성공하는 팀들은 어떻게 트렐로로 협업하고 있을까요? 일 잘하는 팀이 트렐로를 활용해 워크플로우를 설정하고 업무하는 지 실전 팁을 공유해 드립니다.
]]>지금은 ‘업무용 협업툴’ 전성시대. 기존에는 특정 직업이 아닌 이상에야 업무에 쓰는 툴이라면 엑셀, 파워포인트 같은 프로그램이 있었고 협업툴은 기껏해야 사내 그룹웨어에 속한 게시판이나 메신저 정도만 있다고 말할 정도였습니다. 그러나 SaaS(서비스형 소프트웨어) 시대가 도래하고 코로나19로 비대면 근무가 일상이 되는 지금, 스타트업·대기업 구분 없이 다양한 IT 회사에서 업무용 협업툴을 내놓으며, 업무용 협업툴 시장은 한계 없이 성장하고 있습니다.
잔디와 슬랙으로 대표되는 메신저형 협업툴부터 시작해 근래 몇 년 간 많은 주목을 받은 원페이지형 협업툴 노션까지. 다양한 업무용 협업툴 중 트렐로(Trello)는 대표적인 프로젝트 관리형 협업툴입니다. 전 세계 100만 팀 이상이 사용하고 있는 트렐로는 하나의 보드(board) 위에 카드(card)들을 만들어 여러 사람과 소통하고 할 일을 관리하며 협업하는 툴로 프로젝트를 효율적으로 관리하고 진행할 수 있게 도와줍니다.
그렇다면 성공하는 팀들은 어떻게 트렐로로 협업하고 있을까요? 일 잘하는 팀이 트렐로를 활용해 워크플로우를 설정하고 업무에 임하는 지 실전 팁을 공유해 드립니다.
첫 번째 활용법: 업무 관리
프로젝트 관리형 협업툴 트렐로의 가장 큰 장점은 모든 내용을 하나의 보드 위에서 한눈에 볼 수 있다는 것입니다. 그리고 그 보드는 세로로 정렬되는 리스트(list)로 구성되며 각각의 카드를 리스트에 배치할 수 있습니다. 이러한 특성을 활용하면 팀의 다양한 업무를 트렐로 위에 정리해 놓을 수 있어 업무 진행 현황을 쉽게 파악할 수 있습니다.
잔디의 마케팅팀은 위 이미지와 같이 팀 업무를 트렐로 위에서 관리합니다. 크게 5개의 리스트 위에 각 업무의 담당자가 카드를 만드는데 이 리스트는 ‘Routine’, ‘To Do’, ‘In Progress’, ‘Completed’, ‘Pending’으로 구성되어 있습니다. 매일 혹은 매주 반복해야 하는 업무는 Routine 리스트 위에 있는 각각의 카드에 댓글을 추가하는 식으로 관리하고, 새로운 업무가 생기면 To Do 리스트에 카드를 생성해 각 업무 단계에 따라 In Progress, Completed로 위치를 옮깁니다. 업무가 끝나고 일주일이 지나면 카드는 아카이브(Archive) 해 보드 위에서 숨깁니다. 이렇게 규칙을 정해두면 어떤 담당자가 현재 어떤 일을 하고 있고 어떤 일을 끝냈는지 한눈에 파악할 수 있습니다.
보드 위에서 업무를 한눈에 파악하려면 카드별로 세세한 설정을 해 두는 것이 좋습니다. 멤버(members)에 각 업무의 담당자의 프로필을 세팅하는데 한 업무에 여러 명의 담당자가 있는 경우 그 담당자들을 모두 추가합니다. 라벨(labels)의 경우 업무의 카테고리를 팀에 맞게 설정해 놓으면 좋습니다. 해당 라벨의 색상을 적절하게 지정해두면 보드에서 볼 때 어떤 업무가 현재 많이 진행되고 있는지 파악하기 쉽습니다. 트렐로에는 다양한 확장기능(Power-Ups)이 있는데 ‘Card Priority by Screenful’과 같은 무료 확장기능을 활용하면 각 업무의 중요도도 별개의 라벨로 지정할 수 있습니다.
트렐로는 버틀러(Butler)라는 자동화 기능을 기본으로 제공합니다. 매번 반복해야 하는 행동이 있다면 관련한 버튼을 만들거나 규칙을 만들어서 효율적으로 카드와 보드를 관리하세요.
두 번째 활용법: 일정 관리
업무를 진행할 때 그 업무의 진행 단계나 중요도보다 마감일이나 게시일과 같은 일정이 중요한 때도 있습니다. 이럴 때는 트렐로의 캘린더 기능(Calendar Power-Up)을 활용하면 날짜별로 한눈에 정보를 파악할 수 있습니다. 캘린더 기능은 트렐로 무료버전에서 기본으로 제공됩니다.
잔디 마케팅팀은 플랫폼별 콘텐츠 게시일자를 트렐로를 활용해 공유합니다. 캘린더 기능을 활용할 때는 리스트보다 라벨과 일자(dates)를 잘 활용하는 것이 좋습니다. 각 플랫폼에 올라갈 콘텐츠를 업로드할 날짜에 카드로 만들고 ‘Blog’, ‘Facebook’과 같이 플랫폼 라벨을 설정해두면 놓치는 것 없이 콘텐츠를 관리할 수 있습니다. 더불어 여럿이 각각의 콘텐츠를 작성하는 경우에도 이렇게 일정을 캘린더를 통해서 공유하면 콘텐츠 게시일 간의 간격을 조율하기 쉬워 효율적으로 정보를 노출할 수도 있습니다.
업무를 요청할 때도 이러한 캘린더 기능은 특히 유용합니다. 업무 요청과 관련한 보드를 만들었을 경우에 요청 가이드 리스트를 만들어 어떻게 요청하면 좋을지 설명하는 카드를 만들어 놓고, 각각의 리스트에 새 카드를 만들어 업무 요청을 하면서 마감일을 지정하면 서로 많은 커뮤니케이션 필요 없이 효율적으로 소통할 수 있습니다. 잔디팀의 경우 콘텐츠의 현지화 번역(Localization) 업무에도 이렇게 트렐로 보드를 활용합니다.
트렐로 무료 버전에서는 확장기능(Power-Ups)을 한 가지만 사용할 수 있습니다. 캘린더 기능이 필요하지 않다면 우리 프로젝트에 꼭 맞는 다른 기능을 선택해 활용해보세요.
세 번째 활용법: 정보 관리
트렐로는 다양한 정보를 모아서 보는데도 유용합니다. 각 정보 카드를 한눈에 보기 쉽다는 트렐로의 특성 덕분입니다. 카드에 이미지를 첨부하면 썸네일로 지정이 되고, 카드 간 순서를 직접 바꿀 수도 있지만 클릭 몇 번으로 만들어진 날짜 순 등으로 정렬할 수도 있습니다.
위 이미지는 회사 근처의 맛집들을 트렐로 보드에 구성원들이 함께 공유한 예시입니다. 이렇게 리스트를 구성하고 필요한 자료들을 한데 모아서 살피는데 트렐로 만한 툴이 또 없습니다. 예시는 맛집 리스트지만 업무에도 이렇게 정보 관리용으로 트렐로를 활용할 수 있습니다. 예를 들어 하나의 프로젝트를 시작할 때 그와 관련된 레퍼런스를 트렐로 보드에 모아 일종의 브레인스토밍을 할 수 있겠죠. 그렇게 모아둔 카드 중에 알짜만 따로 업무 보드로 옮길 수도 있겠습니다.
트렐로가 정보 관리에 유용한 또 다른 이유는 카드에는 모든 것을 담을 수 있기 때문입니다. 작성해둔 구글 문서를 연동해서 첨부할 수도 있고, 단순하게 파일을 업로드 할 수도 있습니다. 체크리스트를 만들어 내용을 할 일이나 준비물을 공유할 수도 있고, 댓글에 의견을 남겨놓는 것도 다 업무 자료로 남습니다. 이렇게 트렐로 카드 한 장 한 장은 업무에 꼭 필요한 자료로 저장해둘 수 있고 프로젝트가 끝나 아카이브를 해서 보드에서 사라진 카드의 내용도 검색하면 언제든 다시 볼 수 있습니다.
트렐로 카드에 첨부파일(attachments)로 이미 아카이브한 트렐로 카드를 첨부할 수 있습니다. 이전 프로젝트를 참고할 때 해당 카드를 첨부해두면 두 카드가 링크되어 쉽게 정보를 확인해 활용할 수 있어요.
마지막 활용법: 잔디와 연동하기
지금은 업무용 협업툴 전성시대, 한가지 업무툴이 아무리 편리해도 그 툴만 사용해야 한다면 아무런 메리트가 없습니다. 한 가지 툴에서 모든 것을 다 해결하려고 하면 막상 아무것도 사용하지 않게 마련이기 때문입니다. 지난 기억을 한 번 떠올려보세요. 그룹웨어에 있는 캘린더 기능, 잘 활용하셨나요? 회사의 기본 메신저가 불편해 카톡으로 연락한 적은요? 다양한 툴이 매해 새롭게 나오는 시대에 업무 성과를 내려면 각 기능에 특화된 툴을 사용하고 그 툴들을 잘 연동해서 끊김 없이 일하는 것이 중요합니다.
트렐로는 위에 언급했듯이 프로젝트 관리 하는데에 아주 훌륭한 툴임은 분명합니다. 그러나 구성원 간 실시간으로 트렐로 위 내용과 그에 대한 피드백을 주고 받는데는 어려움이 있습니다. 이러한 어려움은 메신저형 업무용 헙업툴 잔디에서 기본으로 제공하는 ‘잔디 커넥트’ 연동 기능을 활용하면 해결됩니다. 잔디에서는 트렐로와의 단순한 연동이 아니라 실제로 트렐로를 활용하면서 알림을 꼭 받아야 하는 항목들에 대한 세분화된 알림 설정이 가능합니다.
이와 같이 ‘업무 관리’, 일정 관리’, ‘자료 관리’를 위해 설정한 우리 팀만의 트렐로 보드 정보를 잔디에서 실시간으로 받아볼 때 진정한 ‘스마트워크’가 시작됩니다. 내부 개발자의 도움 없이 클릭 몇 번으로 잔디와 트렐로를 연동해 놓으면 우리 팀의 트렐로 보드에 카드가 생성되었는지, 댓글이 달렸는지, 체크리스트에 할 일이 생성되고 완료되었는지 여부를 모두 실시간으로 알 수 있고 잔디에서 그에 대한 의견을 이어서 나눌 수 있습니다. 트렐로에서 시작된 업무가 잔디까지 끊기지 않고 연결되고 빠르게 소통이 가능하기 때문에 같은 사무실에 있지 않아도 동료의 업무 현황과 그 내용을 어디서든 확인할 수 있는 것입니다. 이렇게 트렐로와 잔디의 연동으로 물 흐르듯 실현되는 ‘스마트워크’는 코로나19로 생활화된 비대면 근무에서 빛을 발합니다.
누구보다 빠르게 우리 팀의 업무 변동 현황을 알고 싶다면 잔디에 나만의 비공개 대화방을 만들고 트렐로 보드를 연동시켜보세요. 특히 마감일과 같이 일정을 관리할 때 큰 힘을 발휘합니다!
각각의 목적에 특화된 트렐로, 잔디와 같은
협업툴들을 연계하여 활용해 보세요
시간과 공간에 관계없이 빠른 소통을 기반으로 구성원 간에 협력을 잘하는 것이 중요한 ‘위드 코로나’ 시대, 업무에 있어 효율적인 프로젝트 관리는 성공의 필수요소입니다. 과거에는 보고서에 들어간 표를 통해 타임라인을 공유하는 정도가 프로젝트 관리의 개념이었다면, 현시대의 프로젝트 관리는 일과 관련된 모든 것을 한눈에 알 수 있게 정리하고 그것을 기반으로 목표 설정부터 할 일 관리 등 소통과 협력을 진행하는 것을 일컫습니다.
성공적인 프로젝트 관리, 멀리 있지 않습니다. 우리 팀에 필요한 프로젝트 관리 방법을 고려해본 뒤 트렐로와 잔디와 같이 각각의 목적에 특화된 협업툴을 연계하여 활용해 보세요. 두 서비스 모두 무료로 충분히 활용할 수 있으니 적은 시간으로 빠르게 설정하고 먼저 사용해보시는 것을 추천합니다. 효율적인 프로젝트 관리를 통한 협업과 소통을 생활화하다 보면 어느덧 우리 팀의 성공이 손 닿을 거리에 보일 것입니다.
그룹웨어 사용자들이 흔히 하는 협업툴에 대한 4가지 오해를 명쾌하게 풀어드리겠습니다.
]]>그룹웨어에 다 있는데 우리회사는 왜 협업이 안될까?
1980년대에 등장한 그룹웨어는 수직적인 조직문화를 기반으로 복잡한 의사결정체계에 따라 업무가 진행되는 그시대에 적합한 업무 시스템입니다. 오랜 시간이 흐르고 시대가 변화하며 ‘결재중심’에서 수평적이면서 빠른 ‘협업중심’으로 일하는 방식은 변화를 맞이하였지요. 이러한 변화에 발맞추기 위해 회사는 다시 그룹웨어를 업그레이드하거나 구축해야 할까요? 아니면 새로운 방법을 모색해야 할까요? 여러분이 쉽게 해답을 찾을 수 있도록 오늘 그룹웨어 사용자들이 자주 하는 협업툴에 대한 오해 네 가지를 함께 풀어봅시다.
[오해 1 “우리는 그룹웨어가 있어서 협업툴 필요 없어요”]
그룹웨어에는 주요 기능인 이메일, 전자결재 외에도 게시판, 웹하드, 캘린더, 조직관리, 근태관리, 문서관리, 메신저 등 수십 가지 기능이 포함되어 있습니다. 오래되고 무거운 공구박스처럼 많은 도구들이 있지만 정작 주로 사용하는 도구는 두가지, 이메일과 전자결재이지요. 그 외의 도구를 정작 사용하려면 녹이 쓸거나 고장나 있고, 또한 어느 것 하나 새롭지 않죠. 그래서 기업들은 5년에서 8년 주기로 인력과 막대한 비용을 투자해 그룹웨어를 업그레이드 하거나 차세대 그룹웨어를 준비합니다. 이렇게 많은 인력과 비용을 투자하는 것이 과연 기업의 생산성을 높이기 위한 합리적인 투자일까요? 그룹웨어를 구축하기 위해서는 요구사항 도출 및 반영 부터 하자보수까지 최소 3개월에서 6개월의 기간과 구축비와 유지보수비까지 막대한 비용이 소요됩니다. 사용하지 않는 기능을 만드는데 이렇게 많은 비용과 인력, 자본이 투입되는 것은 합리적인 기업의 의사결정일까요?
외국인에게 ‘Groupware’라는 단어를 제시하면 상대방은 고개를 갸우뚱할 것입니다. 그룹웨어란 단어는 업무에 관련된 다양한 기능을 한곳에서 사용할 수 있는 시스템을 뜻하며 일본과 국내 비즈니스에서만 통용됩니다. 많은 혁신적인 글로벌 기업들은 ‘기능’이 아니라 ‘일의 목적’에 초점을 둔 도구를 각 기업환경에 맞게 선택하여 활용합니다.
실리콘밸리에서는 프로젝트 관리는 Trello(트렐로), 일정 관리는 Google Calendar(구글 캘린더), 파일 관리는 Google Drive(구글 드라이브)와 같이 각 목적에 맞는 툴을 팀 단위로 빠르게 도입하여 기업 경쟁력을 향상시킵니다. 이런 도구들은 단 하나의 목적을 달성하기 위해 깊은 고민을 통해 만들어졌기 때문에 사용이 편리하고 끊임없이 스스로 개선됩니다. 즉 무거운 공구박스 내 녹슨 도구가 아닌 ‘최신 신상도구’를 기업들은 바로 사용할 수 있는 것이지요. 이러한 협업툴을 활용한다면 더 이상 그룹웨어를 업그레이드 하거나 차세대 그룹웨어 도입을 위해 많은 비용과 인력을 투자할 필요가 없습니다.
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[오해 2 “협업툴은 스타트업에서나 사용하는거 아닌가요?”]
협업툴은 수평적인 조직체계에서 빠르게 움직이는 스타트업에서 시작되었지만 빠르게 변하는 시장 환경에서 기업의 경쟁력을 유지하기 위하여 중견 및 대기업이 채택하여 확산되고 있습니다. 포춘 선정 글로벌 100대 기업 중 65개 기업이 협업툴을 도입하여 심화되는 경쟁 환경에 발 빠르게 대응하고 있습니다.
(참조: 글로벌 20만개社 도입한 협업툴 ‘잔디’…”한국판 슬랙으로 불리죠”)
한국에서도 2018년부터 대다수 중견, 대기업들이 디지털 트랜스포메이션을 목표로 업무 방식과 조직 DNA 혁신을 꾀하고 있습니다. 6,000여 명의 규모에 달하는 아워홈은 2019년, 협업툴 잔디를 전사에 도입했으며, CJ, LG CNS, JTBC 등도 협업툴 도입을 위해 100명 단위의 팀에 먼저 도입 후 사용성을 테스트하고 있습니다. 협업툴은 스타트업 같은 작은 규모의 팀 단위로 시작 후 전사까지 유연하게 확대할 수 있습니다.
[오해 3 “그룹웨어로 협업이 잘 되고 있는거 같은데요?”]
그룹웨어 환경은 협업에서 가장 중요한 소통을 불편하게 합니다. 그룹웨어의 주요 기능인 이메일은 수신자 중심의 단방향 소통이므로 하나의 주제에 대해 다양한 주체가 즉각적으로 소통할 수 없고, 사무직, 현장/외근직, 제휴사, 파트너사 등 다양한 주체와 소통하는데 아주 많은 에너지가 소모됩니다. 또한 수 없이 생성되는 E-mail Thread 때문에 중요한 정보를 확인하고 적합한 수신자와 효율적으로 소통하는 것은 거의 불가능해 보입니다.
그리하여 많은 기업들은 그룹웨어가 있음에도 불구하고 개인용 메신저인 카톡을 업무용으로 사용하고 있습니다. 카톡과 같은 개인용 메신저는 사람 중심의 대화방으로 이루어져 한 가지 주제에 대한 대화가 어려워 대화에 혼선을 줄 수 있습니다. 또한 일정 기간이 지나면 파일을 확인할 수 없어 기업의 정보관리가 불가합니다. 업무용 메신저를 사용한다면 메신저 장점은 극대화하고 단점은 보완하며 효율적인 소통과 협업이 가능합니다.
[오해 4 “정작 협업툴 도입해도 사용 잘 안하지 않나요?”]
협업툴 도입은 조직문화와도 깊게 연관되어 있습니다. 조직문화에 변화를 주는 것은 한 개인의 노력보다는 전사적인 참여와 관심이 필요합니다. 협업툴에 유연하게 적응하고 변화 의지가 있는 리더를 중심으로 IT 담당자, 인사담당자과 함께 협업툴을 도입하고 향상된 업무 성과와 효율성을 체감하고 검증해 보세요. 직접 검증한 후 내부 전파를 통해 확산시킨다면 더 나은 내일을 위한 전사적인 전환(Transformation)이 가능합니다.
마지막으로 업무용 메신저의 가장 큰 장점은 누구나 쉽게 사용할 수 있는 사용성입니다. 개인용 메신저와 익숙한 UI로 그룹웨어나 ERP와 달리 매뉴얼 없이도 바로 사용이 가능하여 50~60대의 임원분들도 큰 어려움 없이 전 직원들과 협업이 가능합니다. 더불어 도입 효과 극대화를 위해 잔디 (JANDI)는 정기 사용자 교육, 컨설팅, 스마트워크 세미나, 1:1 채팅 상담 등 다양한 사용자 지원 서비스를 제공하고 있습니다.
그룹웨어 차세대 구축 or 업그레이드, 더 이상 필요없습니다
그룹웨어가 변화하지 않은 30년 동안, 우리는 언제 어디서나 많은 정보를 다룰 수 있고, 빠르고 수평적인 소통을 통한 협업이 그 어느 때보다 중요한 오늘을 맞이했습니다. 이러한 오늘에 발맞추기 위해 또다시 막대한 비용과 인력을 투자하여 새로운 그룹웨어를 구축하는 것보다 업무의 본질을 생각하며 기업에 꼭 맞는 협업툴을 도입해 보는 것은 어떨까요? 그룹웨어 사용자들이 협업툴 도입을 일하는 방식의 변화에 발맞추는 구체적인 실천으로 인식하시길 바라겠습니다.
그룹웨어 협업툴 연동 문의
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