会社・団体全体に対して広く情報を伝えたいときに用いる社内文書についての文例のご紹介です。社内文書ということで、前文は基本的に不要です。

クールビズ実施の案内・掲示の社内文書

 令和〇年　〇月〇日

 職員の皆様へ

クールビズ実施のお知らせ

日々の業務お疲れ様です。昨日の役員会において本年度のクールビズ実施期間は下記の通りとなりましたのでお知らせいたします。

記

実施期間：令和〇年　〇月～〇月

以上

なお、外部会議における対応については各自確認をお願いいたします。  

夏期休暇の案内・掲示の社内文書

 令和〇年　〇月〇日

職員各位

本年度の夏期休暇の日程は下記の通りとなりましたのでお知らせいたします。

記

１．夏期休暇期間　令和〇年〇月（〇）～〇月〇日（〇）まで

２．休暇期間中の苦情対応については当番制とします。　

３．備考　緊急の場合は〇〇課長（連絡先：　　　）までご連絡ください。

以上 

訃報掲示の社内文書

 令和〇年　〇月〇日

 〇月〇日　事務局　〇〇〇〇職員のご母堂様がご逝去されました。

通夜、告別式は下記の通り執り行われますので、謹んでお知らせ申し上げます。

記

１．通夜　　日時：〇月〇日（〇）午後１時より
　　　　　　場所：〇〇斎場（住所、問い合わせ先）
２．告別式　日時：〇月〇日（〇）午後１時より
　　　　　　場所：〇〇斎場（住所、問い合わせ先）
３．葬儀形式　仏式
４．喪主　　〇〇　〇〇様

 以上 

健康診断実施の案内・掲示の社内文書 

令和〇年　〇月〇日

職員の皆様へ

総務部庶務課
久万　紋次郎

定期健康診断実施のお知らせ

標記健康診断を下記日程にて実施いたします。
職員の皆様は、必ず受診して下さい。 

記

・日時　
・対象者
・場所
・検査内容（および追加検査項目）
・注意事項

以上

なお、当日受診ができない場合は、総務部庶務課（担当：久万）までご連絡ください。
予備日として〇月〇日を設定しておりますことを申し添えます。 

忘年会等開催の案内・掲示の社内文書 

日々の業務お疲れ様です。

さて、今年は役員、社員合同の忘年会を下記のとおり実施することとなりました。社員の慰労も兼ねて、役員が豪華景品を用意しゲーム大会なども行う予定ですので、是非とも万障お繰り合わせのうえ、ご参加くださいますようお願いいたします。

記

日時
場所

 なお、席次は当日くじ引きにて決定する予定です。
備考　当日やむを得ず欠席の場合は、〇月〇日までに担当：までご連絡ください。

 以上

社内研修会開催の案内・掲示の社内文書 

本年度の社内研修会を下記日程にて開催いたします。
今年度のテーマは「働き方改革における社内業務の効率化」とし、顧問社会保険労務士の〇〇様をお招きしご講演していただいたのちにグループディスカッションを行う予定です。
今年度の社員研修の一環としての実施ですのでご参加のほど、よろしくお願いいたします。
なお、業務その他で出席が難しい場合は〇月〇日までに各所属長にご連絡ください。

記

日時
場所
講師
対象者
その他　 

以上

ビジネス文書の発出に際しては、構想、作成・校閲、上司の決裁、発信、保管・・・といった流れで発出に至るのが一般的だと思います。
ビジネス文書の効果をより発揮するためにはどの行程も欠かせません。

構想作成・校正上司決裁発信保管

企業・団体によっては若干の違いはあると思いますが、本サイト（ビジネス文書クリップ）ではその流れに簡単な解説を加えてご紹介したいと思います(;’∀’)

（外部向けの社外文書の場合になります）

• 手順.1　

目的を明確にする
何のために作成するビジネス文書なのか。起案の前にまずはその目的をきちんと整理します。
いわば「構想その１」といえる作業になります。

• 手順.2　

誰から誰への文書であるかの確認
発信者、発信先をきちんと整理します。社長発だったり、所属長初だったり、団体や部署宛てだったり代表者あてだったり。確認すべきことは意外にたくさんあります。「構想その２」といえる作業ですね。

• 手順.3　

情報・資料の整理
お知らせだったら確かな内容資料が必要ですし、依頼文だったら依頼根拠となる各種データが必要なものです。

• 手順.4　

テンプレート・文例確認、作成
前例があれば参考にすることで、文書作成短縮にもなります。このサイトを参考にしてもらってもよいと思います。
それらをもとにいよいよ作成します。

• 手順.5　作成その③　最終確認

誤字・脱字チェック
時間がないときはこの行程は飛ばしがちですが、些細な誤字で印象が台無しになり、信用が失墜することもあります。
忙しくても校正作業は確実に行いましょう！

• 手順.6　決裁・発信

上司決裁・投函
部署発・上司発であれば上司決裁が必須です。投函を忘れては本末転倒。きちんと投函して発信作業、終了です。

• （おまけの…）手順.７　保管

保管・ファイリング
組織内の文書管理規定にもとづき、ファイリング・保管までして本当の終了です。

構想を怠れば、伝えるべきことを正確に伝えることができないかもしれません。
確認を怠れば、思わぬ間違いが起こり、発信元である会社の信用や作成者の信頼性を損ねることになるかもしれません。文書作成の流れはルーティンワークになるものです。慣れてきても手順は確実にこなしたいものですね。

今回の文例概要です

　今回は「詫び状」の文例（例文）およびレイアウト例です。
　「詫び状」は何かミスをした（やらかした…）場合に、相手と関係が悪くならないように、あるいは既に関係が悪くなっている場合に信頼関係を修復するために発信する文書ですよね。

　今回の文例は、商品に不具合があり、さらにその不具合が事故につながりかねない重大なものだった場合に作成されたものになります。
　私が作成したものではなく、私が使っていた文房具に不具合があり、メーカーから受け取った文書の改良・再作成版です。

　文章の構成は…定型句から始まり。

　・（状況説明）どのような不具合があるのか
　・（対応方法）返品・交換・修理等どのような対応をしてくれるのか
　・（末尾に丁寧なお詫び）できるだけ丁寧に

　などが明確に記載されています。欲を言えば、今後の改善方法、あるいは改善する意思表示なども記載できればなおよいと思いますが、十分な「詫び状」の文書形式になっていると思いますので、紹介させていただきます。
　…というところで、今回の文例は…。

今回の様式イメージです

今回の紹介文例のテキストデータです

令和元年（２０１９年）○月○○日

お客様各位

くまモン商会営業部

くまモン式ステープラー（くまステ）の使用中止のお願い

　平素は弊社製品を御愛顧賜り誠にありがとうございます。
　さて、弊社が販売（製造元：くまモン事務機器株式会社）しておりました標記くまモン式ステープラー（くまステ）におきまして、バネ部分が変形したことにより、使用されたお客様が負傷されるという事故が発生いたしました。この現象は弊社の他の製品におきましても発生する可能性がございます。

　つきましては、お客様のお手元に下記対象製品がございましたら、ただちにご使用を中止していただくとともに、弊社お客様・お問い合わせ窓口（フリーダイヤル 0120-000-000）までご連絡をくださいますようお願い申し上げます。 　
　なお、詳細につきましては、下記をご覧くださいますよう御願い申し上げます。

　お客様には多大なご迷惑をお掛けいたしますこと深くお詫び申し上げます。
ご理解とご協力を賜りますよう伏してお願い申し上げます。

1．対象商品
　品名：　くまモン式ステープラー（くまステ）
　品番：　kuma1592-a

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類似文例or関連文例です

詫び状　[謝罪文、請求金額誤り、請求書誤記のお詫び、社外文書]　

詫び状　[謝罪文、遅延・誤配等、社外文書]　

参照：ちょっと違う？場合は…
同じカテゴリー・タグに属するその他の文書などもご参照くださいませ

今回の文例概要です

　今回は案内状の文例（例文）およびレイアウト例です。
　通常は、このような「お知らせ」は通知として行うことが多いと思います。顧客だったり、取引相手だったり、特定の人・組織に対して行われるものなので、「通知」「お知らせ」とするものです。しかし、不特定多数の人を対象にする場合、あるいは特定の人であっても、文章の内容が必ずしも関係するとは限らないようなものについては、通知とすると厚かましさを感じる受けてもいるかもしれません。
　あんまり必要な情報じゃないと思うけど、今後もしかしたら関係することもあるかもしれまえんので、とりあえず教えておきますね…といったニュアンスで作成された文書になると思います。

※文例においては、値下がりした場合の案内にすべきだったと後悔です。そのほうがしっくりくる文書形態だと思います(´･ω･`)

今回の様式イメージです

今回の紹介文例のテキストデータです

令和元年（２０１９年）○月○○日

お客様各位

株式会社くまモン商会
　代表　球磨文蔵

くまモンこぶ茶の販売価格改定のご案内

拝啓　時下、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
　日頃は弊社のインターネット販売をご利用いただき、誠にありがとうございます。
　さて、首題の件につきまして、弊社では、主力製品である「くまモンこぶ茶」の販売価格を維持すべく努めてまいりましたが、原材料価格の著しい高騰により、一部商品におきまして販売価格を維持することが困難な状況となりました。
　つきましては、５月１日（●）ご注文分より、以下の通り、一部商品の販売価格を改定させていただきたくご案内申し上げます。
　すでに対象商品をご注文いただいているお客様におかれましては、誠に恐れ入りますが、何卒ご理解賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

記

　１．改定価格予定日：５月１日（●）　

※４月３０日（●）までのご注文分につきましては、現行価格にて販売させていただきます。

　２．改定対象商品：別紙１を参照願います

本状は、昨年５月以降に、弊社にご注文いただいたお客様全員に送付しております。
※本件についてのお問い合わせについては、弊社お客様相談デスク（TEL：096-***-****）までご連絡ください。

以上

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類似文例or関連文例です

送付状　[送り状・添書、イベントチラシ等の送付、送付とお願い]　

参照：ちょっと違う？場合は…
同じカテゴリー・タグに属するその他の文書などもご参照くださいませ

今回の文例概要です

　今回は詫び状の文例（例文）およびレイアウト例です。
　今回の「詫び状」はミスなどに伴うものではなく、形式的な詫び状といえると思います。というのも正当な理由があり、便宜上、あるいは主催者の顔を立てて、「詫び状」の形態をとっていますが、実質的には「断り状」のようなものになるかと思います。

　とは言っても不参加のため主催者に何らかの迷惑、不具合が生じることになるので、どんな理由であれ「お詫び」の形態のほうが、後々の関係性を考えてもよりよいものです。　

　それでいて、今回の文例は、不参加のための理由が、上手に相手を立てつつ、こちらの大義名分もきっちり説明できており、後味の良い、きれいにまとまった「詫び状」だと思いますので、ご紹介させていただきました。

今回の様式イメージです

今回の紹介文例のテキストデータです

令和元年（２０１９年）○月○○日

日本ゆるキャラ学会
会長 久磨　紋太朗

学校法人ゆるキャラ養成専門学院
　 学長　球磨 文蔵

第○○回貴会学術講演会への参加について（お詫び）

拝啓　晩秋の候、先生方におかれましては、益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。
　平素より、本校の事業運営並びに学生教育について多大なるご協力を賜り厚く御礼申し上げます。
　さて、来る●月●●日（日）に開催されます標記講演会につきまして、ご案内を賜り誠にありがとうございました。この講演会におきましては、全国的にも著明で●●学会をリードされている、●●教授をお招きされ、また多くのポスター口演も予定されており、本校の学生にとっても大変勉強になるものと考えておりました。
　しかしながら、当日はあいにく後期試験期間中であり学校行事を優先せざるを得ない状況でございます。
　つきましては、折角ご案内いただいたにもかかわらず、誠に残念ではございますが、学生参加につきましては、見合わせたいと存じますので、何卒ご了承を賜りたくお願い申し上げます。
　尚、本学の教員ならびに役職員は参加させていただく予定でございますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
　貴会学術講演階のご盛会を祈念し、書中にて甚だ恐縮ではございますがご案内のお礼と不参加のお詫びを申し上げます。

敬具

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類似文例or関連文例です

詫び状[お詫び文・欠席・出席キャンセル、社外文書]　

参照：ちょっと違う？場合は…
同じカテゴリー・タグに属するその他の文書などもご参照くださいませ

今回の文例概要です

　今回は送付状の文例（例文）およびレイアウト例です。
　イベント、催事を案内するポスターを送付するための文書なので「送付状」なのですが、送付したものの取り扱いを「お願い」する目的も同じくらいのウェイトをしめているので、実質は依頼状のカテゴリーに入れたほうがしっくりくると思います。
　送付することが主目的ですが、ただ送っても効果が薄いのは明らかなので、一定の効果を期待し、お願いも併せて行った文書になります。

今回の様式イメージです

今回の紹介文例のテキストデータです

事務連絡
令和元年（２０１９年）○月○○日

関係各位

全国ゆるキャラ協会連合会
会長　久磨　紋太朗

「２０１９ゆるキャラ日力レンダー」の送付ならびにご掲示のお願いについて

　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
　平素より本連合会の活動にご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
　さて、このたび「２０１９ゆるキャラの日カレンダー」を作成いたしましたので、ご送付申し上げます。１年間をとおしてご利用いただけるこのカレンダーは、本来のカレンダーとしての目的の他、（『５月１１日』は『ゆるキャラの日』）と定めた経緯、並びに『ゆるキャラの日』を広く社会に周知することを目的としております。
　つきましては、同カレンダーの趣旨をご理解のうえ、ご掲示についてご配意賜りますよう何卒宜しくお願い申し上げます。
　なお、同カレンダーは多少の残部がございますので、追加のご要望がございましたら本連合会事務局までご連絡くださいますよう併せてお願い申し上げます。
　

≪お問合せ先≫
全国ゆるキャラ協会連合会　総務課　広報係
　担当：肥後
　〒860-0000　熊本市中央区○○○○
　℡：096-000-0000　FAX：096-000-0001
　　Mail:info@yurukyara.xxxxxx　

　※なお、追加送付の際の送料につきましては着払いとさせていただきますので御了承くださいますようおねがいいたします。

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類似文例or関連文例です

送付状　[送り状・添書、イベントチラシ等の送付、送付とお願い]　

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今回の文例概要です

　今回は断り状の文例（例文）です。
　複数の業者に見積もりを依頼した際、採用した業者とはサービス契約（→契約書）だったり注文（→注文書）の運びとなると思いますが。不採用となった場合にはお断りをしなければなりません。

　提示していただいた見積書の「断り状」は、特にこちらからお願いした場合には心苦しいところもあると思いますが、かといってしないわけにもいかないことですので、きちんとした対応で礼を尽くしたいものです。

　今回の文例では明確な理由は敢えて盛り込んでいません。
　不採用であった事実と、慎重に検討した結果、やむなく、他社になったということを正直にお伝えし、申し訳ない気持ちを盛り込みました。

　また、今後も良い関係を続けていきたいということを盛り込み、今後も違う形で取引の継続ができるようにすることを念頭に置いた文章にしたつもりです。

　…とうことで、今回は、

今回の様式イメージです

今回の紹介文例のテキストデータです

令和元年（２０１９年）○月○○日

○○○○株式会社　御中

学校法人　ゆるキャラ養成専門学院
（担当：球磨　文子）

学生募集パンフレット・ポスターのお見積りについて（回答）

謹啓　時下ますます御清栄のこととお喜び申し上げます。
　平素より本学院の運営に際しまして格段の御厚情を賜り心より御礼申し上げます。
　さて、先般、標記製作物のお見積りの御願いをしました際には、ご多忙中にも係りませず、何度も足を運んでいただき、丁寧なご対応を賜り誠にありがとうございました。
　ご提示いただきましたお見積書、ならびに製作にあたってご提示いただきました計画等について、慎重に検討を重ねました結果、誠に残念ではございますが、今回は他社提示の企画を採用することとなりました。
　今後もご提案をお願いすることがあるかと存じますが、その際は何卒よろしくお願い申し上げます。
　まずは、略儀ながら書面にてご報告申し上げます。
　これまでの御提案、誠にありがとうございました。

謹白

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断り状②　[お断り文、見積辞退の申し出、社外文書]　

承諾状[承諾書・見積承諾の通知・発注通知]　

参照：ちょっと違う？場合は…
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今回の文例概要です

　今回は感謝状の文例（例文）およびレイアウト例です。
　講演会等での講師への感謝状なのですが、個人の功績などに対して感謝状を贈る際などにも転用可能だと思います。

　このサイトでも感謝状の紹介はすでに何度か行っており、文例の紹介も行っていますが、縦バージョンのものを作成しましたので、そのレイアウトを参考にしていただければと思っています。

　…ということで、今回の文例（というか主にレイアウト紹介ですが…）は…。

今回の様式イメージです

今回の紹介文例のテキストデータです

感 謝 状

肥後　椿 殿

　熊本ゆるキャラ専門学院生への特別講演（４月２９日）

貴殿は本学院主催の標記講演会
において御講演し本学院生の
教育ならびに本学院卒業生の実務指導力の向上に大きく貢献されました
よってここに深く感謝の意を表します

令和元年４月２９日

　熊本ゆるキャラ専門学院生
　　学院長　久磨　紋太朗

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類似文例or関連文例です

感謝状②［講演御礼等・賞状用紙]

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今回の文例概要です

　今回は案内状の文例（例文）です。
　入会案内、サービス案内のような募集のための案内状の文例になります。どのようば募集内容なのか、案内に応じたらどのようなメリットがあるのかを明確にし、応じてもらえない場合でも内容に賛同をいただけたら周知を期待することもできるような構成となっています。

　案内状ということで、目的や意図を明確にし、相手にいかに興味を持ってもらうか、が非常に大事になります。（というかそれがすべてですよね）
　なので、相手に応じてもらえるような、表現や、レイアウトが特に大事になります。
　表現においては、場合によっては嘘にならない範囲でやや誇張気味に書く必要があるかもしれません。また、レイアウトにおいては派手過ぎず、地味すぎず、内容に応じたテーマを設定する必要がありますね。

　…ということで、今回の文例は…。

前に一度作成しているのですが、令和ヴァージョンで再度作成してみました(´･ω･`)
（以前作成したものこちらです→）

今回の様式イメージです

今回の紹介文例のテキストデータです

令和元年（２０１９年）○月○○日

各　　位

くまモン市立くまモン博物館
館長　久磨　紋太朗
　（株式会社くまモン商会代表取締役）

くまモン市立くまモン博物館友の会・会員募集について（ご案内）

　日ごろより、当博物館の事業運営につきまして、格段のご理解、ご協力を賜り誠にありがとうございます。
　さて、「くまモン市立くまモン博物館友の会」では、より多くの皆様に熊本の歴史に触れていただき、当館の雰囲気を感じていただくために、標記友の会会員を募集しております。
　特典といたしましては、当館の入館料が無料になることはもとより、年に２回程度開催されます特別展覧会のご案内をさせていただきます。また、発掘調査体験など様々な参加イベントも用意しております。
　つきましては、ぜひこの機会に入会をご検討くださいますようご案内申し上げます。
　また、学校関係者様におかれましては、学生・職員の皆様へのご周知方についてもご協力を賜りますよう宜しくお願い申し上げます。
　なお、入会のお申し込みにつきましては、当館総合受付にて行なっておりますが、郵送による受付も可能ですので、御希望の方は下記担当者までご連絡下さいますようお願い申し上げます。

記

友の会名称　　 くまモン市立くまモン博物館友の会
会員種別・年会費　 一般会員（5,000円）、
学生会員（3,000円）、
企業団体・賛助会員（20,000円以上）
※その他詳細につきましては事務局までお問合せ下さい。
お問合せ先 くまモン市立くまモン博物館　事務局（担当：久磨元子）
〒860-0000　熊本市中央区○○○○
℡：096-000-0000　/　fax：096-000-0000

以上
　　　　　　　

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案内状　[案内文、募集、周知依頼、友の会の会員募集]　

参照：ちょっと違う？場合は…
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