Voor assistants is dit herkenbaar. Je werk draait niet alleen om taken uitvoeren, maar ook om timing, vertrouwen, overzicht en communicatie. AI kan een conceptmail maken, maar jij weet of de toon klopt. AI kan actiepunten samenvatten, maar jij merkt of er gevoeligheden onder de oppervlakte spelen. AI kan structuur aanbrengen, maar jij bepaalt hoe die structuur werkt voor jouw manager, team en organisatie.

AI maakt kritisch denken belangrijker

Een van de belangrijkste soft skills in een wereld met AI is kritisch denken. AI-output kan bruikbaar zijn, maar ook onvolledig, te algemeen of feitelijk onjuist. Als je alles klakkeloos overneemt, loop je risico. Juist daarom wordt het belangrijker om vragen te stellen: klopt dit, mist er context, is dit passend voor de doelgroep en kan ik dit controleren?

Het World Economic Forum noemt analytisch denken de belangrijkste kernvaardigheid voor werkgevers. Daarnaast worden AI en big data als snelgroeiende vaardigheden genoemd. Dat laat zien dat technologie en denkvaardigheid bij elkaar horen. Je hebt digitale tools nodig, maar ook het vermogen om output te beoordelen, verbanden te zien en betere beslissingen te nemen.

Communicatie blijft menselijk werk

AI kan helpen om teksten te formuleren, maar communicatie is meer dan woorden op papier. Het gaat ook om timing, relatie, nuance en effect. Een bericht dat inhoudelijk klopt, kan nog steeds verkeerd vallen als de toon niet past. Een samenvatting kan compleet zijn, maar toch de gevoeligste kwestie missen. Dat is precies waar menselijke communicatievaardigheid belangrijk blijft.

Voor jou als assistant is dit een kernkwaliteit. Je schakelt tussen managers, collega’s, externe contacten en verschillende belangen. Je weet vaak hoe een boodschap moet landen en wanneer iets beter eerst mondeling besproken kan worden. AI kan je helpen met formuleringen, maar jij blijft degene die inschat wat professioneel, zorgvuldig en effectief is.

Empathie en vertrouwen zijn moeilijk te automatiseren

Organisaties draaien niet alleen op informatie, maar ook op vertrouwen. Mensen werken beter samen als ze zich gehoord, begrepen en serieus genomen voelen. AI kan patronen herkennen, maar geen echte werkrelatie opbouwen. Empathie, luisteren, aanvoelen en zorgvuldig reageren blijven daarom heel erg belangrijk.

De OECD Skills Outlook 2025 benadrukt dat vaardigheden voor de 21e eeuw niet alleen gaan over technische kennis, maar ook over onder meer adaptief probleemoplossen en sociale en emotionele vaardigheden. Die vaardigheden zijn bovendien ongelijk verdeeld, waardoor blijven ontwikkelen belangrijk is voor werk, productiviteit en sociale samenhang. In een digitale werkomgeving worden juist deze menselijke vaardigheden bepalend voor samenwerking.

Soft skills helpen je AI beter aan te sturen

AI goed gebruiken vraagt meer dan weten waar de knop zit. Je moet duidelijk kunnen formuleren wat je nodig hebt, de juiste context geven en output bijsturen. Dat vraagt taalvaardigheid, doelgerichtheid en beoordelingsvermogen. Wie vaag vraagt, krijgt vaak vage antwoorden. Wie scherp denkt en communiceert, krijgt betere ondersteuning.

Dit betekent dat soft skills direct invloed hebben op je digitale effectiviteit. Als jij goed weet wat je manager nodig heeft, kun je AI gerichter inzetten. Als jij helder kunt samenvatten wat het doel van een overleg is, kun je betere prompts maken. Als jij kritisch kunt beoordelen welke informatie relevant is, gebruik je AI als hulpmiddel in plaats van als automatische beslisser.

De rol van de assistant wordt strategischer

AI kan repetitieve of voorbereidende taken versnellen. Daardoor ontstaat ruimte voor werk dat meer draait om afweging, coördinatie en advies. Dat gebeurt echter niet vanzelf. Als je alleen dezelfde taken sneller doet, verandert je rol beperkt. Als je de vrijgekomen tijd gebruikt om vooruit te kijken, processen te verbeteren en je manager beter te ondersteunen, wordt je rol strategischer.

Microsoft beschrijft in de Work Trend Index 2025 dat organisaties bewegen richting hybride teams van mensen en AI-agents, waarin menselijk oordeel en digitale ondersteuning samenkomen. Voor assistants betekent dit dat de waarde verschuift van alleen uitvoeren naar regisseren, controleren, verbinden en verbeteren. Soft skills maken die verschuiving mogelijk.

Ontwikkel soft skills bewust

Soft skills ontwikkelen begint in de praktijk. Vraag feedback op je communicatie, reflecteer na lastige gesprekken en oefen met helder adviseren. Kijk ook naar momenten waarop samenwerking stroef loopt. Vaak liggen daar kansen om beter te luisteren, verwachtingen scherper te maken of belangen duidelijker te benoemen.

Je kunt klein beginnen. Stel in een overleg één verdiepende vraag. Vraag na afloop of je samenvatting helder was. Oefen met het benoemen van prioriteiten. Of gebruik AI om een eerste formulering te maken en beoordeel daarna bewust of de toon bij de situatie past. Zo ontwikkel je digitale en menselijke vaardigheden tegelijk.

Menselijke vaardigheden maken het verschil

Soft skills worden belangrijker in een wereld vol AI omdat technologie vooral waardevol is als mensen haar goed gebruiken. AI kan versnellen, ordenen en ondersteunen, maar niet zelfstandig bepalen wat verstandig, gevoelig of relationeel slim is. Voor assistants ligt daar juist een grote kans. Wie sterk is in communicatie, kritisch denken, empathie en samenwerking kan AI gebruiken zonder zijn of haar menselijke waarde te verliezen. De toekomst vraagt dus niet om minder menselijkheid, maar om professionals die technologie combineren met sterk professioneel oordeel

Het bericht Waarom soft skills belangrijker worden in een wereld vol AI verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Zelfvertrouwen begint bij rolbewustzijn

Als assistant ben je vaak de persoon die alles ziet samenkomen: agenda’s, prioriteiten, informatie, deadlines, gevoeligheden en verwachtingen. Dat overzicht is waardevol, maar het voelt soms alsof het “gewoon bij je werk hoort”. Daardoor onderschat je sneller je eigen invloed. Rolbewustzijn betekent dat je niet alleen weet wat je doet, maar ook begrijpt waarom het belangrijk is.

Een praktische vraag helpt: wat zou er misgaan als jij je werk niet goed deed? Het antwoord maakt vaak meteen duidelijk hoeveel waarde je toevoegt. Misschien zouden overleggen minder goed voorbereid zijn, deadlines sneller verschuiven of prioriteiten minder helder worden. Door dat te herkennen, groeit je professionele zelfvertrouwen. Je ziet scherper dat jouw bijdrage niet bijzaak is, maar een voorwaarde voor goed werk van anderen.

Communicatie maakt je zichtbaarder

Zelfverzekerd werken begint niet met harder praten. Het begint met helderder communiceren. Dat betekent dat je verwachtingen uitspreekt, prioriteiten bespreekt en vragen stelt als iets onduidelijk is. Zinnen als “Ik kan dit vandaag oppakken, maar dan schuift de voorbereiding van het overleg naar morgen. Wat heeft prioriteit?” helpen om je werk zichtbaar en bespreekbaar te maken.

Ook een zin als “Volgens mij missen we nog één besluit voordat ik dit kan afronden. Klopt dat?” laat zien dat je meedenkt. Je neemt niet klakkeloos taken aan, maar bewaakt kwaliteit en overzicht. Die zichtbaarheid is belangrijk voor carrièregroei. Mensen kunnen je pas erkennen als ze begrijpen welke afwegingen jij maakt en welke verantwoordelijkheid je neemt.

Analytisch denken helpt je vooruitkijken

Een assistant die alleen reageert, wordt sneller geleefd door de dag. Een assistant die analyseert, ziet patronen. Waarom loopt een overleg telkens uit? Waarom komen stukken steeds te laat? Waarom vraagt je manager steeds op het laatste moment om dezelfde informatie? Analytisch denken helpt je om problemen niet alleen op te lossen, maar ook te voorkomen. Dat maakt je rol strategischer.

Volgens het World Economic Forum blijft analytisch denken de belangrijkste kernvaardigheid voor werkgevers. Zeven op de tien ondervraagde bedrijven noemt deze vaardigheid essentieel. Voor assistants is dat logisch. Wie verbanden ziet, kan beter prioriteren, signaleren en adviseren. Je wordt niet alleen degene die dingen regelt, maar ook degene die helpt begrijpen waarom iets beter kan.

Flexibel zijn zonder jezelf te verliezen

Flexibiliteit hoort bij het assistantvak. Plannen veranderen, agenda’s schuiven en spoedvragen komen altijd tussendoor. Maar flexibel zijn betekent niet dat alles altijd kan. Zelfverzekerde professionals weten het verschil tussen meebewegen en zichzelf voorbijlopen. Je kunt vriendelijk blijven en toch duidelijk zijn: “Ik denk graag mee, maar als dit vandaag af moet, moeten we iets anders verplaatsen.”

Dat is geen weerstand, maar professioneel prioriteren. Het World Economic Forum noemt naast analytisch denken ook veerkracht, flexibiliteit en wendbaarheid als belangrijke vaardigheden. Juist die combinatie helpt je om stevig te blijven in een veranderende omgeving. Je laat zien dat je kunt schakelen, maar ook dat kwaliteit keuzes vraagt.

Advieskracht versnelt je carrière

Veel assistants groeien doordat ze niet alleen uitvoeren, maar ook adviseren. Dat hoeft niet groots te zijn. Advieskracht zit vaak in kleine momenten: je wijst op een risico in de planning, stelt een betere volgorde voor, signaleert dat een overleg weinig oplevert of maakt bespreekbaar dat een proces niet werkt. Daarmee laat je zien dat je verder kijkt dan de taak.

Begin klein en formuleer je advies als observatie. Bijvoorbeeld: “Ik merk dat deze overleggen veel voorbereiding vragen, maar weinig besluiten opleveren. Zullen we kijken of de agenda scherper kan?” Zo ben je niet dwingend, maar wel duidelijk. Je helpt de ander beter kiezen en laat tegelijkertijd jouw professionele blik zien.

Blijven leren maakt je sterker

Zelfvertrouwen groeit door ervaring, maar ervaring alleen is niet altijd genoeg. Je hebt ook taal, reflectie en nieuwe vaardigheden nodig. De OECD geeft aan dat bij- en omscholing belangrijk is voor volwassenen om veranderingen in werk goed te benutten. Voor assistants betekent dit dat je niet hoeft te wachten tot je “zeker genoeg” bent. Je wordt juist zekerder door te leren, te oefenen en feedback te vragen.

Kies daarom bewust welke vaardigheid jouw volgende stap ondersteunt. Dat kan communicatie zijn, projectmatig werken, digitale vaardigheid, timemanagement, AI-gebruik of persoonlijk leiderschap. Door één vaardigheid tegelijk te versterken, groeit je zelfvertrouwen op een praktische manier. Je merkt dat je niet alles tegelijk hoeft te kunnen om toch vooruit te komen.

Groei door zichtbaarder te worden

Zelfverzekerd worden op werk is geen kwestie van een ander karakter krijgen. Het gaat om vaardigheden ontwikkelen die je helpen om je waarde zichtbaar te maken. Voor assistants liggen die vaardigheden vooral in communicatie, analytisch denken, flexibiliteit, advieskracht en blijven leren. Wie daarin groeit, wordt minder afhankelijk van bevestiging van buitenaf en kan met meer rust, duidelijkheid en invloed werken aan de volgende stap in zijn of haar carrière.

Groei door. Val op. Word NextGen

Van twijfelen naar vertrouwen. Van uitvoeren naar invloed hebben. Groei begint bij jezelf. Tijdens The NextGen Assistant op 16 november ontwikkel je de mindset, vaardigheden en het zelfvertrouwen om zichtbaar te zijn, kansen te pakken en jouw toekomst als assistant actief vorm te geven.

Tijdens deze inspirerende dag krijg je inzichten van topsprekers uit verschillende vakgebieden die je uitdagen om anders te kijken naar jezelf, je werk en jouw toekomst als assistant. Je ontdekt hoe je met meer zelfvertrouwen zichtbaar wordt, jouw kwaliteiten beter benut en concrete stappen zet om verder te groeien. Van inspiratie en nieuwe perspectieven, naar werken aan je energie, mindset en zichtbaarheid tot het omzetten van inzichten in actie. Benieuwd naar het programma en de inspirerende sprekers? Download het programma >>

Het bericht Van onzeker naar zelfverzekerd: vaardigheden die je carrière versnellen verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Maar wat is Deep Democracy eigenlijk?

Deep Democracy is een methode om alle stemmen binnen een team te horen en te benutten. Niet alleen de meest aanwezige stemmen, maar juist ook de stille stemmen, twijfels en afwijkende meningen. De gedachte achter Deep Democracy is simpel: iedere stem telt. Want een team waarin iedereen hetzelfde denkt, lijkt misschien makkelijk, maar levert niet altijd de beste resultaten op. Juist verschillen in perspectief zorgen voor nieuwe inzichten, betere beslissingen en meer betrokkenheid.

Deep Democracy kijkt daarom niet alleen naar wat er tijdens een overleg wordt gezegd, maar ook naar wat er onder de oppervlakte speelt. Dit is de onderstroom: gevoelens, twijfels, irritaties of zorgen die wel aanwezig zijn, maar niet altijd worden uitgesproken. Door deze onderstroom zichtbaar en bespreekbaar te maken, ontstaat er meer begrip en verbinding binnen een team

Waarom Deep Democracy goed bij het secretariaat past…

Je hebt vaak een bijzondere positie binnen een organisatie. Je werkt met verschillende collega’s samen, staat dicht bij leidinggevenden en merkt vaak als eerste wanneer de samenwerking verandert. Misschien herken je deze situaties:

• Tijdens overleggen komen vooral dezelfde mensen aan het woord.
• Een collega zegt tijdens een vergadering “prima”, maar blijkt later toch twijfels te hebben.
• Er is onduidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden.
• Je merkt spanning in een team, maar niemand benoemt wat er speelt.
• Besluiten worden genomen, maar krijgen niet altijd de gewenste opvolging.

En juist op die momenten biedt Deep Democracy waardevolle inzichten. Het biedt praktische manieren om met dit soort situaties om te gaan.

5 herkenbare uitdagingen en wat Deep Democracy kan betekenen

1. Niet iedereen komt aan bod

In veel teams krijgen mensen die snel reageren of makkelijk praten automatisch meer ruimte. Hierdoor kunnen waardevolle ideeën van andere collega’s verloren gaan. Een eenvoudige Deep Democracy-techniek is om bewust iedereen aan het woord te laten. Bijvoorbeeld door tijdens een overleg eerst iedereen kort te laten reageren voordat er discussie ontstaat. Zo ontstaat meer balans en worden verschillende perspectieven zichtbaar.

2. Mensen spreken niet altijd uit wat ze echt vinden

Soms lijkt een team het eens te zijn, maar blijkt later dat er toch twijfels waren. Mensen houden hun mening soms voor zich omdat ze geen discussie willen veroorzaken of omdat ze denken dat hun mening niet belangrijk is. Binnen Deep Democracy wordt juist ruimte gemaakt voor de afwijkende mening. Een simpele vraag als ‘Wie kijkt hier anders naar?’ kan al zorgen voor nieuwe inzichten.

3. Verwachtingen over rollen zijn niet altijd duidelijk

Binnen een secretariaat werken mensen vaak samen met verschillende taken en verantwoordelijkheden. Toch kan er onduidelijkheid ontstaan over wie wat oppakt of wie ergens verantwoordelijk voor is. Door verwachtingen naar elkaar uit te spreken, worden verschillen zichtbaar en kunnen afspraken duidelijker worden gemaakt

4. Besluiten worden niet altijd gedragen

Een besluit nemen is één ding, maar ervoor zorgen dat iedereen zich betrokken voelt bij de uitvoering is iets anders. Door ruimte te geven aan twijfels of weerstand ontstaat er meer begrip. Vaak zit er achter weerstand belangrijke informatie: bijvoorbeeld een zorg, een praktisch probleem of een ander perspectief.

5. Er hangt iets in de lucht

Als assisant of ben je vaak goed in het aanvoelen van sfeer. Je merkt wanneer collega’s minder makkelijk samenwerken of wanneer de energie in een team verandert. In plaats van deze signalen te negeren, kan het helpen om ze nieuwsgierig te onderzoeken. Wat speelt er? Wat wordt niet uitgesproken? Juist daar begint vaak de verbetering.

Deep Democracy als vaardigheid voor de moderne management assistant

De rol van de assistant verandert. Naast organiseren en ondersteunen wordt steeds vaker gevraagd om mee te denken, verbinding te creëren en samenwerking te ondersteunen. Daarbij is kunnen luisteren naar verschillende perspectieven een belangrijke vaardigheid. Deep Democracy helpt om niet alleen te kijken naar wat zichtbaar is, maar ook naar wat er onder de oppervlakte gebeurt. Want verschillen binnen een team zijn niet iets wat je moet vermijden. Ze kunnen juist de sleutel zijn tot betere samenwerking. Niet minder verschillen, maar beter omgaan met verschillen: dát is de kracht van Deep Democracy.

Deep Democracy is één van de manieren om beter grip te krijgen op samenwerking binnen teams. Wil je je verder ontwikkelen in een coachende rol? Dan past de cursus Teamcoach op het secretariaat daar goed bij. Sabina Brammer, docent van deze cursus en Trainer en bedrijfscoach voor teamontwikkeling en samenwerking, laat jou zien hoe je alles uit je functie haalt en hoe je groeit in je rol als leidinggevende.

Het bericht Waarom Deep Democracy jouw geheime superpower is op het secretariaat verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Tegelijk is AI geen magische oplossing. Het levert vooral tijdwinst op als je duidelijk weet waarvoor je het gebruikt en als je de output kritisch controleert. Microsoft onderzocht in de Work Trend Index 2025 hoe AI kenniswerk verandert en beschrijft dat werk steeds vaker ontstaat in samenwerking tussen mensen en digitale ondersteuning. De productiviteitswinst zit dus niet in alles automatiseren, maar in beter verdelen wat AI doet en wat jij blijft beoordelen.

1. Sneller een eerste concept maken

Een lege pagina kost vaak veel tijd. Of je nu een mail, agenda, voorstel, uitnodiging of verslag moet maken: het begin is meestal het lastigst. AI kan helpen om sneller tot een eerste versie te komen. Je geeft aan wat het doel is, voor wie de tekst bedoeld is en welke toon je zoekt. Daarna gebruik je de output als basis, niet als eindversie.

Voor assistants kan dit veel schelen. Denk aan een conceptmail na een overleg, een eerste opzet voor een interne aankondiging of een korte introductietekst voor een bijeenkomst. Jij hoeft dan niet vanaf nul te beginnen. Wel blijf je verantwoordelijk voor nuance, volledigheid en toon. Vooral bij gevoelige communicatie is jouw beoordeling belangrijker dan de snelheid van AI.

2. Lange informatie terugbrengen tot de kern

Veel werk gaat op aan informatie verwerken. Lange documenten, mailwisselingen, notulen, rapporten en beleidsstukken vragen aandacht. AI kan helpen om sneller de hoofdlijn te vinden. Je kunt vragen om een samenvatting, actiepunten, openstaande vragen of risico’s. Dat maakt het makkelijker om overzicht te krijgen voordat je zelf de details controleert.

Onderzoek naar generatieve AI in kenniswerk laat zien dat gebruikers vooral waarde ervaren bij duidelijk gestructureerde, tekstgebaseerde taken. In een studie naar Microsoft 365 Copilot rapporteerden administratieve medewerkers relatief hoge bruikbaarheid en betrouwbaarheid, vooral bij productiviteit en werkdrukvermindering in gestructureerde taken. Dat sluit goed aan bij assistantwerk, waarin veel informatie moet worden verwerkt en doorgegeven. Controle blijft wel nodig, zeker wanneer de samenvatting gebruikt wordt voor besluiten.

3. Betere voorbereiding van overleggen

AI kan ook helpen om vergaderingen scherper voor te bereiden. Denk aan het opstellen van een agenda op basis van bespreekpunten, het formuleren van besluitvragen of het ordenen van input van verschillende collega’s. Daardoor kom je sneller tot een duidelijke structuur en voorkom je dat overleggen verzanden in losse updates.

Als assistant kun je AI bijvoorbeeld vragen: “Maak van deze punten een agenda met onderscheid tussen informeren, bespreken en besluiten.” Daarna beoordeel je zelf of de volgorde logisch is en of de belangrijkste onderwerpen genoeg tijd krijgen. Zo gebruik je AI om de voorbereiding te versnellen, terwijl jij de context bewaakt. Dat maakt je rol juist sterker, omdat je meer aandacht kunt besteden aan de kwaliteit van het overleg.

4. Ideeën ordenen en opties vergelijken

AI is handig als je veel losse ideeën hebt en structuur zoekt. Je kunt het gebruiken om opties te ordenen, voor- en nadelen naast elkaar te zetten of scenario’s te maken. Bijvoorbeeld bij het organiseren van een event, het verbeteren van een werkproces of het voorbereiden van een ontwikkelgesprek. AI helpt dan om breder te denken en blinde vlekken te ontdekken.

Dit werkt vooral goed als je zelf duidelijk aangeeft wat de randvoorwaarden zijn. Denk aan budget, doelgroep, tijd, doel en gewenste toon. Hoe concreter je bent, hoe bruikbaarder de output wordt. Daarna blijft jouw professionele afweging doorslaggevend. AI kan opties geven, maar jij weet welke optie past bij de organisatie, de mensen en de situatie.

5. Herhalende taken slimmer aanpakken

Veel productiviteitswinst zit in terugkerende taken. Denk aan standaardmails, checklists, agendaformats, actielijsten of reminders. AI kan helpen om hiervoor formats te maken of bestaande formats te verbeteren. Daardoor hoef je niet steeds opnieuw hetzelfde wiel uit te vinden.

Voor assistants is dit een logische toepassing. Je kunt AI vragen om een checklist voor een kwartaaloverleg, een standaardstructuur voor notulen of een format voor projectupdates. Als je die formats eenmaal goed hebt gemaakt en aangepast aan je organisatie, bespaar je herhaaldelijk tijd. De kunst is om AI niet iedere keer opnieuw willekeurig iets te laten maken, maar om goede basisformats op te bouwen die je blijft gebruiken.

Maak productiviteit niet belangrijker dan kwaliteit

AI kan je productiever maken, maar alleen als je bewust blijft werken. Sneller is niet automatisch beter. Zeker bij teksten, besluiten, persoonsgegevens, vertrouwelijke informatie of gevoelige communicatie moet je kritisch blijven. Deel geen vertrouwelijke informatie in tools waarvan je niet weet hoe data wordt verwerkt en controleer altijd of de output klopt.

De Europese Commissie benadrukt dat digitale vaardigheden belangrijk zijn om mee te kunnen in een digitale samenleving en arbeidsmarkt. Daarbij gaat het niet alleen om toegang tot technologie, maar ook om het niveau van digitale vaardigheden. Productiever werken met AI vraagt dus digitale volwassenheid: weten wat kan, wat niet verstandig is en waar jouw controle nodig blijft.

Slimmer werken begint bij bewust kiezen

AI maakt je productiever op het werk wanneer je het inzet voor taken die veel tijd kosten, maar niet volledig afhankelijk zijn van menselijk oordeel. Denk aan eerste concepten, samenvattingen, overlegvoorbereiding, ideeën ordenen en herhalende formats. Voor assistants kan dat veel ruimte opleveren, juist omdat hun werk vaak bestaat uit schakelen, structureren en communiceren. De echte winst ontstaat wanneer je AI gebruikt om sneller tot een basis te komen, zodat jij meer aandacht kunt besteden aan kwaliteit, context en professionele afweging.

Het bericht 5 manieren waarop AI je productiever maakt op het werk verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Invloed begint met begrijpen waar jouw waarde zit

Invloed heeft niet altijd te maken met functietitel of hiërarchie. Je kunt ook invloed hebben omdat je overzicht hebt, vertrouwen opbouwt en precies weet waar processen vastlopen. Als assistant heb je vaak een bijzondere positie. Je ziet de agenda van je manager, hoort wat er in teams speelt en merkt wanneer afspraken niet goed landen. Die informatie geeft je een scherp beeld van wat er nodig is.

Toch wordt die invloed pas zichtbaar als je haar benoemt. Als je denkt dat anderen vanzelf zien wat jij ziet, blijf je afhankelijk van toeval. Vraag jezelf daarom af: welke signalen vang ik op die relevant zijn voor betere samenwerking of besluitvorming? Misschien zie je dat overleggen te weinig besluiten opleveren, dat informatie te laat komt of dat collega’s steeds dezelfde vragen stellen. Dat zijn geen kleine irritaties, maar waardevolle signalen.

Spreek vanuit observatie, niet vanuit oordeel

Veel professionals vinden het lastig om hun stem te laten horen omdat ze bang zijn kritisch of negatief over te komen. Dat risico wordt kleiner als je spreekt vanuit observatie. Je zegt dan niet: “Dit overleg werkt niet.” Je zegt: “Ik merk dat we veel tijd besteden aan updates, maar weinig besluiten vastleggen. Zullen we de agenda anders opbouwen?” Daarmee maak je het onderwerp bespreekbaar zonder iemand aan te vallen.

Assertief communiceren draait precies om die balans. Je benoemt wat je ziet, welk effect dat heeft en wat volgens jou een betere richting kan zijn. Harvard Business Publishing beschrijft een assertiviteitsformule waarin je begint met een korte, objectieve beschrijving van gedrag, daarna het effect benoemt en vervolgens aangeeft wat dit met je doet. Dat helpt om duidelijk te zijn zonder agressief te worden. Voor assistants is dit praktisch, omdat je vaak belangen moet verbinden zonder de relatie te beschadigen.

Bereid je bijdrage voor

Je stem laten horen wordt makkelijker als je vooraf weet wat je wilt zeggen. Zeker in overleggen met veel senioriteit of snelheid kan het lastig zijn om spontaan in te breken. Bereid daarom één of twee punten voor. Wat wil je onder de aandacht brengen? Welke vraag wil je stellen? Waar kan jouw blik helpen om het gesprek scherper te maken?

Dat hoeft niet groot te zijn. Je kunt bijvoorbeeld vooraf bedenken: “Ik wil aan het einde van het overleg vragen wie eigenaar is van de acties.” Of: “Ik wil benoemen dat de planning alleen haalbaar is als de input vrijdag binnen is.” Zo maak je invloed concreet. Je hoeft niet overal iets van te vinden, maar je kiest bewust waar jouw bijdrage waarde toevoegt.

Gebruik vragen om invloed op te bouwen

Invloed hoeft niet altijd te beginnen met een stelling. Goede vragen kunnen minstens zo krachtig zijn. Ze helpen anderen om scherper na te denken en maken jou zichtbaar als iemand die overzicht en kwaliteit bewaakt. Denk aan vragen als: “Wat is hier het gewenste besluit?”, “Wie heeft de actie na dit overleg?” of “Welke prioriteit krijgt dit ten opzichte van de lopende deadlines?”

Voor assistants zijn vragen vaak een natuurlijke manier om invloed uit te oefenen. Je hoeft niet de inhoudelijke eigenaar van een onderwerp te zijn om het proces te verbeteren. Door goede vragen te stellen, breng je structuur aan. Dat is precies de vorm van invloed die in veel organisaties onderschat wordt, maar dagelijks verschil maakt.

Stem je communicatiestijl af op de situatie

Invloed groeit wanneer je niet alleen weet wat je wilt zeggen, maar ook hoe je boodschap het beste landt. De ene collega heeft behoefte aan directe duidelijkheid, de ander aan context. Een manager wil misschien snel weten wat het besluit is, terwijl een projectteam eerst de achtergrond wil begrijpen. Harvard Professional Development benadrukt dat je communicatiestijl grote invloed heeft op samenwerking en dat het kunnen aanpassen van je stijl helpt om een positieve werkcultuur te creëren.

Dat betekent niet dat je jezelf moet aanpassen tot je onzichtbaar wordt. Het betekent dat je bewuster kiest hoe je jouw boodschap brengt. Soms is een korte mail genoeg. Soms werkt een één-op-één gesprek beter. En soms moet je iets juist in een overleg benoemen, omdat iedereen dezelfde informatie nodig heeft. Invloed zit dus ook in timing en kanaalkeuze.

Bouw vertrouwen door consequent te zijn

Je krijgt meer invloed wanneer mensen merken dat jouw bijdrage betrouwbaar is. Dat betekent dat je niet alleen spreekt wanneer je geïrriteerd bent, maar regelmatig meedenkt vanuit het gezamenlijke doel. Als jij consequent heldere vragen stelt, goede voorbereiding levert en risico’s tijdig benoemt, gaan collega’s jouw stem vanzelf serieuzer nemen.

Voor assistants is dat een sterke route naar zichtbaarheid. Je hoeft jezelf niet te overschreeuwen. Je bouwt invloed door kwaliteit, rust en scherpte. Mensen gaan je betrekken omdat ze weten dat je verder kijkt dan de taak van vandaag. Dat maakt je rol sterker en strategischer.

Laat je stem horen met professionele rust

Meer invloed op de werkvloer ontstaat niet door harder te worden, maar door bewuster te communiceren. Voor assistants ligt invloed vaak in overzicht, timing, voorbereiding en het vermogen om signalen uit de praktijk te vertalen naar betere keuzes. Door te spreken vanuit observatie, goede vragen te stellen en je bijdrage goed te timen, laat je je stem horen zonder dominant te worden. Zo wordt invloed geen kwestie van positie, maar van professioneel gedrag dat anderen helpt om beter samen te werken.

Het bericht Meer invloed op de werkvloer? Zo laat je je stem horen verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

De werkdruk onder assistants is hoog. Dat herken je waarschijnlijk meteen. Volle agenda’s, last-minute wijzigingen, hoge verwachtingen en een eindeloze stroom aan berichten, verzoeken en deadlines. Vaak ben jij de stille kracht achter de organisatie. Degene die zorgt dat alles blijft draaien, ook als een groot deel van dat werk onzichtbaar blijft. Juist omdat assistants betrokken zijn, nemen ze vaak meer verantwoordelijkheid op zich dan hun functieomschrijving ooit heeft bedoeld. Maar steeds vaker klinkt de vraag: tegen welke prijs?

Succes ziet er niet voor iedereen hetzelfde uit

Veel professionals hebben jarenlang geleerd dat succes betekent dat je altijd klaarstaat. Overuren maken, flexibel zijn en jezelf aanpassen als het nodig is, hoorden daar bijna vanzelfsprekend bij.

De nieuwe generatie professionals kijkt daar anders naar. Succes gaat niet alleen over promoties, verantwoordelijkheden of een volle agenda. Mentale gezondheid, werkgeluk, persoonlijke ontwikkeling en een leven buiten het werk tellen minstens zo zwaar mee. Voor sommigen voelt dat misschien als minder toewijding. Maar je kunt het ook zien als bewustzijn. Want wat heeft een organisatie aan professionals die jarenlang alles geven, maar uiteindelijk uitgeput raken of hun plezier in het vak verliezen?

De nieuwe generatie management assistants stelt daarom een andere vraag: hoe kan ik succesvol zijn én duurzaam inzetbaar blijven?

Druk zijn is niet hetzelfde als waarde toevoegen

In het assistantvak bestaat soms nog het idee dat druk zijn bewijst hoe waardevol je bent. Hoe voller je agenda, hoe belangrijker je werk lijkt. Maar druk zijn is niet hetzelfde als impact maken. Veel management assistants merken dat hun dagen vollopen met operationele taken, ad-hocverzoeken en problemen van anderen. Aan het einde van de dag is er hard gewerkt, maar blijft er weinig ruimte over voor ontwikkeling, overzicht of werk dat echt verschil maakt.

De nieuwe generatie assistants lijkt minder bereid om dat zomaar te accepteren. Ze stellen vragen die het vak verder kunnen brengen:

• Kan dit slimmer?
• Waarom doen we dit eigenlijk zo?
• Welke taken voegen echt waarde toe?
• Hoe kan technologie ruimte maken voor belangrijker werk?

Die vragen zijn niet lastig, ze zijn nodig. Zeker in een vak dat snel verandert en waarin assistants steeds vaker een bredere, meer strategische rol pakken.

Grenzen stellen is óók professioneel

Misschien zit de grootste verandering wel in de manier waarop nieuwe professionals naar grenzen kijken. Waar grenzen stellen vroeger soms voelde als een gebrek aan flexibiliteit, wordt het steeds vaker gezien als een professionele vaardigheid. Niet alles hoeft vandaag. Niet elk bericht vraagt direct een reactie. Niet iedere taak hoeft door dezelfde persoon gedaan te worden. Dat betekent niet dat betrokkenheid verdwijnt. Integendeel. Juist assistants die bewust omgaan met hun energie, aandacht en tijd kunnen vaak langer, scherper en met meer plezier bijdragen. Grenzen stellen helpt je om beschikbaar te blijven voor wat er écht toe doet.

Wat kunnen we leren van de nieuwe generatie assistants?

Het is verleidelijk om dit alleen als een generatieverschil te zien. Jong versus ervaren. Nieuw versus oud. Maar misschien gaat het om iets groters. Misschien kijken nieuwe professionals met frisse ogen naar overtuigingen die jarenlang vanzelfsprekend waren. Dat werk altijd op één moet staan. Dat druk zijn hetzelfde is als succesvol zijn. Dat beschikbaarheid belangrijker is dan effectiviteit. Dat jezelf wegcijferen onderdeel is van professionaliteit. De nieuwe generatie management assistants stelt die aannames steeds vaker ter discussie. En juist daarom zijn ze waardevol voor het vak. Niet omdat ze alle antwoorden hebben, maar omdat ze vragen durven stellen die we onszelf misschien al veel eerder hadden moeten stellen.

Blijf groeien zonder jezelf kwijt te raken

Duurzaam succes ontstaat niet door jezelf voortdurend op te offeren voor je werk. Het ontstaat wanneer je met energie, focus en plezier kunt blijven bijdragen aan wat echt belangrijk is. Precies daarover gaat The NextGen Assistant. Tijdens dit congres op 16 november 2026 draait het niet alleen om de toekomst van het vak, maar vooral om jouw ontwikkeling als assistant. Hoe groei jij in je rol? Hoe maak je bewuste keuzes in je carrière? En hoe blijf je ambitieus zonder jezelf voorbij te lopen? Want de nieuwe generatie management assistants wil groeien, zichtbaar zijn en verschil maken. Alleen wel op een manier die ook op de lange termijn klopt. Wil je meer weten over het programma? Vraag dan de brochure aan!

Het bericht Hoe blijf je als management assistant ambitieus zonder jezelf voorbij te lopen? verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Verder kijken dan alleen de woorden

In directie- en bestuursvergaderingen draait het vaak om keuzes, belangen en de koers van een organisatie. De belangrijkste informatie zit dan niet altijd in wat letterlijk wordt gezegd, maar juist in de kern van de discussie.

• Wat is er besloten?
• Welke afspraken zijn gemaakt?
• En wat betekent dat voor de organisatie?

Daarom verandert de rol van de notulist steeds vaker van meeschrijver naar iemand die kan meedenken over de inhoud en de vorm van het verslag. Welk verslagtype past bij de vergadering? Wat moet erin staan en wat juist niet? Dat zijn vragen die horen bij strategisch notuleren.

Balanceren tussen duidelijkheid en gevoeligheid

Strategische overleggen kunnen gevoelig zijn. Soms zegt een formulering net iets te veel, terwijl een verslag zonder nuance juist belangrijke informatie mist. Het is telkens zoeken naar de juiste balans.

Dat vraagt niet alleen om goede luistervaardigheden, maar ook om gevoel voor context. Een ervaren notulist weet hoe je complexe of gevoelige onderwerpen helder vastlegt zonder de essentie kwijt te raken.

Slimmer werken, minder uitwerktijd

Veel tijd gaat pas ná de vergadering verloren. Het uitwerken van notulen, terugluisteren van opnames en controleren van details kan behoorlijk tijdrovend zijn.

Een goede voorbereiding helpt enorm. Door vooraf de agenda door te nemen, gericht aantekeningen te maken en te focussen op kernwoorden in plaats van complete zinnen, wordt de uitwerking sneller en overzichtelijker. Dat levert niet alleen tijdwinst op, maar zorgt ook voor meer rust tijdens het hele proces.

AI als handige ondersteuning

Ook AI wordt steeds vaker ingezet bij het notuleren. Denk aan het maken van transcripties, samenvattingen of het signaleren van actiepunten. Dat kan veel werk schelen.

Toch blijft strategisch notuleren mensenwerk. De kwaliteit zit uiteindelijk in de keuzes die je maakt. Welke informatie is relevant? Wat laat je weg? En klopt de samenvatting wel met wat er daadwerkelijk besproken is? AI kan ondersteunen, maar vervangt het inzicht van een goede notulist niet.

Voor iedereen die sterker wil notuleren

Of je nu net begint of al jarenlang notulen maakt: vroeg of laat loop je tegen dezelfde vragen aan. Hoe houd je overzicht tijdens complexe vergaderingen? Hoe maak je notulen die echt gelezen worden? En hoe zorg je ervoor dat je minder tijd kwijt bent aan de uitwerking? Strategisch notuleren helpt je om met meer focus, rust en vertrouwen te werken. En dat zie je terug in de kwaliteit van je notulen. Wil jij kwalitatief hoogwaardige notulen maken die je op elk bestuursniveau kunt aanbieden? Bekijk de cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau.

Het bericht Strategisch notuleren: minder schrijven, meer waarde uit je notulen halen verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Waarom staat de werk-privébalans onder druk?

Werk-privébalans is niet alleen een persoonlijke verantwoordelijkheid. Natuurlijk helpt het als je goed plant, prioriteiten stelt en grenzen bewaakt. Maar de balans wordt ook bepaald door verwachtingen vanuit de organisatie, de werkcultuur, de samenwerking met je manager en de manier waarop bereikbaarheid is ingericht. Juist daarom vraagt een duurzame werk-privébalans om duidelijke afspraken én professioneel eigenaarschap.

Praktische tips om je werk-privébalans te verbeteren

Een betere werk-privébalans ontstaat niet door alles perfect te plannen, maar door bewuster te kiezen hoe je met werkdruk omgaat. Deze tips helpen om meer grip te krijgen op je dag:

1. Maak zichtbaar waar je werkdruk vandaan komt. Houd een paar werkdagen bij welke taken veel tijd kosten, welke verzoeken onverwacht binnenkomen en waar versnippering ontstaat. Zo kun je werkdruk concreet bespreken in plaats van alleen te zeggen dat het te druk is.
2. Kies per dag drie echte prioriteiten. Niet alles wat urgent voelt, is even belangrijk. Door dagelijks drie hoofdprioriteiten te bepalen, kun je beter afwegen wat vandaag echt waarde toevoegt voor je manager, team of organisatie.
3. Stel grenzen op een concrete manier. Grenzen stellen betekent niet dat je minder behulpzaam bent. Zeg bijvoorbeeld: “Ik kan dit vandaag oppakken, maar dan schuift de voorbereiding van het overleg door. Wat heeft prioriteit?” Zo maak je de keuze zichtbaar.
4. Bescherm focusmomenten in je eigen agenda. Management assistants bewaken vaak de agenda’s van anderen, maar vergeten hun eigen concentratietijd. Plan daarom blokken voor voorbereiding, verslaglegging of uitzoekwerk en behandel die als echte afspraken.
5. Gebruik pauzes als onderdeel van professioneel werken. Korte herstelmomenten helpen om helder te blijven denken en zorgvuldig te blijven communiceren. Een paar minuten tussen overleggen kan al voorkomen dat de dag één lange reeks reacties wordt.
6. Maak bereikbaarheid bespreekbaar. Spreek af wat via mail, chat of telefoon loopt en wat buiten werktijd verwacht wordt. Betrouwbaarheid betekent niet dat je altijd direct reageert, maar dat anderen weten wanneer en hoe ze op je kunnen rekenen.
7. Investeer gericht in vaardigheden die je werk lichter maken. Denk aan prioriteren, assertief communiceren, stakeholdermanagement, timemanagement en digitaal slimmer werken. Kies vooral vaardigheden die aansluiten bij de knelpunten die je dagelijks ervaart.

Hoe herken je dat de balans structureel verstoord raakt?

Een drukke week hoort soms bij het werk. Het wordt anders wanneer drukte normaal wordt en herstel uitblijft. Signalen zijn bijvoorbeeld slecht slapen, blijven piekeren over werk, sneller geïrriteerd zijn, pauzes overslaan of na werktijd geen energie meer hebben. Ook het gevoel dat je voortdurend achterloopt, is een belangrijk signaal. Zeker wanneer je vooral brandjes blust en weinig toekomt aan zorgvuldig voorbereiden of vooruitdenken.

Wacht dan niet tot de druk vanzelf afneemt, maar maak het bespreekbaar. Gebruik concrete voorbeelden en denk mee over oplossingen. Misschien moeten prioriteiten scherper, taken anders verdeeld worden of afspraken over bereikbaarheid duidelijker worden gemaakt. Door signalen vroeg serieus te nemen, voorkom je dat tijdelijke druk structurele overbelasting wordt.

Werk-privébalans vraagt om duidelijke keuzes

Een goede werk-privébalans draait niet om perfect plannen, maar om duidelijke keuzes maken in een rol waarin veel samenkomt. Je ondersteunt anderen, denkt vooruit en houdt overzicht, maar hoeft niet alles op te vangen of altijd direct beschikbaar te zijn. Wie werkdruk zichtbaar maakt, prioriteiten bespreekt en herstel serieus neemt, vult de rol sterker en duurzamer in.

Met helderheid en richting terug naar je werk

Als management assistant sta je constant in de zesde versnelling. Je schakelt snel, vangt signalen op en ondersteunt anderen, vaak onder hoge druk. De agenda’s lopen vol, verwachtingen stapelen zich op en de ruimte om stil te staan wordt steeds kleiner. Met het mogelijk gevolg, dat je de richting, je energie, je creativiteit en strategisch denken, maar ook het maken van bewuste keuzes uit het oog verliest. Wil je even uit de hectiek, terug naar wat echt belangrijk is?

Tijdens de cursus Strategische heidagen voor de management assistant krijg je helder inzicht in jouw rol, positie en toegevoegde waarde binnen de organisatie Na afloop heb je meer rust, focus en vertrouwen in hoe jij je rol invult. Je weet wat voor jou belangrijk is, waar je energie van krijgt en hoe je dat vertaalt naar concrete stappen in je werk en leven. Je keert terug met duidelijke intenties, realistische doelen en een hernieuwd gevoel van regie.

Het bericht Werk-privébalans: 7 praktische tips voor drukke professionals verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Je wilt het goed doen, maar je weet nog niet precies hoe alles werkt. Dat is precies waarom de eerste weken zo belangrijk zijn: niet om alles perfect te doen, maar om grip te krijgen op hoe je werkdag in elkaar zit. Ben je een beginnende assistant? Dan helpt deze starter guide je om als assistant sterker te starten met gewoontjes die je meteen kunt toepassen.

Zorg eerst voor overzicht, niet voor perfectie

Het klinkt misschien wel cliché, maar het is wel waar: in je eerste weken draait het niet of je snel of foutloos werkt, maar om goed te begrijpen wat er (om je heen) gebeurt. Veel starters proberen meteen alles goed te doen, en dat is begrijpelijk, maar de echte winst zit echt in overzicht creëren. Vraag daarom actief door: wat is prioriteit, hoe wil je dit aanpakken en wat is het eindresultaat dat verwacht wordt? Daarmee voorkom je dat je energie steekt in de verkeerde dingen.

Wat hierbij enorm helpt, is alles op één plek verzamelen. Of je nu werkt met Notion, OneNote of een simpele to-do lijst maakt niet uit. Belangrijk is dat je een systeem hebt waarin je taken niet verdwijnen. Door alles kort op te schrijven, houd je ruimte in je hoofd over voor het echte werk: je manager ondersteunen, alles draaiende houden en jezelf blijven ontwikkelen (tot sparringpartner).

Professionaliteit bevindt zich in hoe je alles aanpakt

Er wordt niet alleen gekeken naar wat je doet, maar vooral naar hoe je het doet. Je hoeft dus zeker niet formeel of afstandelijk te worden, integendeel, maar wel betrouwbaar en zorgvuldig. Begin met kleine dingen, lees bijvoorbeeld die ene e-mail nog één keer na voordat je deze verstuurt. Heb je nog geen antwoord op een mail? Reageer alsnog. Zeg dat je er over gaat nadenken en dat je er later op terugkomt. En heb je een meeting? Verschijn op tijd om te laten zien dat je structuur hebt. Misschien denk je ‘dit zijn kleine gewoontes die voor de hand liggend zijn’, maar in de praktijk bepalen ze wel hoe snel mensen je serieus nemen in je rol.

Een van de grootste fouten die starters maken?

Dat is alles proberen te onthouden. Misschien dat het op school heeft gewerkt, maar in een office omgeving is een to-do lijstje wel echt essentieel. Het hoeft allemaal niet ingewikkeld te zijn, maar ben hier wel consistent in. Lijsten als ‘Vandaag’ en ‘Deze week’ zijn vaak al genoeg om een duidelijk overzicht te krijgen. En weet je wat nou echt het verschilt maakt? Dat is het moment waarop je alles plant. Bepaal elke ochtend kort wat vandaag prioriteit heeft, krijg je controle op je werkdag in plaats van dat je reageert op alles wat er binnenkomt. Dat zorgt voor rust en focus.

Zie tools als versnellers en niet als extra werk

Als assistant werk je met verschillende tools, van Outlook tot OneNote en van Copilot tot Teams. Het is allemaal wel veel, maar zie het als middelen om je werk efficiënter uit te voeren. Heb je grip op deze tools? Dan werk je sneller zonder extra moeite. Je hoeft niet alles tegelijkertijd te leren. Vraag jezelf eerst af ‘Wat gebruik ik dagelijks?’, en start hiermsee. Vraag aan je collega’s welke tools van toegevoegde waarde zijn en bouw er stap voor stap ervaring in op.

Je werktempo wordt bepaald door je agenda

Wist je dat veel assistants hun agenda alleen maar voor meetings gebruiken, terwijl er eigenlijk zoveel ruimte is? Benut het dus ook. Gebruik het om tijdblokken in te plannen voor e-mails, focuswerk of administratie. Dit kan helpen om structuur te krijgen in je dag. Daarnaast voorkom je dat je continu van taak naar taak springt zonder echt iets af te ronden.

Een andere tip: werk met kleurcodes, zo zie je in één oogopslag waar je tijd naartoe gaat. Het maakt je dag niet alleen overzichtelijker, maar ook bewuster.

Sta open voor feedback en vraag hier ook zelf naar

Ja, misschien dat het ongemakkelijk voelt, maar juist in je eerste baan als (management) assistant is het één van je sterkste tools. Stel zoveel mogelijk vragen en vraag om feedback. Zo leer je namelijk veel sneller en krijg je direct inzicht in wat goed gaat en wat beter kan. En sta natuurlijk niet stil. Want hoe ga je de feedback toepassen? Dat is het moment waar jouw groei ontstaat.

En tot slot…

Wees niet te streng voor jezelf. Je eerste baan als assistant draait niet om alles al kunnen, maar om leren hoe je werkt, denkt en organiseert binnen een professionele omgeving. Als je overzicht creëert, goed communiceert en slim gebruikmaakt van tools, bouw je sneller vertrouwen op dan je misschien verwacht. Het belangrijkste is dat je het niet te ingewikkeld maakt. In de praktijk winnen niet de mensen die alles perfect doen, maar de mensen die structuur hebben en consistent verbeteren.

Het bericht Van school naar kantoor: dit is jouw starter guide als (management) assistant verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

De korte termijn zit diep verankerd in ons brein

Psychologisch onderzoek laat zien dat we in drukke situaties automatisch in de details schieten. We focussen ons op wat er direct voor ons ligt: taken, problemen en deadlines. Dat is logisch, want het helpt ons om dingen gedaan te krijgen. Maar er zit ook een nadeel aan.

Hoe dichter je op een situatie zit, hoe moeilijker het wordt om overzicht te houden, patronen te herkennen en vooruit te denken. Wetenschappers noemen dat psychological distance: de mentale afstand die je neemt van een situatie. Hoe meer afstand je neemt, hoe makkelijker het wordt om breder en abstracter te denken. En juist dat helpt bij overzicht, strategie en het maken van goede keuzes.

Of simpel gezegd: een beetje afstand zorgt vaak voor meer overzicht.

Waarom management assistants extra gevoelig zijn voor ‘inzoomen’

In weinig functies is de dagelijkse druk zo continu aanwezig als in het assistant-vak. Je schakelt voortdurend tussen mensen, processen, agenda’s en prioriteiten. Je houdt overzicht, regelt van alles en onthoudt ondertussen ook nog eens enorm veel.

Juist omdat je zo dicht op alles zit, ligt er ook een valkuil op de loer: je bent onmisbaar in de uitvoering, maar neemt te weinig tijd om afstand te nemen en te reflecteren. En dat merk je uiteindelijk.

Wanneer je structureel in de uitvoerstand staat:

• reageer je sneller dan je reflecteert
• los je symptionen op in plaats van oorzaken
• werk je harder, maar niet altijd slimmer
• verlies je makkelijker zicht op grote doelen

Uitzoomen is geen stilstand, maar slim onderhoud

Veel professionals zien stilstaan als vertragen. Terwijl reflectie juist helpt om scherper, slimmer en effectiever te werken. Je kan het vergelijken met navigeren. Als je alleen kijkt naar de weg direct voor je, kun je prima blijven rijden. Maar zonder af en toe op de kaart te kijken, weet je niet zeker of je nog de juiste richting op gaat. En dat geldt dus ook voor je werk. Door regelmatig uit te zoomen, creëer je ruimte om kritisch naar je manier van werken te kijken. Je kunt jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen stellen:

• Waar gaat mijn tijd eigenlijk naartoe?
• Welke taken leveren echt waarde op?
• Waar zit structurele inefficiëntie
• Welke patronen zie ik terug in mijn samenwerkingen?
• En ben ik vooral aan het reageren, of stuur ik ook?

Dat zijn geen vragen voor de dagelijkse uitvoering. Het zijn vragen die helpen om bewuster, strategischer en met meer overzicht te werken.

Waarom uitzoomen je sterker maakt in je rol

De assistant van nu heeft allang niet meer alleen een uitvoerende rol. Steeds vaker wordt er van je verwacht dat je meedenkt, vooruitkijkt en signalen oppikt voordat ze problemen worden. En daarvoor is overzicht onmisbaar. Zoom jij regelmatig uit? Dan zie je veel eerder waar knelpunten ontstaan, begrijp je beter wat je leidinggevende nodig heeft, neem je betere beslissingen en beweeg je met meer rust door drukte heen. En juist de combinatie van operationele scherpte én strategisch overzicht maakt jou als assistant nog waardevoller.

Reflectie hoeft niet groot of ingewikkeld te zijn

Uitzoomen betekent niet dat je meteen een week afstand moet nemen van je werk. Het begint juist klein en haalbaar. Doe bijvoorbeeld voor een uur je telefoon weg, maak een wandeling na een drukke week, neem een moment om terug te kijken op keuzes, een gesprek met vakgenoten of gewoon bewust tijd maken om niet in, maar aan je werk te denken. Want daar ontstaat vaak het verschil tussen druk bezig zijn en doelgericht werken.

Soms zie je pas iets als je even afstand neemt

In een rol waarin je continu “aan” staat en bereikbaar bent, wordt afstand nemen vaak onderschat als onderdeel van groei. Niet om minder betrokken te zijn, maar juist om beter te kunnen zien wat er speelt. Want echt overzicht ontstaat zelden midden in de drukte van de dag. Soms helpt het om letterlijk en figuurlijk even uit de dagelijkse dynamiek te stappen, zodat je opnieuw kunt kijken naar je rol, je invloed en de keuzes die je maakt.

Met de 2-daagse cursus Strategische heidagen voor de management assistant ga jij even uit de hectiek, terug naar wat écht belangrijk is. Je ontdekt wat voor jou belangrijk is, waar je energie van krijgt en hoe je dat vertaalt naar concrete stappen in je werk en leven.

Het bericht De kracht van uitzoomen: waarom iedere management assistant hier tijd voor zou moeten maken verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Waarom de buitenwereld niet neutraal is

Om dit beter te begrijpen, helpt het om te beseffen dat we de wereld nooit objectief waarnemen. We kijken altijd door een persoonlijke lens, gevormd door onze overtuigingen en emoties.

• Iemand die zich onzeker voelt, zal sneller kritiek ervaren. Zelfs als die er niet expliciet is.
• Iemand met zelfvertrouwen ziet dezelfde situatie eerder als een kans of uitdaging.

De situatie blijft hetzelfde, maar de beleving verschilt compleet. Dat komt omdat niet de buitenwereld verandert, maar de manier waarop wij ernaar kijken. Onze binnenwereld fungeert als een filter dat bepaalt wat we zien, voelen en geloven.

De spiegel van de schaduw

Juist op die momenten waarop je sterk reageert – positief of negatief – ligt een waardevol inzicht verborgen. Volgens Jung wijzen deze reacties naar wat hij de schaduw noemde: de delen van onszelf die we vaak onbewust wegstoppen of ontkennen. Dat betekent dat:

• Irritatie kan wijzen op iets wat je in jezelf afwijst
• Bewondering kan laten zien wat je diep vanbinnen verlangt of in je draagt

In plaats van deze reacties weg te duwen, kun je ze dus gebruiken als ingang tot zelfinzicht. De buitenwereld wordt dan geen obstakel, maar een spiegel die je helpt jezelf beter te begrijpen.

Van bewustwording naar verandering

Zodra je deze dynamiek begint te herkennen, verandert er iets fundamenteels. Je reageert niet langer automatisch, maar wordt nieuwsgierig naar wat er achter je reactie zit.

• Irritatie of angst wordt een uitnodiging om naar binnen te kijken
• Bewondering laat zien waar jouw potentieel ligt
• Je ontwikkelt meer begrip voor anderen én voor jezelf

De kracht hiervan is simpel maar diepgaand: je hoeft de wereld niet te veranderen om een andere ervaring te krijgen. Je hoeft alleen je bewustzijn te vergroten.

Kijk naar binnen en zie de wereld anders

De wereld om je heen is geen volledig objectieve werkelijkheid die losstaat van jou. Ze wordt continu gekleurd door jouw gedachten, gevoelens en overtuigingen. Door aandacht te geven aan wat je raakt in de buitenwereld, ontdek je niet alleen meer over jezelf. Je krijgt ook invloed op hoe je jouw realiteit ervaart. De buitenwereld wordt zo meer dan alleen een spiegel. Het wordt een gids die je laat zien wie je bent, én wie je kunt worden.

Het bericht De buitenwereld als spiegel: hoe jouw binnenwereld alles kleurt verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Meer energie en drukte op de werkvloer

Op het werk verandert er van alles. Als management assistant voel je het als eerste: agenda’s lopen vol, projecten die “na de winter” zouden starten gaan nu écht los en overal ontstaan nieuwe plannen. Overleggen stapelen zich op, je schakelt continu en ondertussen probeer je alles soepel te laten verlopen (zoals altijd). Het is druk, ja. Maar eerlijk? Dit is ook precies de periode waarin er van alles in beweging komt.

Want even eerlijk… Waar sta jij nu?

Tussen alle afspraken, mails en last-minute verzoeken door, denk je misschien heel even:

? Is dit nog hoe ik het wil doen?
? Kan dit niet slimmer of makkelijker?
? Wat wil ik eigenlijk nog leren?

De lente is daar stiekem het perfecte moment voor. Want die frisse energie om je heen? Die kun je ook voor jezelf gebruiken.

Tijd om te investeren in jezelf (ja, echt)

Als management assistant ben je gewend om alles voor anderen te regelen. Maar hoe zit het met jouw eigen ontwikkeling? Je herkent het vast wel…

• Je wilt meer strategisch meedenken in plaats van alleen uitvoeren
• Je wilt rust houden in een volle agenda
• Je wilt slimmer en efficiënter werken met tools
• Of je denkt al tijden: ik wil eigenlijk een training volgen

Dan hebben wij goed nieuws voor je. Dit is je moment!

Wat past er eigenlijk bij mij?

Er zijn genoeg manieren om jezelf te ontwikkelen. Maar waar wil jij je eigenlijk in ontwikkelen? Wil je leren hoe je meer impact maakt en echt een sparringpartner wordt voor je manager? Wil je grip krijgen op je werk door beter prioriteiten te stellen en beter grenzen te stellen? Wil je steviger in je rol staan en makkelijker schakelen met verschillende types collega’s? Of wil je slimmer werken met tools, plannen en automatiseren. Het kan allemaal.

Bij SMI hebben we een groot aanbod aan verschillende opleidingen. Denk aan…

• Executive Assistant/PA als strategisch partner
• Psychologie voor de management assistant
• De nieuwe Outlook
• NLP Business voor de assistant

? Tip: bekijk het volledige aanbod aan onze opleidingen, want er is heel veel meer!

Wil je helderheid over je volgende stap? Maak een afspraak met onze opleidingscoach Marjan Muller

Wil je jouw carriere een boost geven, maar weet je niet zo heel goed welke richting? Tijdens een gratis en oriënterend gesprek met Marjan Muller:

• Analyseert Marjan jouw huidige situatie en opleidingsbehoeften.
• Helpt ze je om jouw leerdoelen te verhelderen.
• Stelt ze samen met jou een eerste persoonlijk ontwikkelplan op.

Het bericht Dit is jouw lente-reset als management assistant verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

De weken vóór de verkiezingen stonden waarschijnlijk volledig in het teken van campagne. Je wethouder had een volle agenda met bijeenkomsten, debatten en afspraken die vaak tot in de avond doorgingen. Jij zorgde dat alles bleef lopen, dat er overzicht was en dat niets tussen wal en schip viel. Misschien was het soms even aanpoten, maar het ritme was duidelijk: er was een doel, een richting. En dan, van de ene op de andere dag, verandert dat.

Na de verkiezingen wordt het minder zichtbaar druk, maar juist complexer. Coalitiebesprekingen komen op gang, agenda’s worden vager en veel afspraken krijgen ineens een voorbehoud. Je merkt het aan alles: er is beweging, maar nog weinig duidelijkheid. Blijft jouw wethouder? Komt er een nieuwe samenstelling van het college? Niemand die het zeker weet, en toch gaat het werk gewoon door. In die fase ben jij degene die het overzicht bewaart. Je plant afspraken, maar houdt rekening met veranderingen. Je denkt vooruit, terwijl je weet dat plannen morgen weer anders kunnen zijn. Het is schakelen, soms op gevoel, en vaak sneller dan je eigenlijk zou willen. Tegelijkertijd verwachten anderen dat jij rust uitstraalt en structuur aanbrengt. En dat doe je ook, bijna vanzelf.

Wat deze periode extra bijzonder maakt, is dat je vaak dicht op het proces zit. Je krijgt dingen mee, hoort gesprekken, ziet ontwikkelingen aankomen. Maar je weet ook dat niet alles gedeeld kan worden. Discretie is vanzelfsprekend, maar in deze weken wordt het nog belangrijker. Je beweegt je tussen wat je weet en wat je kunt zeggen, en daarin ben je een stabiele factor voor je bestuurder, die zelf ook midden in die onzekerheid zit.

Langzaam wordt er meer duidelijk. Er ontstaat een coalitie, er worden knopen doorgehakt en nieuwe wethouders worden bekendgemaakt. Voor de organisatie voelt dat als een nieuw begin, maar voor jou betekent het vooral opnieuw afstemmen. Misschien werk je verder met je huidige bestuurder, misschien krijg je te maken met iemand nieuw. In beide gevallen begint er weer een fase waarin je elkaar moet leren kennen.

Je let op kleine dingen. Hoe iemand zijn agenda het liefst ziet. Hoeveel voorbereiding nodig is. Wanneer iemand snel wil schakelen en wanneer juist niet. Het zijn details, maar ze maken het verschil. Voor je het weet, heb je het ritme weer te pakken en loopt alles weer soepel.

Als je er zo middenin zit, voelt het misschien gewoon als een drukke periode waarin veel tegelijk gebeurt. Maar als je er iets meer afstand van neemt, zie je wat je eigenlijk doet. Je zorgt voor continuïteit in een tijd waarin alles verandert. Je houdt processen draaiende terwijl de politieke werkelijkheid verschuift. Je bent degene die rust brengt, zonder dat het altijd wordt uitgesproken.

En misschien is dat wel precies de kracht van jouw rol. Niet op de voorgrond, maar wel onmisbaar op de momenten dat het ertoe doet.

Opleiding Bestuurskunde: vergroot jouw kennis als ondersteuner

Je wilt excelleren in jouw functie en alle bijzondere facetten die bij jouw publieke organisatie horen. In de 5-daagse opleiding Bestuurskunde krijg je meer inzicht in het Openbaar Bestuur, de politieke partijen, (politieke) besluitvormingsprocessen en de wijze waarop het beleid tot stand komt. Na afloop is jouw kennis vergroot, je positie versterkt en straal je meer senioriteit uit. Kortom, je functioneert als inhoudelijk gesprekspartner.

Het bericht De weken na de verkiezingsuitslagen: zo maak jij het verschil verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Maar welke vaardigheden zijn dat precies? Dat lees je in dit blog…

1. Aanpassingsvermogen

Verandering is de nieuwe standaard. Nieuwe technologieën, andere manieren van samenwerken en snel veranderende markten vragen om professionals die flexibel kunnen meebewegen. Aanpassingsvermogen betekent dat je:

• snel nieuwe situaties begrijpt
• openstaat voor verandering
• bereid bent om nieuwe manieren van werken te leren

Wie zich makkelijk kan aanpassen, blijft relevant op de arbeidsmarkt.

2. Kritisch denken

In een wereld vol informatie wordt het steeds belangrijker om feiten van meningen te kunnen onderscheiden. Kritisch denken helpt je om betere beslissingen te nemen en problemen grondig te analyseren. Professionals met deze vaardigheid stellen de juiste vragen, analyseren informatie en trekken goed onderbouwde conclusies. Een skill die moeilijk te automatiseren is.

3. Digital skills

Digitale technologie speelt een steeds grotere rol in vrijwel elke sector. Dat betekent niet dat iedereen programmeur moet worden, maar digitale geletterdheid wordt wel essentieel. Denk bijvoorbeeld aan…

• werken met digitale tools
• begrijpen hoe data wordt gebruikt
• veilig omgaan met informatie
• efficiënt samenwerken in digitale omgevingen

4. Samenwerken in diverse teams

Teams worden internationaler, multidisciplinairer en vaak ook hybride. Samenwerken met mensen met verschillende achtergronden en expertise wordt daardoor steeds belangrijker. Dit vraagt om open communicatie, respect voor verschillende perspectieven en het vermogen om bruggen te bouwen tussen disciplines.

5. Creatief probleemoplossend vermogen

Veel routinematig werk wordt geautomatiseerd. Daardoor verschuift de focus naar werk waarbij creativiteit en innovatie centraal staan. Hoe een creatieve probleemoplosser eruit ziet? Als creatieve probleemoplosser kun je situaties vanuit verschillende invalshoeken bekijken, nieuwe oplossingen bedenken én ben je niet bang bent om te experimenteren.

6. Emotionele intelligentie

Technologie kan veel taken overnemen, maar menselijke vaardigheden blijven onmisbaar. Emotionele intelligentie helpt bij het begrijpen van anderen en het effectief samenwerken met collega’s, klanten en stakeholders. Empathie, zelfbewustzijn, sociale vaardigheden en conflictmanagment zijn voorbeelden van emotionele intelligentie. Soft skills die steeds belangrijker worden.

7. Leervermogen, ook wel learning agility genoemd

Misschien wel de belangrijkste skill van allemaal: het vermogen om continu te blijven leren.

In plaats van één opleiding voor een hele carrière, wordt het steeds normaler om regelmatig nieuwe kennis en vaardigheden op te doen. Professionals die nieuwsgierig blijven en zichzelf blijven ontwikkelen, hebben een grote voorsprong.

8. Communicatievaardigheden

Goede communicatie blijft een van de meest gevraagde vaardigheden op de arbeidsmarkt. In een tijd van hybride werken en internationale teams is duidelijk communiceren nog belangrijker geworden. Hierbij kan je denken aan helder schrijven, effectief presenteren, actief luisteren en complexe informatie begrijpelijk maken.

9. Data-interpretatie

Data speelt een steeds grotere rol in besluitvorming. Daarom is het belangrijk dat professionals begrijpen hoe ze data kunnen interpreteren en gebruiken. Je hoeft geen data scientist te zijn, maar het helpt als je:

• data kunt lezen en begrijpen
• inzichten kunt vertalen naar acties
• kritisch kunt kijken naar cijfers

10. Zelfmanagement

Met meer autonomie in werk wordt ook zelfmanagement belangrijker. Professionals moeten steeds vaker zelf hun werk organiseren, prioriteiten stellen en hun energie bewaken.

Belangrijke onderdelen hiervan zijn:

• timemanagement
• focus houden
• verantwoordelijkheid nemen
• werk en privé in balans houden

Ben jij klaar voor de toekomst?

De toekomst van werk vraagt om een combinatie van digitale vaardigheden, menselijke kwaliteiten én een lerende mindset. Wie deze skills ontwikkelt, vergroot niet alleen zijn of haar kansen op de arbeidsmarkt, maar blijft ook flexibel in een wereld die voortdurend verandert. Investeren in deze vaardigheden is daarom geen luxe, maar een noodzaak voor iedereen die ook in 2030 succesvol wil zijn.

Met de 5-daagse opleiding Future Work Skills voor de management assistant maak jij het verschil. Je gaat aan de slag met onmisbare zakelijke vaardigheden en competenties als experimenteren en lef tonen, sociale en emotionele intelligentie en meer!

Het bericht 10 skills die volgens experts essentieel zijn voor de management assistant in 2030 verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

In deze podcast zijn we samen met Maartje in gesprek gegaan over de lezing ‘Van twijfel naar daadkracht: Geen zekerheid, wel leiderschap’ van Ewout Genemans. Want wat is hetgeen wat Maartje het meest is opgevallen? ‘Dat je boven je emoties moet staan en dat je nieuwsgierig moet blijven zonder oordeel’. Er zijn parallelen tussen deze lezing en wat Maartje als directiesecretaresse ervaart in haar dagelijkse werk. Welke parallelen zijn dit en wat is Maartje bijgebleven? Beluister de podcast.

Podcasts voor de management assistant

Als assistant, secretaresse of ondersteuner wil je jezelf verder ontwikkelen. Hoe werk je effectiever? Hoe verbeter je jezelf? Hoe versterk je jouw toegevoegde waarde voor directie en management? Op ons podcast-kanalen vind je meerdere podcasts hierover.

Het bericht #35 – Maartje over de lezing ‘Van twijfel naar daadkracht: Geen zekerheid, wel leiderschap’ van Ewout Genemans verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Op 3 februari 2026 heeft ze de 31e editie van het Nationaal Secretaresse Congres bezocht. Ze heeft de lezingen van Ewout Genemans, Renze Klamer, Dominique Schreinemachers, Alexander Klöpping en Nouchka Fontijn bijgewoond. In deze podcast richten we ons op de lezing ‘Met voorbereiding komt impact’ van Renze Klamer, presentator en talkshowhost. Ondanks dat Cinderella een hele andere functie heeft en in een andere sector werkt, heeft ze veel overeenkomsten kunnen vinden. Wat zijn deze overeenkomsten en welke tips neemt ze morgen al mee naar de werkvloer? Dat hoor je in deze podcast.

Podcasts voor de management assistant

Als assistant, secretaresse of ondersteuner wil je jezelf verder ontwikkelen. Hoe werk je effectiever? Hoe verbeter je jezelf? Hoe versterk je jouw toegevoegde waarde voor directie en management? Op ons podcast-kanalen vind je meerdere podcasts hierover.

Het bericht #34 – Cinderella Vermeulen over de lezing ‘Met voorbereiding komt impact’ van Renze Klamer verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Mindset gaat verder dan alleen positief denken. Het gaat ook om de juiste vaardigheden ontwikkelen, omgaan met druk, veerkracht tonen en jezelf blijven focussen. Het is een totaalpakket dat je optimaal moet inzetten om resultaten te boeken. In deze podcast vertelt Nouchka hier meer over.

Podcast voor de management assistant

Als assistant, secretaresse of ondersteuner wil je jezelf verder ontwikkelen. Hoe werk je effectiever? Hoe verbeter je jezelf? Hoe versterk je jouw toegevoegde waarde voor directie en management? Op ons podcast-kanalen vind je meerdere podcasts hierover.

Het bericht #33 – Nouchka Fontijn over winnen met je mindset verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Podcasts voor de management assistant

Als assistant, secretaresse of ondersteuner wil je jezelf verder ontwikkelen. Hoe werk je effectiever? Hoe verbeter je jezelf? Hoe versterk je jouw toegevoegde waarde voor directie en management? Op ons podcast-kanalen vind je meerdere podcasts hierover.

Het bericht #32 – Dominique Schreinemachers over de sleutel tot succesvol samenwerken verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Podcasts voor de management assistant

Als assistant, secretaresse of ondersteuner wil je jezelf verder ontwikkelen. Hoe werk je effectiever? Hoe verbeter je jezelf? Hoe versterk je jouw toegevoegde waarde voor directie en management? Op ons podcast-kanalen vind je meerdere podcasts hierover.

Het bericht #31 – Alexander Klöpping over wat elke management assistant nu moet weten over AI verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

De rol van de assistant is volop in beweging. Technologie ontwikkelt zich snel, AI is niet meer weg te denken uit het dagelijkse werk en de verwachtingen vanuit organisaties blijven toenemen. Juist in deze dynamiek wordt één inzicht steeds duidelijker: nieuwe vaardigheden ontwikkelen begint niet bij tools, maar bij het welzijn van de assistant. Duurzame professionele groei is alleen mogelijk wanneer assistants goed voor zichzelf zorgen – mentaal, fysiek en emotioneel. Welzijn is geen extraatje, maar het fundament waarop de 21st century assistant bouwt.

Van overleven naar excelleren

Veel assistants herkennen het gevoel van altijd ‘aan’ staan. Agenda’s zijn vol, de mailbox stroomt over en de lat ligt hoog – vaak hoger dan nodig. In zo’n stand is er weinig ruimte om te leren, te reflecteren of nieuwe vaardigheden te integreren. Terwijl juist dát nodig is om mee te bewegen met ontwikkelingen zoals AI, digitalisering en veranderende samenwerkingsvormen. Het welzijn van de assistant betekent onder andere:

• Grip hebben op energie en werkdruk;
• Inzicht in eigen kwaliteiten en grenzen;
• Bewust kiezen voor wat helpt om scherp, creatief en veerkrachtig te blijven.

Pas wanneer deze basis op orde is, ontstaat ruimte om verder te gaan dan ‘bijblijven’ en te groeien richting excelleren.

De menselijke meerwaarde in een AI-tijdperk

AI kan steeds meer taken versnellen en ondersteunen, maar de menselijke kwaliteiten van de assistant blijven onmisbaar. Overzicht houden, verbinding maken, prioriteiten stellen, communiceren en vooruitdenken vragen om focus, rust en zelfbewustzijn. Precies daar raakt technologie aan het welzijn van de assistant. In het programma van de Nationale Secretaresse Dag komt deze balans duidelijk terug. Naast workshops over AI, Outlook en slimme workflows is er aandacht voor thema’s als:

• Slimmer werken in plaats van harder werken;
• Grenzen stellen zonder gedoe;
• Omgaan met perfectionisme;
• Slaap, voeding en energiemanagement;
• Ademhaling, focus en stemming.

Dat is geen toeval. Wie investeert in het eigen welzijn, kan technologie effectiever inzetten, helderder communiceren en met meer vertrouwen regie nemen in de eigen rol.

Welzijn als startpunt van skillontwikkeling

Nieuwe vaardigheden ontwikkelen betekent niet alleen iets leren, maar ook iets loslaten. Oude patronen, automatische ja-zegreflexen en de overtuiging dat alles perfect moet. Het welzijn van de assistant helpt om stil te staan bij vragen als:

• Waar loop ik op leeg en waar krijg ik energie van?
• Wat heb ik nodig om goed te functioneren in mijn rol?
• Welke vaardigheden passen bij wie ik ben en wil worden?

Vanuit dit bewustzijn wordt leren effectiever en duurzamer. Of het nu gaat om AI-vaardigheden, zichtbaarheid, creativiteit of verbindende communicatie: nieuwe skills landen beter wanneer ze worden ontwikkeld vanuit rust en zelfvertrouwen.

Investeer in het welzijn van de assistant

De Nationale Secretaresse Dag is meer dan een inspirerende dag vol kennis en praktische inzichten. Het is een uitnodiging om te investeren in jezelf – als professional én als mens. Door fysieke workshops te combineren met online masterclasses binnen het Jaar Lang Leren-pakket, ontstaat ruimte om stap voor stap te groeien, op een manier die past bij jouw werk en leven. De 21st century assistant is niet degene die alles kan, maar degene die duurzaam inzetbaar blijft. En dat begint bij het welzijn van de assistant. Wil je meer weten over het programma? Vraag dan de brochure aan!

Het bericht Welzijn als fundament voor de 21st century assistant verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Soft skills zijn niet altijd direct zichtbaar, maar ze maken wel degelijk verschil. Ze bepalen hoe je communiceert, hoe je rust brengt in drukte, en hoe jij als professional het verschil maakt in het hart van de organisatie. In dit blog vind je acht soft skills die je werk vandaag al makkelijker maken, aangevuld met voorbeelden én kleine rituelen die je direct kunt toepassen.

1. Vooruit voelen, niet alleen vooruit denken

Een sterke management assistant anticipeert niet alleen op plannen, maar ook op de bedoeling achter een verzoek. Zo pak je dat aan:

• Vraag door “Wat is hier het echte doel? Wie heeft dit wanneer nodig?”
• Check de impact op anderen: “Als we dit schuiven, wat raakt dat?”
• Geef opties: “Wil je snelheid of volledigheid?”

Waarom dit werkt? Je haalt ruis weg voordat het chaos wordt. Dat is proactieve service: aanwezig zijn precies wanneer het ertoe doet.

2. Relatie-intelligentie: professioneel én persoonlijk

Goede ondersteuning draait om de juiste toon, timing en manier van communiceren. Zo doe je dat:

• Bij emotie aan de telefoon: eerst luisteren, dan samenvatten.
• Bij drukbezette leiders: begin je mail met een korte samenvatting (doel – actie – deadline).
• In lastige situaties: benoem wat je ziet: “Ik merk dat we langs elkaar heen praten. Mag ik een voorstel doen?”

3. Frictiemanagement, oftewel het klein houden wat klein kan blijven

Een goede management assistant voorkomt problemen voordat ze ontstaan. Werk met kleine checklists voor terugkerende taken, zet in elke agenda uitnodiging één regel: “Welke beslissing moet hier vandaag genomen worden?” en bel even bij twijfels:“Wat moeten we zeker weten vóór woensdag?” Op deze manier haal je wrijving weg en maak je je dag voorspelbaar en prettig.

4. Heldere besluitvorming

Niet alleen goed overleggen is belangrijk, maar vooral goed vastleggen. En dit doe je het beste met de DADU-methode. Decision, Action, Deadline, Update.

• Rond elk overleg af met een kort DADU-blok.
• Deel de uitkomst direct in Teams of SharePoint.

Is er twijfel? Creëer dan een minislot van vijf minuten om knopen door te hakken.

5. De stem achter onze woorden

De woorden die je kiest, bepalen hoe je boodschap landt. Wil je weten hoe je verschil maakt?

• Begin elk stuk met het waarom en de actie.
• Schrijf persoonlijk: “Bel me gerust, ik denk graag mee”.
• Gebruik lichtheid waar het kan. Wees vriendelijk, maar professioneel.

Dit leidt ertoe dat je professionaliteit uitstraalt op een toegankelijke manier.

6. Je dag beschermen met ritmeregie

Een ondersteunende rol vraagt om grip op tijd én energie. Door je dag bewust te ritmeren, voorkom je dat alles en iedereen tegelijk aan je trekt. Werk in heldere blokken met kleine resets ertussen, en bouw elke dag een stil moment in voor echte focus. Ook je documenten helpen daarbij: als ze scanbaar zijn, met structuur en rustige vormgeving, houd je niet alleen zelf overzicht, maar maak je het ook makkelijker voor anderen.

7. Start met AI, maar blijf wel nog menselijk

AI kan je helpen om sneller te beginnen, maar jij blijft degene die richting en toon bepaalt. Gebruik AI gerust voor een eerste opzet, en maak het daarna eigen: herschrijf het in jouw stijl, met jouw afwegingen. Wees daar intern ook transparant over, en laat emoties, nuance en oordeel altijd mensenwerk blijven.

8. Aardige assertiviteit

Stevig staan hoeft niet hard te zijn. Juist door helder en vriendelijk te communiceren, bescherm je kwaliteit én samenwerking. Of het nu gaat om een overvolle agenda, onnodige cc’s of onrealistische deadlines: door rustig te benoemen wat nodig is om goed werk te leveren, creëer je ruimte. Voor jezelf, en voor de ander.

Minirituelen die je vandaag al kunt starten

Begin je dag met vijf minuten om te bepalen wat écht moet. Reserveer vaste momenten voor focus en kleine verbeteringen, zoals een DADU-blok of Frictievrijdag. Check voordat je iets verstuurt of de toon vriendelijk is en de actie duidelijk.

In de praktijk kan een dag er zo uitzien: om half negen de dagstart met drie must do’s en één belletje. Om tien uur overleg, geopend met: “Welke beslissing moet vandaag?” en afgesloten met een DADU-blok. Om elf uur inbox verwerken, na de lunch verslag via AI in eigen stijl, om drie uur Frictievrijdag en rond half vijf een stil kwartier en twee persoonlijke belletjes om de dag rustig af te sluiten.

Tot slot: professionaliteit is zichtbaar gedrag

Professionaliteit zit in kleine keuzes: één DADU-blok, één vriendelijk maar duidelijk “nee”, één kort belletje in plaats van een lange mail. Dat is de nieuwe professionaliteit van de management assistant in 2026. Precies daarom maken onze Interimmers bij Public Support vanaf dag één het verschil.

Het bericht Soft skills die het verschil maken in jouw werk als management assistant verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Wat verandert er in de nieuwe Outlook?

De nieuwe Outlook ziet er moderner en overzichtelijker uit. Veel functies zitten net even anders, maar uiteindelijk blijft Outlook gewoon Outlook: je e-mail, je agenda en je taken blijven centraal staan. Dit zijn de belangrijkste verschillen die je als management assistant gaat merken:

• Een frisse, nieuwe vormgeving: De nieuwe Outlook is iets strakker vormgegeven en sluit beter aan bij andere Microsoft 365-apps;
• Agenda en e-mail voelen anders aan: De basis is hetzelfde, maar sommige knoppen en instellingen staan op een andere plek;
• Meer integratie met andere apps: Denk aan koppelingen met Teams, Loop, Planner en OneDrive;
• Sommige functies werken anders dan je gewend bent: Dit merk je vooral als je veel werkt met gedeelde mailboxen en agenda’s.

Je hoeft dit niet allemaal meteen te kennen. Het is vooral handig om te weten dat deze veranderingen eraan komen.

Waarom is de nieuwe Outlook belangrijk voor management assistants?

Als management assistant ben jij vaak degene die:

• Agenda’s beheert;
• E-mails filtert en opvolgt;
• Vergaderingen organiseert;
• Overzicht creëert;
• Zorgt dat drukke agenda’s soepel blijven lopen.

Je werkt daardoor intensiever met Outlook dan de meeste collega’s. Juist daarom is het prettig als je niet pas op het laatste moment hoeft te wennen aan de nieuwe Outlook, maar dit geleidelijk kunt doen.

Wat kun je nu al doen?

Je hoeft niet direct over te stappen, maar je kunt je wel alvast voorbereiden.

1. Oriënteer je op de nieuwe Outlook: in veel omgevingen kun je de nieuwe Outlook al openen via een knop in je huidige Outlook. Het is niet verplicht, maar het is wel handig om alvast eens te kijken;
2. Wen aan de nieuwe indeling: zonder druk en zonder definitieve overstap: hoe ziet het eruit? Waar zit wat? Dan herken je het als de verandering definitief wordt;
3. Laat je informeren of train jezelf: omdat jij Outlook intensief gebruikt, heb je veel profijt van een goede uitleg. Een training of cursus helpt je om straks niet te hoeven zoeken, maar direct soepel door te werken;
4. Stel vragen aan je IT-afdeling: IT is vaak de trekker van het traject, maar jij mag aangeven:
   – Waar je tegenaan loopt
   – Wat onhandig voel
   – Wat je nodig hebt
   – Wat belangrijk is in jouw dagelijkse praktijk.
   

Dat helpt om betere keuzes te maken bij de overstap.

Wat gebeurt er als je niets doet?

Niets ernstigs. Er komt vanzelf een moment waarop jouw organisatie overstapt naar de nieuwe Outlook. Maar als je zelf al iets voorbereid bent, voelt die overgang minder overweldigend. Je voorkomt dat je op een drukke werkdag ineens moet zoeken waar al je vertrouwde knoppen zijn gebleven.

Wen aan de nieuwe standaard

De nieuwe Outlook wordt langzaam maar zeker de standaard. Je hoeft geen technische expert te worden en je hoeft geen implementatieproject te trekken. Een beetje kennis van wat eraan komt, helpt je om ontspannen en zelfverzekerd over te stappen. Wil je jezelf goed voorbereiden? Meld je dan aan voor de cursus De nieuwe Outlook, speciaal voor management assistants die soepel en zelfverzekerd willen blijven werken in de nieuwe omgeving. De cursus is ook volledig op maat te volgen samen met jouw team tijdens een Incompany-traject.

Het bericht Wat betekent de nieuwe Outlook voor jou als management assistant? verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

De schijn van efficiëntie

Wanneer het secretariaat onder een leidinggevende valt die zelf geen directe ondersteuning ontvangt, lijkt dat een logische constructie: taken zijn belegd, er is formeel iemand verantwoordelijk en de dagelijkse praktijk loopt door. Toch blijkt uit de praktijk — én uit recente onderzoeken naar ondersteunend werk — dat deze opzet eerder inefficiënt is. Volgens het Executive Support Magazine (2024) verschuift het secretariaatswerk steeds verder richting regie, samenwerking en strategische ondersteuning. Dat vraagt niet alleen vakmanschap, maar ook leiderschap in de vorm van coaching, afstemming en richting. Als niemand expliciet dat leiderschap pakt, ontstaat wat veel teamcoaches zullen herkennen:

• Ondersteuners die vooral reactief werken in plaats van proactief;
• Uiteenlopende werkwijzen zonder gemeenschappelijke standaard;
• Verminderde motivatie omdat de waarde van het werk onvoldoende zichtbaar wordt.

Jij als teamcoach: meer dan procesbegeleider

Als teamcoach van het secretariaat sta jij in een unieke positie. Jij ziet zowel de dagelijkse realiteit van de ondersteuners als de verwachtingen vanuit management en directie. Jij slaat de brug tussen uitvoering en strategie. Dat vraagt om meer dan het coördineren van roosters of het oplossen van praktische knelpunten. Het vraagt om:

• Eigenaarschap organiseren: wie is waarvoor verantwoordelijk? Waar ligt de regie?
• Verbondenheid creëren: hoe blijft het secretariaat aangehaakt bij de koers van de organisatie?
• Vakmanschap stimuleren: hoe zorg je dat ondersteuners zich blijven ontwikkelen in een rol die steeds meer richting strategisch partnerschap groeit?

“Leiderschap is niet een positie, het is een proces van invloed”. Dat geldt des te meer voor de teamcoach die een collectief ondersteunt dat vaak achter de schermen opereert.

De stille kracht zichtbaar maken

Secretaresses en managementassistentes zijn vaak de stille kracht van de organisatie. Ze kennen de agenda’s, de informele routes en de gevoeligheden. Maar als ze formeel buiten het zicht van hun eigen MT of directie vallen, verdwijnt die waarde naar de achtergrond. Het gevolg:

• Ze missen context uit vergaderingen waar belangrijke besluiten vallen;
• Ze worden niet meegenomen in strategische veranderingen;
• Ze raken het gevoel kwijt onderdeel te zijn van het grotere geheel.

Als teamcoach maak jij hier het verschil. Door actief bruggen te bouwen tussen het secretariaat en de rest van de organisatie, help je ondersteuners hun plek te claimen — niet als uitvoerder, maar als strategische schakel.

Van ‘ondersteunen’ naar ‘verbinden’

De nieuwe generatie ondersteuners werkt niet meer alleen aan agenda’s en notulen. Ze:

• Bewaken prioriteiten;
• Signaleren risico’s;
• Faciliteren besluitvorming;
• Houden de interne communicatie soepel.

Dat kan alleen als ze volledig onderdeel zijn van het systeem. Jij helpt dat systeem zichtbaar maken. Dat betekent:

• Structurele afstemming tussen ondersteuners onderling én met leidinggevenden;
• Periodieke reflectiemomenten op de samenwerking met managers;
• Coaching op rollen, grenzen en proactiviteit.

Teams waarin de ondersteuners structureel betrokken zijn bij besluitvorming functioneren 26% effectiever. Niet omdat ze meer doen, maar omdat ze beter weten waarom ze iets doen.

Drie interventies die het verschil maken

Als teamcoach draag je concreet bij aan een sterker secretariaat door te focussen op drie gebieden:

1. Zichtbaarheid versterken: Introduceer vaste contactmomenten met directie en MT. Laat ondersteuners regelmatig presenteren wat ze signaleren en verbeteren. Tip: begin elke maand met een korte “rondetafel-update” tussen secretariaat en management.
2. Context borgen: Stimuleer dat elke ondersteuner toegang heeft tot relevante informatie. Zorg dat besluiten, prioriteiten en strategie gedeeld worden, zodat zij kunnen anticiperen in plaats van reageren.
3. Vakmanschap ontwikkelen: Faciliteer scholing en intervisie. Thema’s als stakeholdermanagement, communicatiestijl, of prioriteiten stellen versterken het vak.

Een goed secretariaat groeit niet door meer uren, maar door meer inzicht.

Ga van ‘erbij doen’ naar ‘erbij horen’

Als teamcoach weet jij: verbinding komt niet vanzelf. Het vraagt aandacht, richting en soms ook het lef om te benoemen dat het secretariaat méér verdient dan “er even bij”. Een goed begeleid secretariaat:

• Werkt samen vanuit één visie;
• Is zichtbaar en gewaardeerd;
• Draagt aantoonbaar bij aan strategisch succes.

Door jouw coachende rol bewust in te zetten, help je het secretariaat zijn plek te claimen — niet aan de rand van de organisatie, maar in het hart ervan. Wil jij jouw coachingsvaardigheden ontwikkelen? Meld je dan aan voor de cursus Teamcoach op het secretariaat van SMI. Wil je meer weten over het programma? Vraag dan de brochure aan. Het programma is ook volledig op maat te volgen als Incompany-traject.

Het bericht Niet erbij, maar erbij hóren: waarom het secretariaat eigen regie nodig heeft verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Als secretaresses, managementassistenten en directie-assistenten zitten we altijd in de “doe-modus”. We regelen, plannen, herstellen, bewaken, bewaren en vangen op. “Soms voelt het alsof we de menselijke versie van ducttape zijn: onmisbaar, flexibel en altijd inzetbaar“, aldus NVDM.

Netwerken: geen extra taak, maar een energiebron

We zeggen het vaak: “Nu even geen tijd voor dat koffiemoment of die bijeenkomst.” Maar netwerken geeft juist ruimte. Het is precies wat je nodig hebt om scherp te blijven, nieuwe ideeën op te doen en te merken dat je niet de enige bent die soms drie agenda’s tegelijk rechttrekt.

Wat contact met vakgenoten vaak zo waardevol maakt, is hoe weinig woorden er nodig zijn.

• Je hoeft niets uit te leggen, want iedereen snapt jouw functie.
• Je leert van echte praktijkervaringen van collega’s in heel Nederland.
• Je ontmoet mensen die precies weten hoe veelzijdig (en soms chaotisch) het vak is.

Niet omdat het “moet”, maar omdat het voedt. Het werk. En de mens achter het werk.

Ontwikkeling: een vak dat beweegt en dus jij ook

Of het nu gaat om AI, hybride samenwerking, nieuwe communicatietools of veranderende rolverwachtingen: het secretaressevak staat nooit stil. En laten we eerlijk zijn: stilstaan voelt onnatuurlijk, toch?

Ontwikkeling hoeft niet groots of zwaar te zijn. Het zit vaak in kleine dingen: een nieuw inzicht, een andere aanpak, een gesprek dat aan het denken zet. Iets wat de volgende dag al meegenomen wordt in het werk.

Regio-events: dichtbij én herkenbaar

Wat vaak het meest wordt gewaardeed aan vakgerichte ontmoetingen, is dat ze verrassend eenvoudig zijn. Neem bijvoorbeeld NVDM – de community voor support professionals.

Het NVDM heeft acht regioteams die activiteiten organiseren bij jou om de hoek, zodat je altijd wel ergens collega’s kunt ontmoeten van wie je iets kunt opsteken of met wie je ervaringen kunt delen. Geen formeel gedoe, geen ingewikkelde drempels- gewoon collega’s onder elkaar.

Gun jezelf meer momenten zoals het Nationaal Secretaresse Congres

Assistants zijn in dit vak zo gewend om te geven, dat ze bijna vergeten om ook te ontvangen.

• Plan dat ene event eens wél in je agenda.
• Gun jezelf een webinar omdat je het interessant vindt, niet omdat het moet.
• Zoek vakgenoten op die je inspireren.
• Blijf ontdekken wat jouw werk zo mooi maakt.

Er zijn genoeg plekken waar dat kan, zoals tijdens congressen én binnen communities waar ons vak centraal staat.

Het bericht Waarom jij wél tijd mag maken om te netwerken (en jezelf te blijven ontwikkelen) verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Iedereen heeft gedachten, emoties en automatische reacties. Meestal werken ze prima, totdat je merkt dat ze je juist in de weg zitten. Je zegt niet wat je eigenlijk wilt zeggen, past je aan terwijl je dat niet wilt, of blijft achteraf hangen in twijfel: had ik dit niet anders moeten doen? Dat roept vragen op: ‘waarom reageer ik zo? Waarom lukt het me soms niet om te handelen zoals ik zou willen? En vooral: hoe kan ik daar bewuster mee omgaan in mijn werk?’ Acceptance & Commitment Therapy (ACT) biedt een helder en praktisch antwoord op deze vragen.

Van weten naar doen: waar ACT het verschil maakt

Veel professionals merken op een bepaald moment dat kennis en vaardigheden alleen niet meer voldoende zijn. Je weet wat je moet doen, maar in de praktijk reageer je anders dan je van tevoren had bedacht. Je klapt dicht in een gesprek, zegt te snel ‘ja’, of raakt verstrikt in gedachten die je onzeker maken. ACT richt zich precies op dat spanningsveld tussen weten en doen. Niet door je te veranderen, maar door je te leren anders om te gaan met wat er al is.

Wat ACT anders maakt

ACT is een moderne psychologische benadering die niet probeert om jouw gedachten of emoties weg te nemen. In plaats daarvan leer je er bewuster en flexibeler mee omgaan. Het uitgangspunt is eenvoudig én krachtig: lastige gedachten, emoties en spanning horen bij het leven… En bij het professioneel functioneren!

De vraag is dus niet hoe je ze kunt vermijden, maar hoe je effectief blijft handelen terwijl ze er zijn.

Meer zelfkennis zonder eindeloos analyseren

ACT helpt je inzicht te krijgen in je eigen gedrag, zonder dat je vastloopt in analyses. Je leert herkennen:

• waarom je doet wat je doet
• welke patronen en valkuilen steeds terugkomen
• hoe gedachten en emoties je keuzes beïnvloeden

Je ontwikkelt het vermogen om jezelf met meer afstand en mildheid te observeren. Dat zorgt voor een realistischer zelfbeeld en maakt dat je steviger staat, juist in situaties waarin je eerder zou twijfelen of aanpassen.

Van automatisch reageren naar bewust communiceren

In gesprekken reageren we vaak automatisch. We worden stiller, gaan pleasen, schieten in de verdediging of bedenken pas achteraf wat we eigenlijk hadden willen zeggen. ACT vergroot de ruimte tussen wat je voelt of denkt en hoe je reageert. Daardoor wordt het makkelijker om:

• je mening uit te spreken, ook als dat spanning oproept
• feedback te geven zonder dicht te klappen
• duidelijker en ad rem te communiceren
• gedrag van anderen beter te begrijpen en daarop af te stemmen

Niet door een ‘perfecte communicatiestijl’ aan te leren, maar door aanwezig te blijven in het moment.

Zo geef je jouw grenzen aan zonder strijd

Grenzen aangeven is voor veel mensen lastig, zeker als je harmonie wilt bewaren of je verantwoordelijk voelt voor anderen. ACT leert je om signalen bij jezelf op te merken – spanning, irritatie en onzekerheid, en die niet te negeren.

In plaats van ze te zien als een obstakel, gebruik je ze als informatie. Door ze te verbinden aan wat jij belangrijk vindt, leer je grenzen aangeven op een manier die bij je past: duidelijk, respectvol en zonder jezelf te verliezen.

Effectiever samenwerken met verschillende persoonlijkheden

Samenwerken wordt complexer wanneer belangen, verwachtigen en persoonlijkheden botsen. ACT helpt je om minder vast te komen zitten in oordelen of aannames over anderen.

Je leert…

• beter begrijpen waarom mensen reageren zoals ze doen
• effectiever omgaan met lastige dynamieken
• spanningen en conflicten eerder herkenenn en bewuster hanteren

Dat vergroot niet alleen de samenwerking, maar ook je eigen rust en invloed.

Oude patronen doorbreken in stressvolle situaties

Onder druk vallen we vaak terug op gewoontes die niet (meer) helpend zijn. ACT helpt je om deze patronen te herkennen en er anders mee om te gaan. Je leert emoties reguleren door ze toe te laten zonder oordeel, waardoor je minder overrompeld raakt en sneller weer regie ervaart.

Dat zorgt voor meer zelfsturing, veerkracht en persoonlijke effectiviteit.

Wil jij aan de slag met ACT?

Deze visie ligt aan de basis van onze vernieuwde 5-daagse opleiding Psychologie voor de management assistant. Wil jij meer zelfinzicht, jouw communicatie versterken, bewuster samenwerken én veerkrachtiger omgaan met uitdagende of spanningsvolle situaties? Dan is deze opleiding bestemd voor jou! Naast het ACT-model wordt er gewerkt met meerdere modellen.

Het bericht Waarom zeg je soms ‘ja’ terwijl je ‘nee’ bedoelt? verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

De eventsector is voortdurend in beweging. Digitalisering, duurzaamheid en beleving staan volop in de spotlight, terwijl persoonlijk contact nog altijd een cruciale rol speelt in het succes van evenementen. Voor wie eventmanagement vaak naast andere taken uitvoert, kan het een uitdaging zijn om de juiste balans te vinden. Hoeveel technologie is echt nodig? En waar maak jij het grootste verschil? Het goede nieuws: die balans is vaak eenvoudiger dan je denkt. Zet in op high-tech daar waar het waarde toevoegt, en op high-touch daar waar het echt telt.

Slimme tech die je ondersteunt, niet overheerst

Technologie is niet meer weg te denken uit events. Denk aan online inschrijfformulieren, digitale uitnodigingen, hybride bijeenkomsten of een eenvoudige evaluatie achteraf. Deze tools maken het organiseren overzichtelijker en efficiënter, juist voor medewerkers die meerdere taken combineren. Hight-techt helpt om…

• Tijd te besparen op administratieve handelingen
• Fouten te voorkomen
• Deelnemers vooraf goed te informeren
• Overzicht te houden op de dag zelf

Belangrijk is dat technologie een middel blijft en geen doel op zich wordt. Een perfect ingerichte tool weegt niet op tegen een onduidelijke communicatie of een onpersoonlijke ontvangst.

High-touch: de kracht van jouw persoonlijke touch

Hoe digitaal events ook worden, deelnemers herinneren zich vooral hoe zij zijn ontvangen en begeleid. En precies daar ligt de kracht van de organisator.

High-touch zit in kleine, maar impactvolle momenten:

• een persoonlijke mail of telefoontje vooraf
• het herkennen van deelnemers bij binnenkomst
• een spreker geruststellen voor aanvang
• flexibel omgaan met last-minute wijzigingen
• zichtbaar aanspreekpunt zijn tijdens het event

Dit zijn geen taken die je kunt automatiseren. Ze vragen om aandacht, inlevingsvermogen en overzicht: vaardigheden die veel organisatoren van nature bezitten.

Niet harder werken, maar slimmer: de juiste balans

De kunst in modern eventmanagement zit in het combineren van high-tech en high-touch. Gebruik technologie daar waar het het werk makkelijker maakt en ruimte creëert. Die ruimte kun je vervolgens benutten voor persoonlijk contact.

Of het nu gaat om een kleinschalige interne bijeenkomst of een groter extern event: hoe beter de digitale basis is ingericht, hoe meer aandacht jij kunt geven aan de menselijke kant. De eventsector is veerkrachtig en innovatief, maar vertrouwen en impact ontstaan nog altijd tussen mensen. Juist organisatoren spelen daarin een sleutelrol.

Je hoeft geen specialist in eventtechnologie of duurzaamheid te zijn om een succesvol en relevant event neer te zetten. Kies bewust voor high-tech waar het echt waarde toevoegt, en voor high-touch waar het menselijke contact telt. Zo vergroot je de impact van elk event.

Misschien wel de belangrijkste les: in een steeds technischer wordende eventwereld blijft de menselijke factor niet alleen relevant, maar wordt hij juist belangrijker.

Wil jij weten hoe je technologie én persoonlijke touch combineert voor succesvolle bedrijfsevenementen?

Tijdens de 2-daagse cursus Eventmanagement til je jouw eventmanagement vaardigheden naar een hoger niveau. Je leert hoe je hoe een evenement organiseert van idee tot uitvoering. Van het opstellen van een plan, het beheren van een budget tot het coördineren van leveranciers en het oplossen van last-minute uitdagingen. Je krijgt praktische tips en tools om tijd en stress te besparen, terwijl je het fundament legt voor professionele en vlekkeloze evenementen waarbij je niets over het hoofd ziet.

Het bericht Tech én menselijkheid: zo maak je je event onvergetelijk verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Hoor jij weleens de voorzitter van een RvB, RvT of RvC zeggen ‘het volgende agendapunt van deze vergadering is het bespreken van de bedrijfscultuur’? Hebben jouw bestuurders aandacht voor de corporate culture van het bedrijf? Volgens een aantal deskundigen moet veel meer belangstelling komen voor de impact van cultuur op de bedrijfsvoering én het bestaansrecht van bedrijven. En juist bestuurders moeten zich hiermee bemoeien en bewust van worden.

Cultuur heeft invloed op strategie

Ondernemingen moeten inspelen op maatschappelijke, politieke en economische ontwikkelingen die steeds vaker breed uitgemeten worden in het nieuws. De publieke opinie wordt kritischer en kijkt sneller naar hoe bedrijven zich profileren. En dit kan soms vervelende gevolgen hebben voor de reputatie van het bedrijf. Dit alles heeft vanzelfsprekend invloed op een strategie van een onderneming. Maar sluit deze strategie wel aan op de cultuur van het bedrijf? Prof. mr. Steven Schuit (Executive Finance, 2019) stelt dat de normen en waarden van een bedrijf enigszins rekening moeten houden met de tijd waarin we leven. Dit bepaalt vervolgens ook de cultuur van het bedrijf.

 

Creëer een open aanspreekcultuur

Wanneer iemand het even niet zo nauw neemt met normen en waarden en afgesproken procedures en  regels, durven werknemers elkaar op gedrag aan te spreken? Is er überhaupt sprake van een aanspreekcultuur? Schuit is van mening dat wanneer een aanspreekcultuur aanwezig is, er minder fraude plaatsvindt. RvB’s moeten hierin het goede voorbeeld geven. Sterker nog, de Corporate Governance Code 2018 verplicht RvB’s dat zij tijdens vergaderingen praten over dit onderwerp. Zo moeten bestuurders elkaar constructief feedback kunnen geven. Men moet voorkomen dat er alleen maar ja-knikkers zijn. Deskundige Bob Hoogenboom (Executive Finance, 2019) stelt ook dat bestuurders elkaar kritische vragen moeten stellen, maar nog belangijker is dat zij in gesprek gaan met externe stakeholders over wat doe je wel goed en wat niet. Caroline Zegers (Management Scope, 2019) bevestigt dat toezichthouders zich veel moeten interesseren voor de belangen van stakeholders. Toezichthouders moeten zowel handelen vanuit de organisatie, maar ook de buitenwereld intern bespreekbaar maken.

‘Het begint allemaal in de boardroom’

Dat vindt Zegers. Want RvT’s en RvC’s  zien elkaar niet veel. En als ze elkaar spreken, dan staan op de agenda vaste onderwerpen die formeel allemaal behandeld moeten worden. Zegers stelt dat er daardoor weinig ruimte ontstaat om echt met elkaar in gesprek te gaan, om discussies te hebben en elkaar te leren kennen. Men is niet op de hoogte elkaars normen en waarden. Het wordt dan ook lastig om elkaar aan te spreken op gedrag. Een absolute must is dus het creëren van een vertrouwensband. Bekijk eens de agenda van jouw laatste vergadering en oordeel zelf. Staat cultuur als agendapunt op de agenda? Waarom niet? Of waarom juist wel? Wees nieuwsgierig en ga eens met je voorzitter samen zitten.

Welke rol heb jij als assistant hierin?

Guus Koemans, trainer van de 5-daagse opleiding Corporate Governance, geeft aan dat senior directiesecretaresses en management assistants alles zien en horen in vergaderingen. Je hebt een duidelijke opvatting over wat er deugt en wat niet goed is. In je steeds toenemende rol als volwaardig adviseur, kom je voor de vraag: hoe draag ik op een goede manier bij aan het ontwikkelen van een verantwoorde bedrijfscultuur? Koemans heeft in de opleiding daar veel aandacht voor. Dilemma’s van elkaar worden besproken, zodat je ziet dat je niet alleen staat en deel je ervaringen en inzichten met elkaar. De verschillende rollen van assistants, die te maken hebben met RvB’s, RvT’s en RvC’s, maakt hij expliciet, bespreekbaar en vooral toepasbaar. Een oud-deelnemer zei laatst: ‘doordat ik in de opleiding meer achtergrond heb gekregen, kom ik veel meer in het hele spel te zitten’.

Wil jij jouw adviesrol versterken?

Werken voor verschillende besturen met verschillende belangen vraagt gedegen inzicht in Corporate Governance. Deze opleiding Corporate Governance voor de assistant door Guus Koemans biedt een stevig traject om jou te helpen in jouw professionaliteit als adviseur van bestuurder, bestuurssecretaris of Raad van Toezicht. Jouw professionele vaardigheden worden sterk ontwikkeld.

Lees meer over de opleiding Corporate Governance

Het bericht Is corporate culture een agendapunt in jouw vergadering?   verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

AI in bestaande tools

Veel organisaties zoeken naar manieren om slimmer te werken met AI. Tegelijkertijd is de drempel vaak hoog: nieuwe software kost tijd en aandacht. Copilot lost dat probleem op door juist ín de bestaande Microsoft 365-omgeving te werken. Copilot gebruiken betekent AI inzetten zonder je manier van werken te veranderen. In plaats van extra schermen, losse apps of ingewikkelde trainingen, komt Copilot tevoorschijn op plekken waar je al werkt. Dit maakt het laagdrempelig voor medewerkers om ermee te experimenteren en de eerste winst snel te boeken.

Outlook: sneller tot de kern komen

E-mails schrijven kost veel tijd. Zeker wanneer je moet reageren op lange e-mailwisselingen of complexe vragen. Copilot analyseert de thread, haalt de belangrijkste informatie naar boven en maakt een eerste opzet van je bericht. Vaak staat ongeveer 80% al klaar, waarna jij nuance en toon toevoegt. Professionals ervaren vooral dat:

• De drempel om te beginnen lager wordt,
• Varianten maken (kort/lang, formeel/informeel) minder tijd kost,
• Minder tijd verloren gaat aan herhaling.

Teams: tijdens en na meetings overzicht houden

Notulen bijhouden terwijl je actief deelneemt aan een overleg is lastig. In Teams ondersteunt Copilot door live besluiten, acties en thema’s vast te leggen. Na de meeting kun je vragen om een korte samenvatting met acties per deelnemer. Dit voorkomt dat informatie verspreid raakt in losse bestanden of chatberichten. Organisaties merken dat deelnemers hierdoor sneller op één lijn zitten en vergaderingen efficiënter worden.

Word: van routinematig werk naar betekenisvolle aanpassingen

Veel professionals gebruiken Word voor rapportages, verslagen of voorstellen. Copilot kan daarin al het voorbereidende werk doen: teksten structureren, tonen aanpassen of een samenvatting genereren. Hierdoor verschuift de aandacht van typen naar inhoud. Aanpassingen die voorheen veel tijd kostten ― zoals een formele toon of een extra alinea ― zijn met één instructie gedaan. Copilot gebruiken in Word bespaart vooral tijd op terugkerende taken.

De belangrijkste winst: minder kleine handelingen

De echte tijdwinst zit in het verminderen van kleine, repeterende handelingen. Het openen van documenten, zoeken naar informatie, kopiëren, plakken, samenvatten en herschrijven kost ongemerkt veel tijd. Copilot neemt deze microtaken over en zorgt zo voor rust en overzicht. Dit creëert ruimte voor het werk dat er écht toe doet: contact met collega’s, inhoudelijke keuzes en afstemming met stakeholders.

Gebruik Copilot om jouw werk eenvoudiger te maken

Copilot is geen nieuwe tool, maar een toevoeging aan het werk dat je al doet. Het helpt om sneller inzicht te krijgen, taken te structureren en informatie samen te vatten. Daardoor wordt Microsoft 365 overzichtelijker en gebruiksvriendelijker. Wil jij leren hoe je Copilot effectief inzet binnen Outlook, Teams en Word? Meld je dan aan voor de cursus Microsoft Copilot. Wil je meer weten over het programma? Vraag dan de brochure aan. De cursus is ook volledig op maat te volgen met jouw team, kies dan voor een Incompany-traject.

Het bericht Hoe kun je Copilot gebruiken in je dagelijkse werk? verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

De assistant verdwijnt niet — de assistant verandert

In moderne organisaties ligt de nadruk niet langer alleen op uitvoering. Assistants ontwikkelen zich naar een rol waarin ze meedenken, signaleren en een belangrijke verbindende functie vervullen. Deze ontwikkeling zorgt volgens Sicco voor een andere inhoud van de functie én voor meer respect voor het vak. De kracht van de assistant zit in stabiliteit, overzicht en menselijke sensitiviteit. Veel professionals zijn zich daar niet volledig van bewust. Sicco benadrukt dat assistants zichzelf vaak onderschatten, terwijl deze eigenschappen steeds belangrijker worden in organisaties die voortdurend veranderen.

Soft skills als fundament

De toekomstige assistant onderscheidt zich vooral door sterke soft skills. Een groot deel van het vak draait om zaken als:

• Zelfvertrouwen en zelfbewustzijn
• Duidelijk kunnen communiceren
• Samenwerking en empathie
• Initiatief nemen en verantwoordelijkheid durven pakken
• Grenzen aangeven en verwachtingen managen

Zelfvertrouwen is volgens Sicco een cruciale factor. Assistants die stevig staan in hun rol, kunnen beter aansluiten op wat teams en leidinggevenden nodig hebben. Soft skills bepalen hoe effectief iemand opereert, hoe soepel processen verlopen en hoe anderen zich gedragen in de samenwerking.

Ontwikkelen vanuit eigen kracht

Sicco ziet dat assistants vaak geneigd zijn om zichzelf volledig in dienst te stellen van de organisatie. In de toekomst is dat volgens hem niet meer voldoende. De assistant moet vanuit eigen kracht handelen, in plaats van uitsluitend te reageren op wat anderen nodig hebben. Deze beweging van reactief naar proactief maakt dat de assistant een volwaardige partner wordt. Niet door harder te werken, maar door bewuster te werken. Daarbij hoort het vergroten van inzicht in wat je doet, waarom je dat doet en welke waarde dat oplevert voor de organisatie.

Praktisch leren tijdens Jaar Lang Leren

Het Jaar Lang Leren-traject biedt ruimte om die vaardigheden te ontwikkelen die het vak toekomstbestendig maken. Niet door alleen kennis aan te reiken, maar door deelnemers te laten ervaren wat soft skills in de praktijk betekenen. Deelnemers werken aan zelfvertrouwen, persoonlijke effectiviteit en reflectie op hun eigen handelen. Ze leren hun eigen krachtbron kennen en ontdekken hoe ze die inzetten in uitdagende situaties. Zo wordt de assistant niet alleen vaardiger, maar ook zichtbaarder en sterker in het professioneel invullen van de rol.

Een verschuiving naar menselijkheid

Technologie, systemen en efficiënte processen blijven belangrijk, maar volgens Sicco mag het menselijke aspect nooit verdwijnen. De assistant van de toekomst brengt verbinding, ziet patronen die systemen missen en begrijpt wat mensen nodig hebben om goed samen te werken. Niet alle beslissingen kunnen door technologie worden overgenomen. Integendeel: de assistant blijft juist van waarde doordat hij of zij situaties kan aanvoelen, interpreteren en bijsturen. Die menselijke component maakt het vak toekomstbestendig.

Waarom investeren in jezelf noodzakelijk is

De assistant staat voor grote kansen. De functie krijgt meer inhoud, meer verantwoordelijkheid en meer waardering. Maar dat vraagt wel om ontwikkeling. Het is belangrijk om actief aan de slag te gaan met de vaardigheden die het verschil maken in de toekomst. Daarom benadrukt Sicco dat deelname aan een ontwikkeltraject zoals Jaar Lang Leren essentieel is. Het helpt om het vak opnieuw te bekijken, sterker in je rol te staan en bewuster om te gaan met de uitdagingen en kansen die de moderne werkplek met zich meebrengt.

Conclusie: de assistant van de toekomst is een krachtige professional

De toekomstige assistant is geen uitvoerder, maar een professionele samenwerkingspartner. De assistant van morgen:

• Werkt vanuit zelfvertrouwen
• Ontwikkelt sterke soft skills
• Beweegt mee met veranderingen
• Begrijpt de menselijke dynamiek binnen organisaties
• Benut de eigen kracht in plaats van alleen te reageren
• Krijgt meer respect en een sterkere positie

De toekomst vraagt om assistants die bewust, professioneel en met lef hun rol pakken. Wie die kans wil grijpen, begint bij het versterken van de vaardigheden die het vak de komende jaren gaan bepalen. Wil jij aan de slag met toekomstbestendige vaardigheden, zoals de taal van generaties, AI of avontuurlijk werken? Meld je dan aan voor het Jaar Lang Leren-traject van SMI. Je volgt 10 masterclasses door het hele jaar heen, zodat je voorbereid bent op de toekomst. De verschillende modules zijn ook op maat te volgen als Incompany-traject.

Het bericht De toekomstige assistant: waarom soft skills belangrijker zijn dan ooit verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Zichtbaarheid vergroten binnen de organisatie

Veel assistants werken achter de schermen en blijven daardoor soms onder de radar. Door je zichtbaarheid te vergroten, laat je anderen zien welke waarde je toevoegt. Dat betekent niet dat je op een opvallende manier aandacht hoeft te vragen, maar wel dat je proactief je successen deelt en jezelf positioneert als een onmisbare schakel binnen de organisatie.

• Neem deel aan meetings: stel vragen, deel inzichten en laat je stem horen.
• Toon initiatief: zie je kansen voor verbetering? Kom met voorstellen en denk vooruit.
• Vier successen: benoem behaalde resultaten en toon de impact van jouw werk.

Jezelf authentiek presenteren

Zichtbaar zijn betekent niet dat je jezelf anders moet voordoen. Juist je authenticiteit maakt je sterk. Als senior business assistant is het belangrijk om je bewust te zijn van je kwaliteiten en die in te zetten om invloed uit te oefenen.

• Ken je kernwaarden: waar sta jij voor en wat vind je belangrijk in je werk?
• Blijf professioneel én jezelf: zorg voor een uitstraling die past bij jou én bij de organisatiecultuur.
• Wees consistent: eerlijk en oprecht communiceren zorgt voor vertrouwen en respect.

Je waarde strategisch communiceren

Je levert dagelijks een waardevolle bijdrage, maar wordt die ook altijd erkend? Door je waarde strategisch te communiceren, zorg je ervoor dat jouw werk zichtbaar wordt op de juiste plekken.

• Gebruik feiten en cijfers: toon concreet aan wat jouw bijdrage oplevert.
• Koppel je werk aan organisatiedoelen: laat zien hoe jouw inzet bijdraagt aan het succes van het team of de organisatie.
• Vraag actief om feedback: dat helpt niet alleen bij je ontwikkeling, maar laat ook zien dat je gericht bent op groei.

Maak jouw unieke kwaliteiten zichtbaar

Wil jij meer leren over hoe je het beste uit jezelf haalt en jouw unieke kwaliteiten zichtbaar en krachtig inzet? Tijdens de opleiding Senior Business Assistant leer je precies hoe je dat doet. Je ontdekt hoe je jouw zichtbaarheid vergroot, jezelf authentiek presenteert en je waarde effectief communiceert. Zo groei je uit tot een strategische en zelfbewuste professional die écht het verschil maakt. Deze opleiding is ook op maat te volgen met jouw team, kies dan voor een Incompany-traject.

Het bericht Hoe haal je het beste uit jezelf als senior business assistant? verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Zelfvertrouwen en rolbewustzijn

Als beginnende assistant zoek je vaak nog naar je plek. Je wilt van betekenis zijn, maar je weet niet altijd hoe je jezelf zichtbaar maakt zonder opdringerig te lijken. Het begint bij inzicht in je eigen taken en talenten. Wanneer je helder hebt waar jouw toegevoegde waarde ligt, treed je veel krachtiger op:

• Je draagt jouw rol bewust uit;
• Je pakt taken proactief op;
• Je maakt zelfverzekerde keuzes.

“Sinds ik bewust ben van mijn sterke kanten, durf ik veel beter te zeggen: ‘Laat dat maar aan mij over’”.

Grenzen stellen en assertief communiceren

Een collega schuift een taak jouw kant op of je manager verwacht iets onduidelijks. Toch zeg je vaak ‘ja’, ook al voelt het niet goed. Assertief communiceren is daarom geen luxe, maar noodzaak. Door vriendelijk én duidelijk je grenzen aan te geven, creëer je respect en vertrouwen:

• Je taalgebruik is assertief, zonder schuldgevoel;
• Je geeft en ontvangt feedback;
• Je geeft duidelijk aan wat jij nodig hebt.

“Ik dacht dat assertiviteit betekende dat ik streng moest zijn. Nu weet ik dat ik ook vriendelijk én duidelijk kan zijn”.

Effectieve samenwerking – ook in lastige gesprekken

Niet elke collega of leidinggevende is even gemakkelijk. Sommigen komen dominant of afstandelijk over, waardoor je je snel aanpast. Hierdoor komt jouw boodschap minder goed over. Juist dan zijn communicatieve vaardigheden van een management assistant onmisbaar:

• Je stemt gesprekken af op verschillende gesprekspartners;
• Je voert moeilijke gesprekken zonder jezelf te verliezen;
• Je herkent en hanteert verschillende communicatiestijlen.

“Ik heb geleerd dat ik zelf initiatief mag nemen in het gesprek. Dat geeft me veel meer regie”.

Digitale vaardigheden en overzicht creëren

Een moderne management assistant werkt dagelijks met digitale tools als Outlook, Teams en OneNote. Toch gebruiken veel assistants deze programma’s vooral op gevoel. Door je digitale vaardigheden te versterken, bespaar je tijd en creëer je rust:

• Je brengt structuur aan in je werkdag;
• Je verhoogt efficiëntie met slimme functies in de tools;
• Je bewaart overzicht in een drukke werkomgeving.

“Met een paar slimme OneNote-trucs houd ik nu veel makkelijker het overzicht. Mijn werk voelt minder chaotisch”.

Persoonlijke groei en zelfinzicht met DISC

Samenwerken en communiceren gaat makkelijker als je inzicht hebt in je eigen gedragsstijl én die van anderen. DISC-profielen helpen je daarbij. Ze maken zichtbaar waar je energie van krijgt en waar je valkuilen liggen:

• Je krijgt inzicht in je eigen reacties;
• Je sluit aan bij de stijl van anderen;
• Je ontdekt welke werkomgeving het beste bij je past.

“DISC hielp me begrijpen waarom ik soms vastloop. Nu weet ik hoe ik dat kan ombuigen”.

Maak het verschil

Een management assistant is allang niet meer alleen agendabeheerder of notulist. Jij bent de verbindende schakel, degene die vooruit denkt en aanvoelt wat er écht speelt. Dat vraagt lef, zelfinzicht en vaardigheden. Of je nu net begint of je omschoolt: gun jezelf de tijd én de juiste training om te groeien. Iedere stap, hoe klein ook, vergroot jouw regie, impact en werkplezier.

Wil je meer leren over hoe je sterker en zelfstandiger functioneert als assistant? Meld je dan aan voor de opleiding Management Assistant van SMI. Wil je meer weten over de leerdoelen? Vraag dan de brochure aan. De opleiding is ook samen met jouw team te volgen als Incompany-traject, dan werk je samen aan communicatie, samenwerking, digitale tools én persoonlijke ontwikkeling.

Het bericht Welke vaardigheden heb je nodig als startende management assistant? verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

1. Ontdek talent dat voor anderen verborgen blijft

Een diploma zegt lang niet alles. Steeds meer organisaties kiezen daarom voor skill-based recruitment: werven op basis van talent, potentie en leervermogen. Het gaat er niet alleen om wat iemand heeft gedaan, maar vooral om wat iemand kan worden. Dat vraagt om nieuwsgierigheid, coaching en een open blik.

Als HR-assistant ben jij vaak de eerste die sollicitaties voorbij ziet komen. Jij ziet meer dan cv’s: je merkt in motivatiebrieven of iemand leergierig is, flexibel of sociaal sterk. Tijdens telefoontjes of kennismakingsgesprekken hoor je of iemand initiatief toont, goed communiceert en in het team past. Door deze signalen te delen met je collega’s of recruiters, help je talenten op te vallen die misschien niet perfect op papier lijken – maar in de praktijk wél schitteren.

2. Zet welzijn en gezondheid centraal

Na de pandemie is het belang van mentale en fysieke gezondheid niet meer te negeren. Burn-outs, stressklachten en verminderde vitaliteit komen vaak voor. Gelukkig groeit het besef: goede zorg voor medewerkers is geen luxe, maar noodzaak. HR ondersteunt met programma’s rond werk-privébalans, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid.

Als HR assistant ben jij vaak degene die verzuimmeldingen verwerkt, contact houdt met zieke medewerkers en vragen krijgt over verlof of werkdruk. Dat geeft je een unieke kans om signalen van overbelasting vroeg te herkennen en bespreekbaar te maken. Ook ondersteun je bij het organiseren van vitaliteitsacties, gezondheidscampagnes of workshops rond werkgeluk – met directe impact op het welzijn van collega’s.

3. Maak van HR het hart dat alles verbindt

Onze samenleving wordt individualistischer. Daarom is het essentieel dat organisaties actief werken aan verbinding. HR speelt hierin een sleutelrol: met mentorprogramma’s, heldere waarden en ruimte voor gezamenlijke groei. Geen soft beleid, maar een strategische keuze: verbonden teams zijn zowel effectiever als gelukkiger.

Als HR assistant ben jij ook vaak het eerste aanspreekpunt voor medewerkers die vragen of twijfels hebben. Je bent zichtbaar, toegankelijk en merkt op wat er écht speelt op de werkvloer. Of het nu gaat om nieuwe collega’s die zich snel thuis moeten voelen of medewerkers die moeite hebben met veranderingen, jij biedt iedereen een warm welkom, een luisterend oor en versterkt de verbinding tussen allerlei teams. Kleine gebaren maken een groot verschil in betrokkenheid.

4. Al gehoord van generatiemanagement?

Generatiemanagement… Oftewel: breng verschillende generaties op de werkvloer samen. Jongeren willen impact maken, en zoeken uitdagingen en balans. Door kennisdeling, wederzijds begrip en slimme teamsamenstellingen versterk je elkaars talenten. HR zorgt dat elke generatie tot zijn recht komt.

Als HR assistant zorg jij dat teams soepel samenwerken, communicatie vlekkeloos verloopt en dat roosters passen. Hebben jonge collega’s extra feedback nodig, ervaren ze klachten? Jij ziet dit meteen. Door behoeften en informele signalen op te vangen, creëer jij een inclusieve werkomgeving waarin iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt. Jouw inzet maakt het verschil tussen gewoon werken en echt samenwerken.

5. Zorg voor groeimogelijkheden

Want zo blijven je medewerkers… De krapte op de arbeidsmarkt maakt één ding duidelijk: je kunt het je niet veroorloven om talent te laten vertrekken. Upskilling, interne mobiliteit én persoonlijke ontwikkeling zijn niet alleen HR-thema’s, maar een dagelijkse prioriteit. Geef je mensen perspectief? Dan krijg je loyaliteit terug.

Als HR assistant beheer je vaak de inschrijvingen voor opleidingen, houd je ontwikkelgesprekken administratief bij en communiceer je over trainingen en leerplatforms. Maar je doet meer dan registreren: je stimuleert collega’s actief om gebruik te maken van ontwikkelmogelijkheden, wijst ze op interne vacatures of helpt bij het plannen van opleidingsdagen. Zo help je collega’s groeien én blijven.

Wil jij ook bijdragen aan sterke, toekomstgerichte HR?

De vijf trends hierboven laten zien hoe belangrijk menselijke aandacht, verbinding en ontwikkeling zijn in moderne organisaties. En juist in de dagelijkse praktijk van HR ligt daar een sleutelrol. Vaak ben jij het eerste aanspreekpunt voor collega’s én sollicitanten. Iedereen verwacht dat je antwoord hebt op hun vragen, dat je meedenkt en dat je snel kunt schakelen.

Met de 4-daagse opleiding HR Assistant zorg je dat jouw kennis van HR optimaal is. Zo kun je met zelfvertrouwen en vakkennis gesprekken voeren, processen soepel laten verlopen en een waardevolle bijdrage leveren aan jouw team én de hele organisatie.

Het bericht 5 kansen om als HR assistant hét verschil te maken verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

1. Word beste vrienden met je agenda, maar laat ook ruime over voor verrassing…

In je drukste maanden is je agenda je belangrijkste bondgenoot. Plan niet alleen vergaderingen en deadlines in, maar ook (korte) adempauzes. Een kwartiertje “lucht” na een zware meeting kan wonderen doen. En heel eerlijk: die lege bokjes redden je van last-minute paniek.

2. Zeg vaker nee of gewoon “niet nu”

Herkenbaar he? Dat je als assistant gewend bent om overal “ja” op te zeggen. Maar juist in de drukste maanden is selectief zijn goud waard. Stel daarom prioriteiten en wees niet bang om te zeggen: “Dat pak ik volgende week op.” Je zult merken dat collega’s je daar juist om waarderen

3. Mini-succesjes moeten gevierd worden. Dus doe dat ook!

Heb je een kerstpakket op tijd besteld? Een chaotische vergadering toch soepel laten verlopen? Vier het! Het hoeft geen groot feest te zijn; een high-five met een collega of een extra lekkere cappuccino is al genoeg. Het houdt je energie en humeur op peil.

4. Maak het gezellig op kantoor

Een kaarsje (probeer het veilig te houden, dus ga voor de elektrische variant…), een herfstige thee of een vrolijke Spotify-playlist kan de sfeer al lichter maken. Als je toch lange dagen maakt, zorg dat je werkomgeving je een beetje blij maakt.

5. Gun jezelf ook een uit-knop

Na al die deadlines en borrels is het verleidelijk om 24/7 ‘aan’ te blijven. Maar juist nu is het belangrijk om écht te ontspannen. Zet je werkmail na werktijd even uit, duik in een goed boek of binge een serie zonder schuldgevoel.

Tot slot

De drukste maanden van het jaar horen er nu eenmaal bij… Maar met een beetje humor, slimme keuzes en hier en daar een cappuccino te veel, overleef je ze niet alleen: je komt er ook sterker én vrolijker uit.

Het bericht Help! Hoe overleef ik de drukste maanden van het jaar? verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

1. Luister met je volle aandacht

Luister jij om te reageren, of om te begrijpen? Het verschil is voelbaar. Pas als je écht luistert – dus zonder alvast je antwoord te formuleren – voelt de ander zich gehoord. En jij? Die pikt veel meer signalen op. Tip: Laat in je houding zien dat je luistert. Knik, maak oogcontact en herhaal kort wat je hoort.

2. Jouw intentie ≠ jouw impact

Je bedoelde het goed, maar toch valt het verkeerd. Herkenbaar? Communicatie draait niet om wat jij bedoelt, maar om wat de ander ervaart. Vraag dus regelmatig: “Hoe komt dit bij je over?”. Zo houd je de lucht zuiver.

3. Stem af op de ander

De een wil details, de ander houdt van het grote geheel. Sommigen denken in beelden, anderen in gevoelens of geluid. Ontdek de voorkeur van je gesprekspartner – en pas jouw stijl subtiel aan. Zo ontstaat verbinding, zonder dat jij jezelf verliest.

4. Weet wanneer je vaag mag zijn – en wanneer niet

Inspireren doe je met open taal. Instrueren met heldere taal. Dankzij NLP leer je schakelen: van vaag naar concreet en terug. Zo maak je je communicatie krachtiger – in elke situatie.

5. Laat je lichaam meewerken

Je kunt ‘ja’ zeggen, maar als je met je armen over elkaar staat, dan voelt de ander een ‘nee’. Non-verbale signalen spreken boekdelen. Stem je houding, mimiek en stemgebruik af op je woorden. Zo straal je echtheid en vertrouwen uit.

6. Geef en ontvang feedback met lef

Feedback is geen kritiek, maar een cadeautje. Tenminste, als je het op de juiste manier brengt én ontvangt. Zeg wat je ziet, benoem het effect, stel een open vraag en: sta ook zelf open voor feedback – daar zit je groeikans.

7. Kies het juiste kanaal

Niet elk gesprek hoort in een e-mail. Soms is een telefoontje of face-to-facegesprek veel effectiever. Vooral bij gevoelige onderwerpen of misverstanden. Kies bewust waar en hoe je iets deelt.

8. Maak afspraken over communicatiekanalen

Mail, WhatsApp, Teams… We hebben keuze genoeg. Maar zonder duidelijke afspraken ontstaat chaos. Werk met je team uit: wat bespreken we waar? Zo voorkom je ruis, frustratie en dubbel werk.

Train jouw communicatiekracht

Tijdens de cursus NLP Business voor de assistant van SMI leer je in 3 dagen effectief communiceren met meer impact, rust en overtuiging. Je ontdekt je eigen patronen, leert afstemmen op anderen en krijgt praktische tools die direct verschil maken. En het mooiste: je doet het samen met een groep gelijkgestemde assistants, onder begeleiding van toptrainer Ferry Onderwater. Wil je meer weten over het programma? Vraag dan de brochure aan. De cursus is ook volledig op maat te volgen met jouw team, kies dan voor een Incompany-traject.

Het bericht 8 tips om effectief te communiceren verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Ontstaan tijdens de opleiding

De Intervisieclub zag het levenslicht tijdens de opleiding Senior Assistant op strategisch niveau verzorgd door docente Kristine Ates. In de loop van de tijd groeide er een vaste kern van vijf deelnemers die een sterke band ontwikkelde. “De dynamiek was vanaf het begin positief”, vertellen Carla en Cindy. “Dat zorgde ervoor dat we elkaar bleven opzoeken, ook na de opleiding”.

Een hechte samenstelling

Vandaag de dag bestaat de Intervisieclub uit vijf leden met uiteenlopende achtergronden. Die diversiteit levert waardevolle perspectieven op. Monique benadrukt hoe de gezamenlijke vervolgstap, een NLP-training, hun band verder versterkte: “We voelen ons vrij en open met elkaar, en dat maakt onze bijeenkomsten heel effectief”.

Bijeenkomsten zonder vaste agenda

De club komt ongeveer vier keer per jaar samen, vaak op een centrale locatie zoals Van der Valk. De bijeenkomsten verlopen informeel: eerst deelt iedereen persoonlijke en werkgerelateerde updates, daarna volgen gesprekken over thema’s die vanzelf ontstaan. Cindy en Carla: “In het begin werkten we met een vaste agenda, maar nu verloopt het organischer. Dat maakt de gesprekken rijker en dynamischer”.

Onderwerpen die ertoe doen

De thema’s die aan bod komen variëren van werkuitdagingen tot persoonlijke ervaringen. Door de vrijheid om alles bespreekbaar te maken, ontstaat er een open uitwisseling. Carla deelt hoe de Intervisieclub haar hielp bij een carrièreswitch: “De steun en feedback van de groep gaven me het vertrouwen om die stap te zetten”. Gilène vult aan dat de intervisie haar zelfstandigheid versterkte: “Het hielp me ontdekken waar ik energie van krijg en waar ik goed in ben”.

Veiligheid en vertrouwen als fundament

Wat de Intervisieclub uniek maakt, is het sterke gevoel van veiligheid en vertrouwen. “We kunnen openlijk praten over zaken die je op de werkvloer niet altijd kwijt kunt”, vertelt Monique. Juist dit vertrouwen maakt diepgaande en eerlijke gesprekken mogelijk, en vormt de basis voor persoonlijke groei.

Waardering vanuit werkgevers

De waarde van de Intervisieclub blijft niet onopgemerkt. Carla en Monique vertellen dat hun werkgevers hen zelfs de ruimte geven om de bijeenkomsten onder werktijd bij te wonen. Dat laat zien dat ook organisaties de meerwaarde zien van professionele reflectie en intervisie voor assistants.

Voorbeeld voor anderen

De leden raden andere teams aan om een vergelijkbare intervisiegroep te starten. Volgens hen biedt een externe club vaak meer veiligheid dan een interne werkcontext. “Het delen van ervaringen en het stimuleren van persoonlijke groei is enorm waardevol”, benadrukken ze.

Samen vooruitkijken

De Intervisieclub bestaat inmiddels bijna vijf jaar. Dat lustrum willen de leden samen vieren, als symbool van hun gezamenlijke ontwikkeling. Hun ervaring laat zien dat leren niet stopt na een opleiding, maar juist verder groeit in verbinding met anderen.

Werk samen aan persoonlijke groei

De opleiding Senior assistant op strategisch niveau bood meer dan kennis en vaardigheden: het legde de basis voor de Intervisieclub. De verhalen van Carla, Cindy, Monique, Gilène en Monique laten zien dat intervisie niet alleen bijdraagt aan professionele ontwikkeling, maar ook aan persoonlijke groei, veiligheid en vertrouwen. Hun boodschap is duidelijk: samen leren gaat verder dan de klas. Wil jij jezelf ontwikkelen als senior assistant én leren hoe je blijvend kunt groeien in je vak? Neem dan ook deel aan de opleiding! Wil je meer weten over het programma? Vraag dan de brochure aan. De opleiding is ook volledig op maat te volgen met jouw team als Incompany-traject.

Het bericht Een opleiding die verder ging dan kennis – het begin van een waardevolle intervisieclub verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Van uitvoerend naar richtinggevend

Eén vaardigheid is in deze tijd goud waard: richting kunnen geven te midden van onzekerheid. Als assistant beschik je van nature over deze kwaliteit. Je hebt overzicht, kent de informele lijnen, voelt aan wat mensen nodig hebben en weet hoe processen lopen, maar die kwaliteit verdient verdieping. AI neemt namelijk steeds meer routinetaken over, waardoor de vraag naar professionals die méér brengen dan snelheid en precisie groeit. Professionals die:

• Met impact kunnen adviseren;
• Anderen meenemen in verandering;
• Kritisch durven denken;
• Hun rol bewust vormgeven.

En dat is precies waar de cursus Assistant van morgen van SMI op inzet.

Soft skills zijn je nieuwe superkracht

Veel mensen focussen op de tools van morgen, maar in deze cursus versterken we de mindset achter die tools. Vaardigheden als kritisch denken, veerkracht, zelfinzicht en verbindend vermogen zijn hard nodig om relevant te blijven in een wereld waarin AI razendsnel ontwikkelt. Je leert bijvoorbeeld:

• Hoe je oude patronen doorbreekt en mentale wendbaarheid traint;
• Hoe je met scherpe vragen en heldere adviezen écht het verschil maakt;
• Hoe je met sociale intelligentie samenwerkingen versterkt;
• Hoe je jouw rol strategisch vormgeeft in een organisatie in beweging.

AI? Praktisch, niet theoretisch

In de cursus leer je AI niet kennen als hype, maar als praktische ondersteuning. Je gaat concreet aan de slag met slimme tools die jou helpen om sneller inzichten te krijgen, efficiënter te denken en je toegevoegde waarde te vergroten. Het gaat niet om technologie, het gaat om jouw invloed versterken – met de juiste mindset én middelen.

Neem de regie

Wacht jij tot jouw omgeving verandert, of verander jij zelf wat jouw omgeving nodig heeft? De driedaagse cursus Assistant van morgen helpt je om precies dát te doen. Je wordt niet overspoeld met theorie, maar werkt met praktijkcases, reflectie en concrete tools. Na afloop sta je steviger in je schoenen, durf je positie te nemen en weet je hoe jij het verschil maakt – vandaag én morgen. Wil je meer weten over het programma? Vraag dan de brochure aan. Wil jij de cursus volledig op maat volgen met jouw collega’s? Kies dan voor een Incompany-traject.

Een andere opleiding die zich richt op de toekomst van het vak is de 5-daagse opleiding Future Work Skills. Waar het bij de Assistant van morgen vooral draait om veranderingen die op je afkomen en hoe je daarmee omgaat, gaat Future Work Skills meer over jezelf: wat wil jij anders in de toekomst en hoe geef je hier invulling aan?

Het bericht Waarom zijn soft skills zo belangrijk voor de assistant van morgen? verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Voorbereiding als uitgangspunt

Wat staat er op de agenda? Wie zitten er aan tafel? Wat willen ze bereiken? Aan de hand van deze vragen bepaal je welk type verslag het best past: een besluitenlijst, beknopt, uitgebreid of woordelijk verslag. De antwoorden op deze vragen kun je ook achterhalen door de agenda en vergaderdoelen af te stemmen met de voorzitter. Je werkt op die manier samen aan een duidelijk verslag dat onderdeel is van het besluitvormingsproces.

Notuleerkennis als basis voor slim AI-gebruik

Pas als je de fundamenten van notuleren kent, kun je AI slim inzetten en gebruiken als hulpmiddel. Deze kennis is namelijk nodig om:

• De juiste AI-tool te kiezen, deze moet namelijk passen bij het type verslag dat je maakt;
• De juiste prompt te schrijven, omdat je duidelijk moet aangeven wat je als output verwacht, zoals korte, scherpe besluitenlijsten;
• Nuanceverlies te voorkomen, zonder de juiste instructies kan AI bepaalde inhoud overslaan;
• AI in te zetten voor controle op stijl, spelling en consistentie.

Leer strategisch notuleren

Tijdens de cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau starten we met de basis: wat vraagt strategisch notuleren van jou? Hierbij is ruim aandacht voor de basis: het voorbereiden van vergaderingen. Daar kun je AI namelijk prima voor inzetten. We verkennen verschillende tools, van samenvattingsfuncties tot transcriptiesoftware. Samen testen we prompts. Wat werkt wel? Wat niet? Zo ervaar je zelf wat AI kan betekenen voor jouw werk. Je leert keuzes maken in wat je wel en niet noteert. Je ontdekt hoe je met de voorzitter afstemt om tot een professionele vergadercultuur te komen. En je werkt aan een schrijfstijl die past bij het strategisch niveau: actief, zakelijk, helder waar het kan en politiek-sensitief waar het moet. Je leert hoe je AI inzet om sneller te werken én betere notulen te maken. Ook bespreken we in de training hoe je AI-tools integreert in je notuleerproces. Wanneer gebruik je AI? En wanneer juist niet? Want AI is geweldig voor samenvatten en controleren. Maar het is aan jou om te bepalen wat echt belangrijk is. Of om in te schatten wat gevoelig ligt in een organisatie.

Draagvlak creëren voor AI

Zoals eerder benoemd is de samenwerking en afstemming met de voorzitter een must om te kunnen notuleren op strategisch niveau. We besteden tijdens de cursus ook hoe je met de voorzitter bespreekt dat je AI inzet, waardoor je sneller notuleert, maar nog wel steeds zelf keuzes maakt. Die gesprekken zijn essentieel om draagvlak te krijgen.

Leren van elkaar

De deelnemersgroep is bijzonder. In elke training zitten notulisten met twintig tot vijfentwintig jaar ervaring. Zij hebben bakken kennis over inhoud en hun organisatie, maar soms nog weinig ervaring met AI. Daarnaast zijn er deelnemers voor wie strategisch notuleren nieuw is. Zij zijn hongerig naar tips van ervaren collega’s. Die dynamiek zorgt voor uitwisseling van kennis, bijvoorbeeld omdat er mensen zijn die ervaring hebben met Ibabs, of het inzetten van Excel of Teams bij vergaderingen. Zo ontstaat een programma dat altijd actueel is en is afgestemd op de leerwensen van de deelnemers. Een voorbeeld: laatst vroeg een ervaren notulist, wiens verslagen bijna transcripties zijn, hoe je AI gebruikt om complexe discussies terug te brengen tot één duidelijke alinea. Een collega-deelnemer stelde daarop een prompt voor. Samen pasten we die aan. Het resultaat? Een krachtige samenvatting, precies op het benodigde strategisch niveau.

Redigeren is het nieuwe notuleren

Natuurlijk is er aandacht voor de taal van het verslag. Strategische notulen vragen om actieve zinnen, zonder wollige woorden of halve afspraken. Wel om duidelijke besluiten en acties. Met AI controleer je of de zinsbouw en spelling van je verslag juist is, maar jij blijft degene die de nuance aanvoelt en corrigeert waar nodig.

Zet AI in als notuleerassistant

Met deze training leer je hoe AI jouw professionaliteit als notulist versterkt, mits je de basis beheerst. Want strategisch notuleren begint bij weten wat er speelt. En eindigt bij een puntgaaf, zo-beknopt-als-kan verslag. Met AI aan je zijde heb je een eigen assistant, maar jij zit aan de knoppen. Dáár draait het om bij strategisch notuleren. Wil je meer weten over het programma? Vraag dan de brochure aan. De cursus is ook volledig op maat te volgen met jouw team als Incompany-traject.

Het bericht Hoe kun je strategisch notuleren met AI? verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

De illusie van moeiteloos schrijven

Als management assistant moet je vaak even ‘snel’ een nette mail, uitnodiging of verslag opstellen. AI lijkt dan een uitkomst: je typt een opdracht in ChatGPT, zoals: “Schrijf een professionele e-mail naar klanten over X” – en binnen een paar seconden heb je een tekst. Maar als je het terugleest, voel je: dit is het nét niet. De toon past niet bij je organisatie en de inhoud blijft oppervlakkig. AI-teksten blijven namelijk zonder scherpte, zonder persoonlijkheid – en zonder effect als je niet aangeeft wat je wilt zeggen en tegen wie.

AI werkt als een spiegel

AI is als een slimme spiegel: het reflecteert jouw ideeën, keuzes en schrijfvaardigheid. Heb je die niet scherp? Dan zie je dat meteen terug in de tekst. Hoe meer context jij in je prompt geeft over de tekst die je verwacht, hoe beter de tekst zal zijn. Een goed geschreven AI-prompt begint met een doel, een doelgroep, een gewenste stijl, lengte én de kernboodschap. Zonder die ingrediënten blijft AI steken in standaardteksten.

Schrijven is denken

Onderschat niet hoeveel denkwerk er in schrijven zit: je denkt bij ieder woord dat op papier komt na of het bij je doel én doelgroep past. Dat verandert niet nu je AI kunt inzetten. Integendeel: hoe beter jij vooraf weet wat je wilt zeggen, hoe krachtiger de tekst die AI voor je oplevert. Oftewel: als je AI slim wil inzetten, moet je leren zelf beter te schrijven. In de cursus Zakelijk Schrijven met AI van SMI ontdek je hoe je:

• Betere prompts formuleert;
• Inhoud en structuur bepaalt vóór je gaat schrijven;
• De stijl van een tekst aanpast aan je doelgroep;
• AI inzet als meedenkende assistant (en niet als eindredacteur).

Schrijf slimmer mét AI

AI kan jouw schrijfproces versnellen, verrijken en zelfs inspireren. Maar alleen als jij de regie houdt. Dus: gebruik ChatGPT gerust, maar geef het de juiste instructies – en weet wat je wilt bereiken. Wil jij leren hoe je AI inzet als schrijfhulp? Meld je dan aan voor de cursus Zakelijk Schrijven met AI. Deze cursus is ook volledig op maat te volgen als Incompany-traject, zodat je samen met jouw team de volgende stap kan zetten.

Het bericht Hoe zet je AI in als schrijfhulp? verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

De unieke kracht van mensen én machines

“Robots draaien 24 uur per dag, maar het is de mens die relaties bouwt, creatief is en strategisch denkt”, stelt Ferry Hoes. Waar technologie excelleert in efficiëntie, ligt de menselijke meerwaarde in empathie, nuance en contact. En juist die combinatie wordt cruciaal, stelt hij. “Organisaties die begrijpen hoe technologie menselijke vaardigheden ondersteunt, nemen voorsprong. Maar dan moet je wel de menselijke maat bewaken”. Digitale transformatie biedt ongekende kansen, mits je die benut zonder het persoonlijke aspect te verliezen. AI en automatisering nemen routinetaken over, waardoor mensen zich kunnen richten op werk dat energie geeft. “Meer werkgeluk, meer effectiviteit: dat is de belofte van humanized technology”.

Humanizing in de praktijk

Maar hoe ziet die menselijke technologie eruit in de praktijk? Ferry noemt het voorbeeld van een klantenservice waarin een chatbot eenvoudige vragen beantwoordt, zodat medewerkers meer tijd hebben voor complexe vraagstukken. “De technologie zorgt voor snelheid, de mens voor verbinding. Als je dat goed balanceert, creëer je een klantbeleving die zowel efficiënt als warm is”. Een ander voorbeeld is het gebruik van AI-tools zoals ChatGPT voor het schrijven van marketingberichten. “De software doet het voorwerk, maar het is de marketeer die strategie en doelgroep bepaalt. Zo wordt technologie geen vervanger, maar een versterker van menselijk talent”.

Weg van eenheidsworst: maak het verschil met empathie

Volgens Ferry is er dringend behoefte aan organisaties die inzien dat technologie alleen niet genoeg is. “Als tien bedrijven dezelfde chatbot gebruiken, is de klantervaring identiek. Het verschil maak je met menselijkheid. Door warmte, empathie en maatwerk aan de voorkant te behouden, zelfs als de techniek op de achtergrond draait”. Het gevaar van digitale transformatie is volgens hem dat organisaties zó gefocust raken op systemen, dat ze de menselijke factor uit het oog verliezen. “Juist nu is het tijd om te investeren in vermenselijking. Alleen dan blijf je als organisatie relevant en herkenbaar”.

Mens en technologie zijn geen tegenpolen

De interesse van Ferry in deze balans komt niet uit de lucht vallen. “In mijn werk als marketeer was ik altijd al gefascineerd door menselijk gedrag. Dat leidde tot een studie sociale psychologie, en uiteindelijk tot het Brand Humanizing Institute. Daarin onderzoeken we hoe mens en technologie elkaar kunnen versterken in organisaties”. Binnen het instituut werkt Ferry met allerlei organisaties – van onderwijs tot overheid, van kleinbedrijf tot multinational. “We starten altijd met onderzoek: wat is de impact van technologie op mensen, op werk, op samenwerking? Die inzichten vertalen we naar praktische werkgroepen waarin alle betrokkenen, ook klanten, meedenken over de beste balans”.

Angst maakt plaats voor eigenaarschap

Hoewel AI en automatisering ook zorgen kunnen oproepen – verdwijnen er banen? Wordt alles onpersoonlijk? – pleit Ferry juist voor vertrouwen in de toekomst. “Technologie kent beperkingen. Robots kunnen gedrag imiteren, maar geen echte emotie of empathie tonen. Mensen blijven dus onmisbaar, zeker in complexe interacties”. Door mensen onderdeel te maken van de verandering, groeit het eigenaarschap. “We nemen de angst niet weg met beloftes, maar door mensen te laten ervaren waar hún kracht ligt. Zo bouwen we samen aan duurzame, menselijke innovatie”.

Ga van inspiratie naar actie

De inzichten van Ferry Hoes zijn niet alleen inspirerend, maar ook urgent. Want wie de menselijke maat verliest in de digitale transformatie, verliest uiteindelijk de verbinding met medewerkers én klanten. Juist assistants hebben hierin een sleutelrol: zij verbinden mensen en processen, en bewaken het menselijke gezicht van de organisatie. Wil je leren hoe jij technologie én empathie kunt inzetten om jouw werk én je organisatie toekomstbestendig te maken? Kom dan op 2 oktober 2025 naar het congres Assistant van Morgen en ontdek hoe jij met kleine stappen een groot verschil maakt. Wil jij meer weten over het programma? Vraag dan de brochure aan.

Het bericht Technologie met een menselijk gezicht: zo blijf je relevant in de digitale transformatie verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Slimmer werken met Outlook: het begint bij inzicht in wat er allemaal kan

Mails handmatig slepen naar mappen, meerdere agenda’s beheren zonder het overzicht te behouden, belangrijke taken kwijtraken in de stroom van binnekomende mail… Veel gebruikers werken nog op dezelfde manier als vijf jaar geleden. Dit is zonde, want Outlook zit boordevol functies die je werk juist makkelijker kunnen maken. Denk aan slimme regels, snelle stappen, kleurcoderingen en geïntegreerde takenlijsten. Met een paar kleine aanpassingen win je al snel tijd én overzicht.

Outlook verandert. Ben jij voorbereid?

Outlook verandert niet alleen qua uiterlijk, maar ook inhoudelijk. De nieuwe versie die Microsoft binnen Microsofft 365 uitrolt, voelt op sommige punten zelfs als een compleet ander programma. Maar wat is er dan anders?

• De interface is strakker en functioneel anders ingericht
• Mappenstructuren maken steeds meer ruimte voor slimme filters en zoekopdrachten
• Focused Inbox geeft prioriteit aan belangrijke mails
• Integratie met tools als Microsoft To Do en Teams wordt de norm

Werk jij dagelijks in Outlook? Dan kan dit behoorlijk wennen zijn. Wat gisteren nog werkte, is vandaag verplaatst, veranderd of zelfs verdwenen.

Waar loop jij tegenaan?

Herken jij jezelf in één van deze situaties?

• Je inbox stroomt steeds weer vol, ondanks al je opruimacties.
• Je besteedt veel tijd aan terugkerende taken die misschien eenvoudiger kunnen.
• Je agenda raakt volgepland met afspraken waar je weinig grip op hebt.
• Je hoort collega’s praten over nieuwe functies, maar weet niet goed waar je moet beginnen.

Als dit je bekend voorkomt, dan ben je niet de enige. Gelukkig zijn er effectieve manieren om Outlook weer jouw steun in de rug te maken, in plaats van een bron van frustratie.

Kleine aanpassingen, groot verschil

Het beste nieuws? Je hoeft geen expert te zijn om efficiënter met Outlook te werken. Vaak zijn het juist de simpele instellingen en kleine gewoontes die jouw werkdag een stuk makkelijker maken. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een handige categorie die je taken overzichtelijk maakt
• Een regel die ongewenste e-mails automatisch uit je inbox haalt
• Een sneltoets waarmee je in een paar seconden een afspraak plant

En het mooiste is: door te ontdekken wat Outlook tegenwoordig allemaal kan, krijg je weer meer controle én ruimte in je dagelijkse werk.

Optimaliseer jouw werkdag met Outlook & timemanagement

Het is maandagochtend en jij opent Outlook… 48 ongelezen mails, 10 rode vlaggetjes en 6 kleuren in jouw weekagenda. Help! Jij hebt al langer het voornemen om de ‘boel’ aan te pakken, dieper in de functies te duiken en jouw werk slimmer te organiseren. Tijdens de 2-daagse cursus Slimmer werken met Outlook doe jij uitgebreide praktische Outlook kennis op en maak je kennis met Copilot. Je gaat aan de slag met het inrichten van jouw eigen cockpit en ontdekt allerlei handige functies in de klassieke en nieuwe Outlook.

Of wil je aan de slag met de nieuwe Outlook?

Werk je dagelijks met Outlook en stap je over op de nieuwe Outlook – of ben je al overgestapt? Dan weet je hoe belangrijk het is om met de nieuwste ontwikkelingen mee te gaan. Als assistant wil je niet alleen efficiënt werken, maar ook voorbereid zijn op de toekomst. Door naast Outlook ook Copilot en OneNote in te zetten, haal je het maximale uit je werkdag en blijf je altijd een stap vooruit. Tijdens de 2-daagse cursus De nieuwe Outlook  duiken we diep in alle mogelijkheden van de nieuwe Outlook. Je leert slimmer werken met e-mails en agenda’s, efficiënt gebruikmaken van Copilot als digitale assistent en je werk perfect organiseren in OneNote.

Het bericht Iedereen werkt met Outlook… Maar wie haalt er echt alles uit? verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

In dit blog ontdek je hoe je AI kunt inzetten in de praktijk van projectmanagement, afgestemd op de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van assistants. Niet als vervanger, maar als versterker van jouw organisatietalent.

De voorbereiding: eerst denken, dan doen – met ondersteuning van AI

Een succesvol project begint met een gedegen voorbereiding. AI kan je hierbij ondersteunen door…

SMART-doelen formuleren
Voer een globale opdrachtomschrijving in bij ChatGPT of Copilot en laat het omzetten naar heldere, SMART-doelen.

Scope, eisen en beperkingen afstemmen
AI ondersteunt je bij het verkennen van wat wel en niet binnen het project hoort en kan een eerste concept van een eisenlijst of afbakening creëren.

Eerste projectplan opstellen
Op basis van de input van de opdrachtgever kan AI een ruwe opzet van het projectplan maken, inclusief doelen, fasering en succesfactoren.

Voorbereiden van de PSU, oftewel de projectstart-up
Laat AI een draaiboek of checklist maken voor de aftrap: wie nodig je uit, welke onderwerpen komen aan bod en welke werkvormen passen het beste?

Structuur aanbrengen en werkwijze bepalen: van chaos naar duidelijkheid

Zodra het project van start gaat, is structuur onmisbaar. AI kan je hierbij helpen door het analyseren van stakeholders, een risicoanalyse en een communicatieplan.

Stakeholders analyseren
Maak een inschatting van belangen, houdingen en invloeden van betrokkenen door middel van AI. Zo ben je beter voorbereid op jouw communicatie en kan je veel beter inspelen op hen.

Risicoanalyse
Wat zijn de kernpunten van het project? Gebruik deze informatie om AI mogelijke risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen te laten identificeren.

Maak een communicatieplan
Ook kan AI je helpen bij het opstellen van een helder communicatieplan. Een communicatieplan dat bestaat uit een doelgroep, boodschap, kanaal en frequentie. Je kan AI daarnaast vragen om de zeven W’s voor je te laten structureren. Oftewel de vragen wie, wat, waar, wanneer, waarom, welke en hoe, die je helpen om alle belangrijke informatie over een situatie of project overzichtelijk in kaart te brengen.

Plannen en organiseren: van concept naar uitvoering

Als assistant help je vaak bij de planning, begroting en organisatie van het project. Met AI werk je daarbij sneller en nauwkeuriger.

Mijlpalen en activiteiten plannen
Gebruik AI om op basis van een algemeen stappenplan een concrete tijdsplanning te creëren met belangrijke mijlpalen, afhankelijkheden en deadlines.

Ondersteuning van het team
Schakel AI in voor het opstellen van functieomschrijvingen, het bepalen van teamrollen en het formuleren van samenwerkingsafspraken.

Plannen van budgetten en inzet
AI-tools kunnen je ondersteunen bij het maken van een eerste kostenraming, het plannen van inzet of het verdelen van middelen.

Analyse van conflicten en knelpunten
Gebruik AI om verschillende scenario’s te analyseren en mogelijke oplossingen te bedenken voor (dreigende) obstakels binnen het team of proces.

AI als control-tower

Oftewel het uitvoeren en beheersen van het project. Tijdens de uitvoering van een project is het cruciaal om het overzicht te houden. Door het gebruik van AI kun je grip houden op tijd, geld, communicatie en de kwaliteit van het project.

Het genereren van rapportages
Laat AI gegevens samenvatten en visueel presenteren in rapportages of dashboards, zodat je sneller kunt rapporteren en gericht kunt bijsturen.

Beheer van versies en controle van documenten
AI helpt je om automatisch de laatste versies van projectdocumenten te latne opsoren en vergelijken

Problemen en wijzigingen beheren
Registreer wijzigingsverzoeken of problemen en laat AI meedenken over de gevolgen en mogelijke oplossingen.

Zelfreflectie en zelfsturing
AI-coachingtools ondersteunen je bij het formuleren van persoonlijke doelen, het omgaan met stress en het vergroten van je zelfinzicht.

Last but not least: afronden en evalueren – de cyclus voltooien

Een project succesvol afsluiten is net zo belangrijk als een goede start. AI biedt ondersteuning bij:

Het voorbereiden van evaluatie
Laat AI surveys ontwerpen, feedback verzamelen en een evaluatieverslag opstellen met waardevolle leerpunten voor toekomstige projecten.

Ervaringen en inzichten vastleggen
Gebruik AI om informatie uit diverse bronnen zoals e-mails, notulen en verslagen samen te voegen tot een overzichtelijk eindrapport.

Beheer van contracten en overdracht
Ook hier kun je AI inzetten om te monitoren welke afspraken zijn nagekomen en welke overdracht nodig is naar de lijnorganisatie of het beheerteam.

Tot slot: AI versterkt je projectaanpak, zonder de menselijke kant te verliezen

AI neemt jouw menselijke inzicht, organisatorische kracht en communicatieve vaardigheden niet over. Wel ondersteunt het je om slimmer te werken: minder tijd kwijt aan zoeken of herhalen, en meer ruimte voor echte samenwerking en resultaat. Of je nu net begint als projectassistant of al ervaren bent: probeer in elke projectfase eens één AI-tool uit. Je zult merken hoeveel overzicht en rust dat oplevert.

Opleiding Praktisch projectmanagement: zo maak jij het verschil in elk project

Werk je in projecten of ga je in projecten werken? Tijdens een project werk je intensief samen met de projectleider en de projectleden. Aan jou de taak om alles in goede banen te leiden! Daarnaast ben jij de ogen en oren van de projectleider. Belangrijk hierbij is dat jij vooruitkijkt, het team sturing geeft en zorgt dat ze gefocust blijven. Tijdens de 5-daagse opleiding Praktisch projectmanagement voor de management assistant leer jij een project plannen van A tot Z. Je vult jouw vaardighedentoolbox en ondersteunt en adviseert nog effectiever in projecten.

Het bericht Projectmanagement slimmer aanpakken? Zo helpt AI jou als assistant in elke projectfase verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

1. Weet wie je tegenover je hebt en wat hun rol is

Bestuurder, toezichthouder, aandeelhouder, OR-lid… Wie heeft welke bevoegdheden? Als assistant krijg je vaak te maken met meerdere van deze partijen. Weten wat ieders formele én informele rol is, maakt dat je beter kunt inspelen op verwachtingen, belangen en communicatie.

Tip: Neem de tijd om uit te zoeken wie er echt aan de knoppen draait binnen jouw organisatie. Vaak ligt de macht net even anders dan op papier.

2. Herken een spagaat en benoem ‘het ongemak’

Veel assistants zitten regelmatig in een spagaat. Je ondersteunt bijvoorbeeld de Raad van Bestuur, maar hoort van medewerkers iets wat lastig te negeren is. Hoe ga je professioneel om met deze loyaliteitsdilemma’s. Niet zwart-wit denken, maar bewust laveren met integriteit als kompas.

Tip: Bedenk bij spanningsvelden: wat is mijn rol? Wat vraagt deze situatie van mij als professional, niet alleen als ‘assistent’?

3. Gebruik je plek als observator, je ziet méér dan je denkt

Ontdek dat juist jij in een unieke positie zit: je ziet processen van binnenuit, je hoort dingen die anderen niet horen. Maar wat doe je met die informatie? Hoe maak je op het juiste moment het verschil?

Tip: Wees alert op patronen: herhaalde spanningen, terugkerende misverstanden of afwijkend gedrag kunnen belangrijke signalen zijn binnen governance-structuren.

4. Spreek de taal van governance zonder een jurist te worden

De Nederlandse Corporate Governance Code, wet- en regelgeving, compliance, integriteit… Geen zorgen, je hoeft geen jurist te zijn. Maar weten wat deze termen betekenen en hoe ze samenhangen helpt je om geloofwaardiger en effectiever te communiceren met bestuur en toezicht.

Tip: Zoek per keer één term op die je vaker hoort en leg aan jezelf uit wat het écht betekent in jouw praktijk. Oefen daarmee in gesprekken.

5. Jij bent een deelnemer aan goed bestuur

De belangrijkste les? Jouw rol doet ertoe. Werk je aan je eigen signatuur: hoe wil jij jezelf als professional neerzetten? Wat zijn jouw waarden en hoe sta je daarin stevig, juist als het spannend wordt?

Tip: Formuleer je persoonlijke ‘governance-kompas’: waar sta jij voor, en hoe wil jij dat laten zien in je werk?

Benut jouw invloed

De opleiding Corporate Governance voor de management assistant is stevig, inspirerend en confronterend tegelijk. Je leert niet alleen wat governance is, maar vooral hoe je er professioneel mee omgaat vanuit jouw unieke positie als assistant. De sleutel zit in ontwikkeling, inzicht en durven vertrouwen op jouw kracht. En het mooie is: je hoeft niet te wachten tot na de opleiding. De inzichten pas je direct toe, vanaf dag één. Deze opleiding is ook volledig op maat als Incompany-traject te volgen samen met jouw team.

Het bericht Vijf corporate governance-lessen voor de management assistant die je direct toepast verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Wat vinden jullie leuk aan het vak van management assistant?

Marjo: “Ik werk sinds 1988 in de woningcorporatiesector en sinds 2013 bij HEEMwonen, een woningcorporatie in Zuid-Limburg. Ik begon als telefoniste en receptioniste en groeide door naar directiesecretaresse en management assistant. Gedurende mijn loopbaan is de bedrijfsstructuur een aantal keer veranderd, en daarom ook mijn takenpakket. Dit heeft het werk al die jaren interessant gehouden. Ik ben nu 64, maar wil nog niet stoppen. Ik haal nu nog erg veel plezier uit het werk en met name uit verslaglegging, dit vind ik het meest interessante om te doen. Als je bij meerdere overleggen van de directie zit, weet je namelijk precies wat er speelt“.

Marcella: “Ik werk nu drie jaar bij de Open Universiteit in Heerlen als management assistant. Onze afdeling is de afgelopen jaren flink gegroeid, van 15 naar meer dan 50 medewerkers. Ik werk voornamelijk voor de directeur, hou me bezig met de vragen van het personeel en organiseer events. Daar moet veel voor geregeld worden, en ik vind het sinds vroeger al erg leuk om een regeltante te zijn. Ik neem mensen echt zaken uit handen, en iedere dag is anders. Dat maakt het werk zo leuk“.

Marjo: “We vinden dus andere dingen aan het vak van management assistant leuk, maar we kunnen goed bij elkaar terecht om te sparren. Je kunt soms onzeker zijn over een verslag, maar iedereen schrijft nou eenmaal anders en het is allemaal goed”.

Marcella: “En ik bel wel eens naar mijn moeder om te vragen of zij nog een goede locatie voor een evenement weet. We kunnen elkaar op die manier goed helpen!”.

Hoe blijven jullie jezelf ontwikkelen in het vak?

Marjo: “Het is voor ons heel normaal dat we hetzelfde beroep hebben en dezelfde opleiding hebben gevolgd. Marcella heeft zelfs nog stage gelopen bij ons. Ik probeer Marcella te motiveren om zich te blijven ontwikkelen, zelf doe ik dat ook nog steeds graag”.

Marcella: “Jij bent meer van het theoretische, en ik van het praktische. Als ik een boek lees, kijk ik er even in en dan ben ik alweer afgeleid. Dat vind ik wel lastig bij het volgen van een opleiding”.

Samen hebben jullie al heel wat ervaring als management assistant, is het vak veranderd in de loop der jaren?

Marjo: “Marcella en ik hebben allebei een plichtsgetrouwe instelling met betrekking tot werk. Tegenwoordig laten mensen hun privéleven voorgaan. Dat is prima, maar ik vind wel dat je werk niet mag lijden onder flexibiliteit. Als ik vroeger een afspraak had, dan regelde ik dat gewoon. Nu zie ik vaker dat mensen verwachten dat het werk zich aan hun planning aanpast“.

Marcella: “Ik zie dat ook, maar ik denk dat balans belangrijk is. Ik bewaak mijn vrije dagen, maar als het nodig is, pak ik iets op. Het gaat om geven en nemen tussen werkgever en -nemer“.

Wat hebben jullie geleerd tijdens de opleiding?

Marjo: “Ik zeg steeds dat een opleiding mijn laatste is, maar dan doe ik er toch weer één. Ik heb al vier opleidingen gevolgd bij SMI: bestuurskunde, notuleren op strategisch niveau, AI en dus ook de opleiding Executive Assistant/PA als strategisch partner. Ik vind het erg interessant om te blijven leren en mezelf te ontwikkelen. SMI is een topinstituut, daarom heb ik het ook aangeraden aan Marcella”. Marcella: “Ik heb de opleiding eind 2024 gedaan. De vijf dagen waren verspreid over een paar weken. Ik vond het superleuk en het voelde ook als een leuk uitje. Onze docent, Anita, was geweldig; ze zag meteen hoe iemand in elkaar stak en nam dat op een fijne, veilige manier mee in de inzichten die ze meegaf. Dat vond ik heel waardevol.

Ze wist op een natuurlijke manier inzicht te geven in je eigen werkwijze. De Belbin-test gaf me veel inzicht in mijn rol binnen een team. Rollenspellen hebben me geholpen zelfverzekerder te zijn in gesprekken met hoger management. Ik voelde me soms onzeker in een MT-overleg en gaf ik geen input. Ik had wel ideeën in mijn hoofd, maar ik twijfelde of ze goed zouden overkomen. Iemand anders kwam dan met hetzelfde idee, en daar baalde ik van. Ik heb nu geleerd dat ik daar niet voor niets zit en dat mijn praktische inzicht belangrijk is“.

Kun je na de opleiding beter strategisch meedenken?

Marcella: “Ik wist voorafgaand aan de opleiding niet of het iets voor mij was, mede omdat er staat dat het HBO+-niveau is. Gelukkig heb ik het wel gewoon gedaan, want ik kon prima mee en zie in dat ik meer kan dan ik dacht. Anita zei ook dat ik veel meer in mijn mars heb, en dat ze me ooit nog wel eens in een leidinggevende rol ziet. Toen ik dat voor het eerst hoorde, keek ik daar enorm van op. Je gaat er dan toch over nadenken. We bespraken tijdens de opleiding hoe je strategisch om kunt gaan met de kernwaarden van de organisatie en welk type ondersteuning daarbij past. Dat hielp me om strategisch na te denken over mijn eigen rol binnen de organisatie“.

Word strategisch sparringpartner van het management

Marjo: “De opleiding Executive Assistant/PA als strategisch partner is een van de leukste en betere opleidingen die ik heb gevolgd”. Marcella sluit af: “Het fijne is ook dat je tijdens én na de opleiding terecht kunt met alle vragen die je hebt”. Wil jij ook inzicht krijgen in jouw strategische vaardigheden, om net als Marjo en Marcella beter mee te kunnen denken tijdens managementoverleg? Meld je dan aan voor de opleiding! Wil je meer informatie over het programma? Vraag dan de brochure aan. De opleiding is ook volledig op maat te volgen als Incompany-traject samen met jouw collega’s.

Het bericht Durf jij als management assistant de rol van strategisch partner te pakken? verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

AI-geletterdheid: een must vanaf 2025

De Europese AI-act verplicht vanaf februari 2025 dat iedereen die AI gebruikt, beschikt over de juiste kennis en vaardigheden. In 2026 is deze wet volledig van kracht, met als doel om betrouwbaarheid, veiligheid en ethische inzet van AI te waarborgen. Jij moet als assistant voorbereid zijn op deze ontwikkelingen. Onvoldoende kennis over AI brengt niet alleen juridische risico’s met zich mee, maar beïnvloedt ook de kwaliteit van je werk.

Waarom is AI-geletterdheid zo belangrijk?

AI biedt krachtige ondersteuning, maar alleen als je weet hoe je het op de juiste manier toepast. Hier zijn drie belangrijke redenen waarom jij als assistant AI-geletterd moet zijn:

• Betrouwbaarheid van AI-output: AI-tools genereren informatie op basis van data, maar kunnen fouten bevatten of bevooroordeeld zijn. Blijf kritisch nadenken en controleer de output goed.
• Privacy en gegevensbescherming: als je met gevoelige informatie werkt, moet je weten hoe AI data verwerkt om onbewuste schendingen van privacyregels te voorkomen.
• Ethische overwegingen: transparantie over jouw AI-gebruik draagt bij aan professionaliteit en vertrouwen in je werk.

Hoe zet je AI verantwoord in als assistant?

Wil je AI optimaal en veilig benutten? Volg dan deze praktische tips:

1. Ken de richtlijnen binnen jouw organisatie: welke AI-tools zijn in jouw werkomgeving toegestaan en hoe gebruik je ze veilig? Zijn er interne richtlijnen of specifieke toepassingen die je moet kennen?
2. Controleer en interpreteer AI-antwoorden: AI is een geweldige sparringpartner, maar blijf kritisch op de gegenereerde informatie. Gebruik je professionele inzicht om antwoorden te verifiëren en te finetunen.
3. Bescherm privacy en vertrouwelijke informatie: wees je bewust van de regels rondom gegevensbescherming. Voorkom dat je gevoelige informatie invoert in AI-systemen als je niet weet wat ermee gebeurt.
4. Gebruik AI als ondersteuning, niet als vervanging: AI laat je efficiënter werken, maar jouw expertise en menselijk inzicht is onmisbaar. Laat AI je versterken, niet vervangen.
5. Blijf leren en ontwikkelen: AI en de bijbehorende wetgeving veranderen continu. Blijf op de hoogte door trainingen te volgen en webinars bij te wonen.

Ontdek jouw rol als AI-geletterde assistant

AI biedt talloze mogelijkheden om je werk slimmer en effectiever te maken. Door AI-geletterd te worden, voldoe je aan regelgeving én versterk je jouw toegevoegde waarde als assistent. Blijf nieuwsgierig, kritisch en professioneel, en maak AI tot een krachtig hulpmiddel in jouw dagelijkse werkzaamheden. Wil je weten hoe je AI gebruikt in jouw dagelijkse werkzaamheden? Volg dan de verdiepende cursus AI voor de assistant van SMI. Deze cursus is ook op maat te volgen als Incompany-traject.

Het bericht AI-geletterdheid: onmisbaar voor de moderne assistant verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Autocorrectie: laat Outlook het werk doen

Merk je dat je vaak woorden als privé, patiënt of financiën zonder leestekens typt? Outlook kan dit automatisch corrigeren met autocorrectie, zodat je nooit meer handmatig accenten hoeft toe te voegen.

Zo stel je het in:

1. Typ een woord zonder leesteken, bijvoorbeeld prive. Outlook markeert het met een rode streep.
2. Klik met de rechtermuisknop op het woord en kies het correcte voorstel.
3. Selecteer Toevoegen aan autocorrectie, en Outlook past het voortaan automatisch aan!

Maar er is meer! Je kunt AutoCorrectie ook inzetten voor veelgebruikte zinnen en afkortingen. Stel bijvoorbeeld in dat wzt automatisch verandert in ‘Wij zien uw reactie met interesse tegemoet’, of dat DB wordt vervangen door ‘s-Hertogenbosch. Zo typ je sneller en voorkom je herhalend werk.

Houd controle over je inbox en vermijd afleiding

Een overvolle inbox kan behoorlijk overweldigend zijn. Met deze slimme aanpak houd je het overzicht en bespaar je tijd:

• Check je e-mail op vaste momenten. Laat Outlook niet de hele dag openstaan. Iedere nieuwe e-mail trekt je aandacht weg van belangrijk werk. Bepaal vaste momenten, bijvoorbeeld elk uur of om de twee uur, om je inbox bij te werken.

• Gebruik Favorieten voor belangrijke mappen. Klik met de rechtermuisknop op een map en voeg deze toe aan Favorieten. Zo hoef je niet steeds te zoeken en heb je direct overzicht.

• Schakel meldingen uit. Die constante pop-ups zorgen voor afleiding. Ga naar Bestand > Opties > E-mail en vink alle meldingen uit. Zo kun je je beter concentreren op je werk.

Meer ruimte op je scherm? Minimaliseer je mappenvenster

Werk je op een laptop of in een vergadering? Dan kan je scherm al snel vol raken. Maak optimaal gebruik van je werkruimte door het mappenvenster te verbergen. Klik op het pijltje naar links en je houdt meer ruimte over voor je e-mails. Zo werk je rustiger en zonder onnodige afleiding.

Stop met mail vlaggen, start met taken

Veel mensen vlaggen e-mails om ze later terug te vinden, maar raken alsnog het overzicht kwijt. Een slimmere methode? Microsoft To Do! Zo werkt het:

1. Sleep een e-mail direct naar Microsoft To Do en maak er een taak van.
2. Geef de taak een deadline en stel prioriteiten in, zodat je precies weet wat je wanneer moet doen.
3. Werk doelgericht, zonder telkens door je inbox te scrollen.

Met deze aanpak werk je echt proactief en voorkom je dat belangrijke taken ondergesneeuwd raken.

Wil jij ook slimmer werken met Outlook?

Wil je het maximale uit Outlook halen en leren hoe je efficiënter werkt met functies zoals regels, snelle stappen en geavanceerd agendabeheer? Volg dan de cursus Slimmer werken met Outlook van SMI. Tijdens deze training leer je niet alleen hoe je je e-mailbeheer optimaliseert, maar ontdek je op dag twee ook hoe je Copilot, de AI-assistant van Microsoft, inzet om nóg productiever te werken. Schrijf je vandaag nog in en ontdek hoe je tijd bespaart met Outlook! Met deze slimme Outlook-tips werk je niet alleen sneller, maar vooral slimmer. En dát levert je elke dag tijd op! De cursus is ook volledig op maat samen met jouw team te volgen tijdens een Incompany-traject.

Het bericht Slimmer werken met Outlook voor meer efficiëntie en tijdwinst verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

In een dynamische zakelijke wereld waar innovatie en verandering de norm zijn, worden bedrijfsevenementen steeds belangrijker als strategisch instrument. Ze bieden een krachtige manier om interne én externe doelgroepen te bereiken. Maar het goed neerzetten van zo’n evenement vereist behoorlijk wat denkwerk vooraf en betrokkenheid en inzet van de juiste mensen binnen de organisatie.

Een strategisch bedrijfsevenement gaat immers verder dan een gewone bijeenkomst. Het heeft een duidelijk doel dat is afgestemd op de bedrijfsstrategie en levert meetbare resultaten op. Doelen zijn vaak het bevorderen van de betrokkenheid van- en samenwerking tussen medewerkers, het versterken van de bedrijfscultuur of het ondersteunen van de employer branding.

Gratis Masterclass Eventcreatie aangeboden door dtevents en Hotel Zuiderduin

dtevents en Hotel Zuiderduin* zien dat veel opdrachtgevers wel wat hulp kunnen gebruiken om het event goed neer te zetten en bieden gezamenlijk een helpende hand. Zij bieden nu tijdelijk een gratis Masterclass Eventcreatie aan voor organisaties die een event willen neerzetten dat echt impact heeft.

In één dagdeel, incl. lunch, kom je daarin samen met maximaal 10 collega’s tot een concreet en volledig uitgewerkt idee voor een bedrijfsevenement dat aansluit bij jouw bedrijfsdoelstellingen. Heb je interesse? Schrijf je in via de website of stuur een mailtje naar sales@zuiderduin.nl

* Hotel Zuiderduin was partner van het Nationaal Secretaresse Congres 2025

Het bericht Hoe creëer je een bedrijfsevent met impact? verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

1. Van uitvoerder naar strategisch partner

Wil je een cruciale positie innemen in de organisatie en meer impact maken dan agendabeheer en e-mails? Een strategisch partner denkt mee op bedrijfsniveau en stelt de juiste vragen, afhankelijk van de rol die je neemt:

• Handlanger: “wat moet ik voor je doen?”
• Expert: “wat zou je moeten doen?”
• Coach: “wat zou je kunnen doen?”
• Partner: “wat kunnen we samendoen?”
• Beslisser: “wat moet jij voor mij doen?”

Stap in de rol van strategisch partner door verder te kijken dan de directe takenlijst. Dit betekent dat je inzicht ontwikkelt in de bedrijfsvoering, strategische doelen en de dynamiek binnen je organisatie.

2. Omgaan met weerstand bij verandering

Verandering brengt vaak weerstand met zich mee. Een strategisch partner helpt bij een soepele overgang:

• Herken de signalen: ontevredenheid, chaos, werkdruk en negativiteit zijn veelvoorkomende reacties.
• Ken de groepen: sommige collega’s omarmen veranderingen sneller, terwijl anderen meer tijd nodig hebben om de verandering te accepteren.

Om je collega’s mee te krijgen in verandering is het goed om het veranderverhaal persoonlijk te maken. Wat is jouw ambitie? Welke uitdagingen zie je? En hoe kun je anderen inspireren om mee te bewegen? Als strategisch partner zet krachtige verandermodellen en strategieën in om weerstand om te buigen naar betrokkenheid.

3. Adviseren zonder macht

Hoe kun je invloed uitoefenen als je niet degene bent die de beslissingen neemt? Stephen Covey’s model van de cirkel van invloed biedt een oplossing:

• Focus op wat je kunt beïnvloeden, niet alleen op waar je bij betrokken bent.
• Vergroot jouw cirkel van invloed door effectieve communicatie en een proactieve houding.

Heldere communicatie en een sterke persoonlijke aanwezigheid helpen je om vertrouwen en invloed op te bouwen.

4. Meer bereiken in minder tijd

Je kent het gevoel wel: je to-do lijst lijkt eindeloos en je voelt je opgejaagd. Een strategisch partner werkt efficiënt door:

• Weet waarom je iets doet: wat zijn jouw waarden en normen?
• Maak bewuste keuzes: richt je op wat écht belangrijk is.
• Laat je minder leiden door anderen: houd focus op jouw doelen.

Door prioriteiten te stellen en jouw energie doelgericht in te zetten, werk je efficiënter én met meer voldoening.

5. Werkplezier als sleutel tot succes

Werkplezier is essentieel om succesvol te zijn als strategisch partner. Vier belangrijke elementen:

• Spelen: maak ruimte voor creativiteit en plezier, zoals brainstormen over een leuk project.
• Blijheid is vrijheid: wat geeft jou en anderen positieve energie? Misschien wel een onverwacht bedankje of een compliment.
• Erbij zijn: besteed oprechte aandacht aan jouw werk en collega’s.
• Je houding kiezen: bepaal bewust hoe jij omgaat met uitdagingen, kies bijvoorbeeld voor een positieve en open houding.

Zet de volgende stap in jouw carrière

Wil jij groeien in jouw rol en meer impact maken, bijvoorbeeld door strategieën in te zetten die weerstand ombuigen naar betrokkenheid? Volg dan de Post-bachelor Management Assistant en maak het verschil. Wil je meer weten over het programma? Vraag dan de brochure aan! Deze opleiding is ook volledig op maat als Incompany-traject te volgen. Neem daarvoor contact met ons op.

Het bericht 5 praktische tips voor de management assistant als strategisch partner verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

In deze podcast vertelt Dave Mangene van Omdenken hier meer over. Ook belicht hij hoe dit allemaal nauw in verband staat met het thema van deze dag, en dat is uit je comfortzone gaan. “Ja zeggen tegen de werkelijkheid is al ver uit de comfortzone gaan”.

Podcasts voor management assistants

Als assistant, secretaresse of ondersteuner wil je jezelf verder ontwikkelen. Hoe werk je effectiever? Hoe verbeter je jezelf? Hoe versterk je jouw toegevoegde waarde voor directie en management? Op ons podcast-kanalen vind je meerdere podcasts hierover.

Het bericht #30 – Omdenken over anders kijken naar problemen verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Tijdens het Nationaal Secretaresse Congres 2025 heeft Irene Moors met een geïmproviseerde talkshow op een interactieve manier laten zien dat improviseren alleen kan als je je heel goed voorbereidt. Ze heeft verteld hoe ze dit heeft toegepast in haar carrière en hoe jij dit ook kunt doen.

In deze podcast vertelt Irene hier meer over en gaat ze ook in op het thema van deze dag, namelijk ‘Get out of the box’.

Podcasts voor management assistants

Als assistant, secretaresse of ondersteuner wil je jezelf verder ontwikkelen. Hoe werk je effectiever? Hoe verbeter je jezelf? Hoe versterk je jouw toegevoegde waarde voor directie en management? Op ons podcast-kanalen vind je meerdere podcasts hierover.

Het bericht # 29 – Irene Moors over improviseren verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.

Tijdens het Nationaal Secretaresse Congres 2025 was het thema ‘Get out of the box’. Yeliz Çiçek, voormalig hoofdredacteur Vogue Nederland en Linda.meiden, heeft op deze dag inspiratie gegeven over haar reis naar deze topfunctie. Hoe empower je jezelf en ga je voor je doel? En waar is sterk leiderschap zonder toegewijde ondersteuning? Yeliz doet het namelijk niet alleen, maar met haar twee assistants. Dit gouden trio heeft tijdens deze dag gedeeld hoe ze elkaar empoweren en versterken. 

In deze podcast vertelt Yeliz meer over haar reis naar deze functie en hoe ze uit haar comfortzone is gestapt.

Podcasts voor management assistants

Als assistant, secretaresse of ondersteuner wil je jezelf verder ontwikkelen. Hoe werk je effectiever? Hoe verbeter je jezelf? Hoe versterk je jouw toegevoegde waarde voor directie en management? Op ons podcast-kanalen vind je meerdere podcasts hierover.

Het bericht #28 – Yeliz Çiçek over empowerment verscheen eerst op SMI - Hét blog voor de ambitieuze assistants.