Ad-Ministerie a contribué activement au développement de cette application et vous propose aujourd’hui un processus entièrement numérique pour le dépôt de vos actes modificatifs sous seing privé.
Nous nous chargeons de la charge administrative. Le processus est le suivant :
Vous nous transmettez par e-mail les décisions signées (procès-verbaux d’assemblée générale ou du conseil d’administration). Ad-Ministerie vérifie immédiatement si votre dossier est éligible au dépôt électronique via JustAct.
Si le dépôt numérique est possible, nous demandons une procuration (exemple) via JustAct pour la personne habilitée à signer.
Pour traiter correctement la publication au Moniteur belge, nous avons besoin des données d’identification de chaque administrateur ou représentant permanent nommé (conformément aux décisions jointes) :
Ad-Ministerie prépare la publication et vous la soumet pour approbation. Après votre accord et le paiement des frais (frais de publication et honoraires), nous procédons au dépôt électronique définitif. Vous recevez immédiatement la preuve de dépôt et la facture (via PEPPOL).
Ne vous inquiétez pas. Si un dossier ne peut pas être traité par voie électronique pour des raisons techniques ou juridiques, Ad-Ministerie s’occupe de l’ensemble de la procédure par la voie papier classique. Vous avez ainsi la certitude d’une publication correcte en toutes circonstances.
]]>Nous souhaitons vous informer d’une décision importante que nous avons prise pour notre entreprise, Ad-Ministerie.
Au cours des dernières années, nous avons connu une croissance importante. Les résultats ont été excellents, mais nous avons conclu qu’il ne serait pas possible de maintenir ce rythme en 2024.
Nous avons cherché du personnel, des partenaires ou d’autres opportunités de collaboration, mais nous n’avons rien trouvé.
C’est pourquoi nous avons décidé de restructurer notre portefeuille clients.
Sur la base de la taille et de la complexité des dossiers, nous avons décidé de poursuivre notre collaboration avec un nombre limité de clients.
Nous informerons les autres clients qu’ils ne pourront plus bénéficier de nos services.
Nous comprenons que cette nouvelle peut être décevante pour certains clients. Nous tenons à vous remercier pour votre confiance et votre collaboration au cours des dernières années.
Nous espérons que vous comprendrez notre décision.
Fermeture de la clientèle
Nous avons mis en place une fermeture de la clientèle. Cela signifie que nous ne pouvons pas accepter de nouveaux clients pour le moment.
Nous espérons pouvoir vous servir à nouveau à l’avenir.
Cordialement,
Adriaan de Leeuw – Administateur
]]>Cette circulaire a pour objet d’uniformiser le traitement des publications par les greffes des différents tribunaux de l’entreprise.
Ci-dessous, nous listons les réponses aux questions les plus fréquemment posées.
En cas de licenciement ou de nomination à un poste de direction, une copie recto verso de la carte d’identité (numéro de registre national) ou de la carte d’étranger (numéro BIS) est demandée.
Lorsqu’il n’est pas possible de déposer une copie recto verso des documents d’identité du membre de l’organe d’administration qui est remplacé (p. ex. l’administrateur démissionnaire ne peut plus être contacté ou refuse de collaborer), un document signé par le membre de l’organe d’administration ayant un pouvoir de représentation et indiquant le motif pour lequel une telle copie ne peut être déposée suffit.
Si le membre de l’organe d’administration n’a pas de numéro BIS, il y a lieu de compléter la case numéro de registre national du volet C du formulaire I ou II par sa date de naissance et transmettre au greffe une copie d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport).
Si l’adresse à l’étranger n’est pas mentionnée sur la carte d’identité ou le passeport, une preuve de résidence datant de moins de 3 mois est requise.
Ces données sont utilisées pour la création du numéro BIS par la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale.
Des documents à déposer au dossier doivent être signés par la ou les personne(s) ayant le pouvoir de représenter la personne morale (organes) ou le cas échéant par le notaire instrumentant (article 1:9, § 2, alinéa 2, 6°, AR CSA).
Dans le même sens, le Code des sociétés et des associations prévoit que les copies des procès-verbaux à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs administrateurs ayant le pouvoir de représentation.
Une signature électronique peut être utilisée pour les documents qui peuvent être déposés par voie électronique.
Lorsqu’un document électronique est imprimé, il ne peut être qu’une copie, la signature électronique (certifiée) perdant en principe sa fonction d’identification dès que le document signé électroniquement est imprimé, en raison du fait que la fiabilité technique du document électronique est perdue.
Pour remédier à ce problème, la signature électronique sur des documents générés par voie électronique peut être matérialisée, par exemple :
i) via l’article XII.25, § 11, du Code de droit économique, dans la mesure où la signature matérialisée satisfait aux mêmes conditions que celles relatives à la signature électronique avancée ;
ii) via l’authentification par un notaire d’une signature électronique, conformément à l’article 1er, alinéa 4, de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat ;
ou la copie (c’est-à-dire le document imprimé sur papier) peut être signée par une signature manuscrite d’un ou plusieurs membres de l’organe d’administration ayant un pouvoir de représentation.
Ce sont les statuts de la personne morale qui vont déterminer qui peut l’engager vis-à- vis des tiers. On peut, en outre, souligner que le pouvoir de représentation ne peut être confié à des tiers. Le pouvoir de représentation n’appartient qu’aux organes (organe d’administration, …) de la personne morale.
Cependant, l’assemblée générale ou l’organe d’administration peut également confier un mandat spécial à une ou plusieurs personnes afin d’accomplir les formalités de publicité avec usage de la signature y afférente (un mandataire muni d’une procuration spéciale).
Depuis le 1er août 2023, les greffiers doivent vérifier l’existence d’une interdiction de gérer belge dans le Registre central des interdictions de gérer (JustBan) via un « service web ».
Même s’il sera possible à l’avenir que les greffes effectuent automatiquement ce contrôle en entrant le numéro de registre national, en pratique, une déclaration concernant l’absence d’interdiction professionnelle est demandée pour chaque (re)nomination.
Nous avons établi une déclaration d’absence d’une interdiction de gérer, que vous pouvez télécharger et signer électroniquement.
Si vous faites appel à nos services, il est conseillé de prévoir une procuration dans les décisions relatives aux formalités de publication. Nous pouvons alors effectuer les formalités administratives nécessaires, notamment la signature des formulaires de publication.
Si aucune procuration n’est fournie, nous devons présenter une procuration donnée par le signataire des formulaires + copie recto verso de sa carte d’identité.
]]>Tous les actes déposés des entreprises sont disponible en ligne sur le site du Moniteur belge depuis le 01/01/1997. Vous devez donc faire une distinction avant et après cette date.
Grâce au moteur de recherche du Moniteur belge vous pouvez avoir accès en ligne aux extraits de tous les actes déposés depuis 01/01/1997 (uniquement entreprises) et les références des publications depuis 1983.
Vous remplissez les détails (dans la plupart des cas, le champ du numéro d’entreprise suffit) et cliquez sur LISTE. Vous recevez une liste des publications dans l’ordre chronologique (les plus récents en haut). Dans cette liste, vous cherchez la publication concernée, et cliquez sur IMAGE (en bleu) et l’image apparaît sur votre écran.
En 2003 la Banque Carrefour des Entreprises est venue dans la vie administrative comme apothéose de la simplification de l’administration. Elle contient des données des entreprises commerciales, des professions libres et des associations.
Cette base de données est accèssible au public
Vous pouvez effectuer des recherches par numéro d’entreprise ou dénomination de l’entreprise ou de l’établissement et puis en cliquant sur RECHERCHE D’ENTREPRISE vous trouverez en bas du page un lien vers les publications au Moniteur belge.
Les actes, qui ne sont pas disponible en ligne, peuvent être obtenus par :
-soit en vous dirigeant vers le tribunal de commerce compétent, où vous pouvez prendre une copie de tout acte se trouvant dans le dossier de la société concernée.
– soit en vous dirigeant vers le Moniteur belge, Chaussée d’Anvers 53 à 1000 Bruxelles, numéro de téléphone gratuit : 0800-98 809
Vous pouvez faire appel à nos services pour chercher des statuts souhaités. Contactez-nous par téléphone ou de préférence par email.
]]>Les artistes-interprètes et les producteurs, ne pouvant pas empêcher la diffusion publique de leur répertoire, perçoivent une rémunération que les utilisateurs sont obligés de payer. Elle est dite équitable parce qu’elle est résultat de longues négociations.
Combien il faut payer dépend de qui doit payer (voir ci-dessus). Le tableau complet et l’information sur les prix vous donneront une idée.
Par la simplification de l’administration, entre autre par la création de la banque-carrefour des entreprises, la déclaration se fait relativement simple.
Les exploitations permanents sont contactées directement la première année et les années suivantes elles reçoivent une invitation à payer la rémunération équitable.
Les exploitations temporaires sont tenues de déclarer leur activité au moins 5 jours avant le commencement.
Vous pouvez utiliser des formulaires pour la première déclaration ou pour l’activité temporaire. Il y également un site web vous permettant de calculer la rémunération et de faire la déclaration.
SABAM perçoit les droits de “création”, lorsque ce travail des compositeurs et les auteurs des chansons, etc… est diffusé en public. On peut également les appeler les « droits d’auteur »
La rémunération équitable est perçue pour l’utilisation en lieu public du répertoire musical, artistique et elle donc destinée aux artistes-interprètes et les producteurs.
L’info site de la rémunération équitable est bien documentée et vous donne une réponse à la plupart de vos questions. Vous pouvez également faire appel à nos services pour faire la déclaration. Un simple mail suffira.
]]>Ce certificat peut être obtenu auprès du greffe du tribunal de commerce compétent à laquelle appartient votre entreprise. L’inconvénient est que vous devez vous y rendre sur place, mais en général, vous obtenez le certificat immédiatement après le paiement des frais de greffe.
Vous pouvez également faire appel à nos services.
]]>L’article 1328 du code civil définit qu’il y a trois possibilités d’obtention d’une date certaine:
L’acte de constitution est la base de la création d’une nouvelle société, qui selon le choix de la forme juridique (société en commandite simple, société coopérative à responsabilité illimitée, société en nom collectif) peut être rédigé sous seing privé ou légalement requise par acte notarié. (société privée à responsabilité limitée, société anonyme, société coopérative à responsabilité limitée, société en commandite par actions).
Les éléments suivants doivent être inclus dans l’acte:
L’acte de constitution est accompagné des autres documents comme:
Les actes sous seing privés doivent être rédigés en autant d’exemplaires qu’il y a des parties, et chaque copie doit indiquer le nombre d’originaux. Important est l’enregistrement de l’acte. C’est seulement en enregistrant l’acte que l’on obtient une date d’enregistrement.
Dans les 15 jours après la date de constitution, un extrait doit être déposé au greffe du tribunal de commerce compétent conçus en utilisant les formulaires standardisés.
]]>Une association ou une fondation est considérée comme très grande si:
Une association ou une fondation est considérée comme grande si:
Une association ou une fondation est considérée comme petite si:
La définition de la taille détermine, dans une large mesure un certain nombre de tâches administratives d’une association.
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