exact, functia interna permite auditarea procesului intern, iar functia externa asigura transparenta decizionala a fiecarei solicitari, prin functia de urmarire a traseului solicitarii in cadrul institutiei.
• Functia de administrare a utilizatorilor si a drepturilor acestora. Mai exact, aceasta functie asigura distributia muncii in cadrul institutiei, iar in functie de aceasta distributie, se poate permite accesul la diferite documente din respectiva institutie. 
• Posibilitatile de auditare a operatiunilor. Am observat ca in functie de institutie, exista termene legale specifice pentru eliberarea de documente sau solicitarea de informatii. In momentul de fata, prin auditarea interna a operatiunilor, se incearca determinarea punctelor in care exista incetiniri majore in cadrul procesului. Solutia noastra ofera posibilitati avansate de auditare, care vor usura imbunatirea eficientei interne a institutiei. 

Imbunatatirea productivitatii managementului documentelor in administratia publica

Cu totii auzim despre debirocratizarea administratii publice. Managementul documentelor ocupa un loc critic in acest proces. 

Obiectivele acestui proces se impart in doua categorii: Eficientizarea proceselor interne ale institutiilor si eficientizarea lucrului cu publicul. 

Eficientizarea proceselor interne permite autoritatilor publice sa isi desfasoare activitatea intr-un mod organizat, minimizand resursele implicate in acest proces. Mai mult, datorita imbunatatirii eficientei proceselor de zi cu zi, institutiile pot degreva personalul de sarcinile administrative si il pot concentra spre imbunatatirea activitatii departamentelor deficitare in personal. 

In ce priveste lucrul cu publicul, managementul eficient al documentelor permite ca cetatenii sa primeasca in timp util raspunsul la solicitarile lor. In acest fel, institutia se asigura ca toate solicitarile sunt rezolvate in termenele legale de solutionare. Mai mult, fluxurile se pot muta din mediul fizic in cel online, pana la punctul in care prezenta la ghiseele fizice nu mai este necesara. 

Ce solutie mi se potriveste

Managementul documentelor in institutiile publice se realizeaza de obicei etapizat. Astfel, fiecare nou modul este implementat, testat si ulterior integrat in fluxul de lucru zilnic.  

• Registratura documentelor este primul modul pe care o institutie trebuie sa-l implementeze. O registratura electronica eficienta permite urmarirea procesului de primire, solutionare si eliberare a deciziilor in cel mai eficient mod posibil. Mai mult, institutia se asigura ca respecta termenele legale de solutionare a solicitarilor si functioneaza dupa standarde clar stabilite. 
• Modulul de arhiva permite utilizatorilor interni ai institutiei sa acceseze rapid toate documentele de care au nevoie in indeplinirea sarcinilor de zi cu zi. Mai mult, in cazul solicitarilor cu solutionare prin eliberare de acte administrative, accesul la arhiva devine o componenta critica a procesului. Consultarea arhivei se va face rapid si va permite solutionarea in cel mai scurt timp posibil.
• Crearea de noi documente si acte administrative in cadrul solutiei de management a documentelor, permite auditarea facila a fluxurilor interne de lucru. In orice moment, si pentru orice caz punctual, se va putea identifica unde au existat probleme in indeplinirea sarcinilor de serviciu.  

Ce aspecte sunt importante la sitemele pentru managementul documentelor

Nu toate sistemele de management de documente sunt identice. In continuare vom incerca sa iti aratam cateva aspecte de care trebuie la care sa fii atent:  

• Fluxurile de documente in organizatii pot semana dar nu sunt identice. De obicei sistemele de management al documentelor au fost construite tinand cont de anumite aspecte considerate importante de anumiti clienti. Uita-te atent si analizeaza daca aspectele respective sunt importante si pentru organizatia ta. 
• Modulele de auditare sunt un aspect esential cand vorbesti de sisteme de management de documente. Asigura-te ca ele se potrivesc cerintelor tale inainte de achizitia solutiei. 
• Supportul din partea producatorului este esential la achizitie dar critic pe parcursul utilizarii sistemului. In acest sens, trebuie sa fii sigur ca cineva te va ajuta cu problemele tehnice, update-uri sau chiar si asistenta in modificarea anumitor setari ale solutiei.   

Managementul documentelor online vs offline

Intotdeauna recomandam clientilor nostri sa se asigure ca fluxurile offline de management a documentelor sunt clare. Avand in vedere ca investitia intr-un sistem de gestiune a documentelor poate fi foarte ridicata, este recomandat sa va asigurati ca fluxul de documente este unul logic. 

Mai exact, digitalizarea unui astfel de sistem trebuie sa aduca o viteza ridicata de procesare a documentelor, iar dumneavoastra veti obtine o crestere a productivitatii. In cazul in care exista probleme de gestiune offline a documentelor, aceste probleme risca sa se mute si in mediul online. 

Bineinteles ca vor exista imbunatatiri, insa recomandam tuturor utilizatorilor de astfel de sisteme, sa isi imbunatateasca permanent gestiunea fizica a documentelor inainte de implementarea unui sistem electronic de management a documentelor. 

Avand in vedere ca trecerea in digital nu asigura eliminarea totala a hartiilor, 

Ce sistem de management de documente se potriveste pentru tine

Te-ai hotarat sa implementezi un sistem electronic de management de documente. Care este cel mai potrivit pentru tine:  

• Daca esti in mediul privat, sarcina ta este mai usoara. Vei putea alege sistemul care iti optimizeaza cel mai bine fluxul de documente. Nu va trebui sa ai in vedere elemente de legislatie si standardizare. Poti alege sistemul care iti imbunatateste procesul de lucru, implicit cel care produce valoare adaugata pentru organizatia ta. 
• VIn mediul public, lucrurile stau putin diferit. Standardele sunt importante. Legislatia este critica. Variabile precum autorizari, GDPR sau chiar si nivelul de autorizare al userilor intra in joc. Mai mult, elementele care tine cont de transparenta fata de cetateni sunt de o importanta majora. 
• Nu in ultimul rand, caracteristicile de registratura si corelare dintre arhiva fizica si cea electronica prezinta o importanta majora. Exista situatii in care corelarea cu arhiva fizica nu este necesara. In majoritatea cazurilor insa, este nevoie de o urmarire a arhivei fizice, si o corelare cu ce se intampla in sistemul electronic de management de documente. Mai mult, elementele de registratura prezinta o importanta majora, mai ales in institutiile de stat, unde exista termene legale de solutionare a cererilor. 

Specificatii tehnice ale unui scanner A0

Daca vrei sa cumperi un scanner A0, trebuie sa fii atent la urmatoarele caractersitici tehnice: 

• Dimensiunea de scanare. Prin dimensiunea de scanare a unui scanner A0, ne referim in principal la latimea acestuia. Mai exact, ce latime maxima poate avea plansa care poate fi scanata cu acest echipament. Majoritatea planselor tehnice se incadreaza in latimea de 914mm sau 36 de inci. Pentru plansele in afara acestor dimensiuni, exista echipamente de 42, 48 sau chiar si 60 de inci. 
• Tehnologia de captura. Senzorul de captura este un element foarte important cand achizitionezi un scanner A0. Echipamentele de scanare cu senzor CCD au in general o plaja de culori mult mai larga. Astfel, poti fi sigur ca vei obtine culori cat mai aproape de realitate. Un alt element important este adancimea de scanare. In cazul unui senzor CCD, aceasta adancime poate depasi 10mm. In cazul senzorilor CIS, adancimea de obicei nu depaseste 1mm. Acest lucru se observa mai ales in cazul planselor ondulate. Pentru astfel de documente, un scanner cu senzor CCD este singura varianta recomandata. 
• Conectivitate de tip LAN. Veti fi surprinsi sa aflati, insa multe scannere A0 existente acum pe piata inca functioneaza prin USB. Cu toate ca viteza conexiunii USB a crescut, ea tot nu se ridica la valoarea unei conexiuni de tip LAN. Mai ales in cazul unor planse mari, dimensiunea fisierelor poate depasi 200-300 de mega bytes. Conexiunea de tip USB ingreuneaza semnificativ transferul acestor fisiere. Mai mult, scannerul va avea nevoie permanenta de un computer atasat. 
• Viteza de scanare a planselor este un alt element foarte important. Majoritatea echipamentelor scaneaza rapid la rezolutii pana la 200dpi. Insa unele dintre ele incetinesc semnificativ cand trebuie sa scaneze planse la rezolutii de 300dpi sau peste aceasta valoare.   

Scanner A0 CCD sau CIS

Cu toate ca ar putea parea un detaliu de ordin tehnic care nu va poate afecta in practica, lucrurile nu stau chiar asa. 

Asa cum am precizat, gammut-ul de culoare variaza intre scannerele cu tehnologie CCD sau CIS. Spre exemplu, datorita tehnologiei de oglinzi folosita la scannerele cu senzor CCD, culorile pot fi reproduse mai aproape de realitate. Tehnologia de tip CIS in schimb, datorita faptului ca functioneaza prin contact cu senzorul, nu poate reda la fel de multe nuante de culoare. 

In ultimii ani scannerele de tip CIS s-au apropiat tot mai mult de cele de tip CCD in privinta calitatii. Cu toate acestea, raman in continuare diferente in privinta nuantelor de culoare, Insa scannerele A0 de tip CCD au devenit o alternativa viabila pentru multe proiecte de scanare, dat fiind si costul mai redus. 

Un alt element important il reprezinta adancimea de scanare. Cum am mai spus, senzorul de tip CIS poate reda corect doar informatia care este in imediata proximitate a senzorului. De aceea, scannerele ce beneficiaza de astfel de senzori, sunt dotati cu tamburi de aplatizare a documentelor. Cu toate acestea, pentru a fi siguri ca nu exista probleme de acest gen, scannerele A0 cu senzori de tip CCD scaneaza pana aproape de 1mm adancime. 

Astfel, puteti fi sigur ca nu veti avea nici o problema in acest sens. 

Ce scanner A0 ar trebui sa cumpar?

Intotdeauna recomandam clientilor sa achizitioneze echipamentul care se muleaza cel mai bine pe proiectulor. Mai exact: 

• Daca documentele pe care doriti sa le achizitionati sunt documente care se incadreaza in standardul ISO, atunci un echipament de 36 inci latime va fi destul. In situatia in care dimensiunea documentelor depaseste aceasta valoare, atunci un scanner de 42 sau 48 de inci ar trebui sa fie alegerea dumneavoastra. Un scanner de 60 de inci nu va avea foarte multe aplicatii, insa daca aveti documente de o asemenea dimensiune atunci va trebui sa alegeti un astfel de echipament. 
• Pentru situatiile in care doriti sa scanati calc sau ozalit, nu doar hartie normala, atunci aveti nevoie de un scanner A0 cu background alb si tehnologie CCD. Motivul pentru care va recomandam alegerea tehnologiei CCD este pentru ca acesta are o toleranta mai mare intre capul de scanare si zona de tractare a hartiei. Mai exact, o distanta mai mare inseamna un risc mai scazut de deteriorare a plansei. 
• Daca doriti sa scanati A0 la rezolutii de 400 sau 600 de dpi, atunci va trebui sa va orientati spre un echipament care are o viteza ridicata chiar si la aceste rezolutii. Mare atentie, solicitati vanzatorilor sa va precizeze daca viteza se refera la rezolutia optica sau cea interpolata? Unii producatori ca si Canon, HP sau Colortrac, prefera acest artificiu pentru a putea mentiona viteze mai mari in brosuri. Daca aveti un dubiu in acest sens, nu ezitati sa ne contactati. 

Caracteristicile tehnice ale unui scanner de microfilm

Cand esti interesat sa cumperi un scanner de microfilme sau microfise, exista cateva caracteristici pe care trebuie sa le urmaresti atent: 

• Tipul lentilei si capacitatea de magnificare a acesteia. De obicei microfilmele sunt imagini pe film la reduse chiar si de 48 de ori fata de dimensiunea originala. De obicei, valoarea acesteia se invarte intre 24x si 48x. 
• Suportul de microfilm motorizat si alimentatorul automat de microfise. Aceste doua elemente faciliteaza automatizarea procesului de scanare. Mai exact, reduc interventia umana in acest procesul de scanare.
• Viteza de scanare a microfilmelor si microfiselor. Unele scannere de microfilme pot scana pana la 300 de documente pe minut. In acelasi timp, echipamentele profesionale de scanat microfise, pot procesa o microfisa intr-un timp mai scurt de 1 minut.  

Diferenta dintre un scanner de microfilm si un scanner de microfise

Cu toate ca microfisele si microfilmele sunt diferite, in momentul de fata unii producatori de scannere adapteaza echipamentele pentru a putea procesa ambele tipuri. 

Scannerul de microfilm presupune un sistem de captura matricial sau liniar, avand un sistem motorizat de transport al filmului. Practic, in partea stanga a sistemului motorizat se monteaza rola de microfilm, iar in partea dreapta se monteaza o rola goala. Aceasta rola goala va prelua filmul pe masura ce acesta este scanat. La final, echipamentul va derula filmul inapoi pe rola de pe care a fost preluat. 

In cazul scannerului de microfise, aceasta se aseaza pe un suport plat. Acel suport se misca automat sub senzorul de captura, pentru a putea captura toata microfisa. Odata ce microfisa a fost reprodusa in format digital, software-ul inclus decupeaza automat fiecare document de pe respectiva microfisa. 

Care este scannerul de microfilm potrivit pentru mine 

In functie de necesitatile pe care le aveti, trebuie sa luati in considerare mai multe elemente cand  achizitionati un scanner de microfilm. 

• Aveti microfilme sau microfise – Daca aveti una sau cealalta, alegerea este foarte simpla. Cumparati un echipament care scaneaza materialul pe care il detineti. Daca aveti atat microfilme cat si microfise, cel mai bine ar fi sa va orientati spre acel echipament care le poate procesa pe ambele. 
• Volumul de microfilme – In cazul in care doriti sa scanati microfilme doar ocazional, atunci nu este necesar sa investiti intr-un echipament industrial. Exista nenumarate scannere de microfilme de birou, care pot procesa foarte usor pana la 10 role de microfilm pe zi. In cazul in care aveti volume mai mari de microfilme sau microfise, atunci ar fi recomandat sa investiti intr-un echipament industrial. 
• Bugetul dumneavoastra – Intr-o lume ideala, echipamentul pe care il achizitionati ar trebui sa se incadreze in volumele de lucru pe care le aveti. Insa, nu intotdeauna bugetul ne permite sa alegem echipamentul dorit. De aceea, cand aveti un volum mai mare de lucru si bugetul nu va permite un echipament foarte rapid, incercati sa achizitionati un echipament ce poate fi upgradat ulterior. In acest fel, cand bugetul o va permite, veti putea beneficia de toate avantajele de productivitate.