Gemeinsam geplant ist halb gewonnen:

Hier meine Antwort bei Facebook, anschließend ein paar Ergänzungen:

„Ich spreche den Plan frühzeitig mit der Kontaktperson durch, schärfe dabei deren Bewußtsein, dass es Zeit braucht, um allen die Chance zu geben auf Fotos, die nicht im Fließband-Verfahren entstehen. Die Kontaktperson weiß dann auch, dass ich beim Wechsel vom Studio zum Fotografieren im Saal eine Vorwarnzeit brauche. Mitunter kann ich einen Tipp geben, was sie ins Programm einbauen könnten – beim letzten Ball kam das gut an, es brachte Dynamik in die Sache. Trotzdem waren die Durchsagen des Moderators nicht zufriedenstellend … man muss nach meiner Erfahrung darauf achten und nachbessern lassen.“

Insgesamt haben wir  für einen Abiball in Münster zweimal telefoniert, die Vertreterin des Abiball-Komitees und ich als ihr Abiballfotograf.

Fazit: Es lohnt sich für alle Beteiligten, in mehrfacher Hinsicht.

Vorteile des Planungsdialogs zwischen Komitee und Abiballfotograf

Klare Verhältnisse: Wenige Fragen bleiben offen.

Vertrauensaufbau: Ich hatte bald den Eindruck, dass die Ansprechpartnerin umsichtig ist und sich kümmert, dass im Hintergrund ein Team arbeitet, das sie kennt. Allerdings war der Informationsfluss im Team auch nicht so gut, dass ich erfahren hätte, wie der Untergrund beschaffen sein würde. Ein Handy-Foto hätte mir weitergeholfen. Diese Information bekam ich dann von Seiten des Hauses (ein Hotel in diesem Fall).

Zusätzliche Ideen: Als es um das Abendprogramm ging und speziell um eine Aktion mit und für die Lehrer, warf ich spontan die Idee eines „Bühnensturms“ durch die Schüler an. Das wollten sie aufgreifen und taten es auch – auch bei den Gästen kam das gut an.  Noch eine realisierte Idee: Da alles recht gut organisiert war, entschloss ich mich, ein „zweites Studio“ aufzumachen und anzubieten – für Profil-Portraits. Dazu war nur wenig Platz nötig und es kam bei etlichen Gästen des Abiballs gut bis sehr gut an – so etwas hatten sie noch nicht gesehen.

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Nehmt diese Checkliste mit und ein Maßband. Dann ist das in fünf Minuten erledigt.

• Wie breit, lang und hoch ist der Platz? Ist er an dem Abend wirklich frei – oder soll da ein Büfett etc. stehen? Ist dort ein Not-Ausgang? Müssen da dauernd Leute durch? Ist Platz für eine Warte-Schlange und einen kleinen Tisch als Ablage-Fläche? Was ist in der direkten Umgebung? Würde der Durchgang zu den Toiletten etc. behindert? 
• Wand: Farbig oder weiß? Hängen dort Bilder, Lampen etc.? Gibt es Vorsprünge?
• Wo genau sind die Steckdosen? Wie viele sind verfügbar? Ist auch Strom drauf? Werden sie an dem Abend auch von anderen benötigt? Sind sie nah am Studio? Eine Skizze hilft, am besten ergänzt von Fotos.
• Wie ist der Fußboden beschaffen? Eben und hart ist am günstigsten. Am besten wirklich eben, auch ohne Rillen zwischen Fliesen. Welche Farbe hat der Boden?
• Decke: Ist sie weiß oder farbig? Hängen dort Leuchten etc.? Wie hoch ist sie?
• Kommt womöglich doch ein anderer Platz für das Studio infrage? Wie ist der beschaffen?
• Name und Telefon des zuständigen Hausmeisters oder des Projektbetreuers der Location für euren Abend (dem Fotografen mitteilen!)

…………………  Tel. ………….   ………………………………………..

Ist der Hausmeister/Projektverantwortlich am Abiball-Abend vor Ort?

Notizen und Skizze bitte per Smartphone an den Abiball-Fotografen: a.hasenkamp@fotograf-muenster.net, Tel. 0178 531 4018.

Wer früh und gut informiert plant, kann mehr machen.

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Hier Tipps, wie ihr es dem Fotografen möglich macht:

• Steht der Fotograf auf oder direkt vor der Bühne, und zwar als einziger. Sprecht das mit der Lehrkraft ab; teilt bei Beginn der Übergabe den Eltern mit, dass der Fotograf dies übernimmt und sie bitte sitzen bleiben sollen bzw. unbesorgt sitzen bleiben können.
  Warum? Wenn eine Horde von Eltern vor der Bühne steht, führt dies selten zu einem guten Ergebnis: Jeder Schüler fragt sich: „Wo soll ich nun hingucken? – Und jetzt? – Ist jetzt ein gutes Foto fertig? – Wann geht es weiter?“ Daher ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass man immer in die falsche Richtung guckt, jede Menge Schrott-Fotos entstehen … und dass es lange dauert.
  Ist nur der eine Fotograf da, weiß jeder, wohin er schauen soll, und bekommt von ihm Rückmeldung, wenn die Aufnahme „im Kasten“ ist. Schon geht es weiter. Die (meisten) anderen sehen das, wissen, wie es läuft, haben keinen Stress.
  Zudem kann der Fotograf, wenn er „Regie führen“ kann, den besten Ort und Hintergrund auswählen.
• Teilt ihr dem Fotografen mit, wer die Zeugnisse überreicht. Er wird die Person ansprechen, und zwei oder drei einfache Dinge mit ihr klären: Wo die beiden Personen stehen und wie das Zeugnis zu halten ist – es ist schön, wenn das Logo der Schule zu sehen ist (oder Ähnliches).
• Damit die Eltern etc. beruhigt sind: Teilt Ihnen schon vorab mit, dass die Gruppenfotos verfügbar sein werden, und wie. Das kann man schon auf die Einladung schreiben. Und bei der Veranstaltung sollte es unbedingt jemand noch einmal sagen – es gibt immer einige, die es überlesen haben oder vergessen haben.

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Neue Art der Finanzierung des Abiballs

Diese erfolgreiche und neue Art der Finanzierung hat das Freiburger Start­up ­Unternehmen „Neue Masche“ ermöglicht. Die Abiturienten aus Münster sind dabei nicht allein mit ihrem Erfolgserlebnis: In den letzten zwei Jahren haben mehr als 1.000 Gruppen, Schulklassen und Vereine mit diesem Modell schon über 500.000 € Spenden gesammelt.

Durch Recherche im Internet gelangten die Abiturienten zu dem Konzept, dass seinen Ursprung in Schweden findet. Seit über zwei Jahren unterstützt das Freiburger Start­up­ Unternehmen alle Gruppen, die für ein gemeinnütziges Projekt Spenden benötigen. „Mit unserem Modell wollen wir es den Jugendgruppen ermöglichen, auch größere Summen zusammen zu bekommen, um sich ihre jeweiligen Träume zu erfüllen.“ sagt Benedikt Link, der Gründer von Neue Masche.

Wie kam das Geld rein für die Abikasse?

Doch wie hat sich die Abikasse denn nun konkret mit Geld gefüllt? Nach der Online­ Anmeldung bekam die Schüler per Post alle Unterlagen zugeschickt, die für die Sammelaktion benötigt werden. Neben Produktkatalog und Bestelllisten auch Produktmuster, um den helfenden Mitschülern und natürlich auch den Unterstützern, ein möglichst genaues Bild der Aktion und den Produkten vermitteln zu können. Der Abijahrgang teilte sich in Kleingruppen auf und erzählte im Bekannten­ und Verwandtenkreis von ihrer Aktion und sammelten dabei gleich Bestellungen für die angebotenen Produkte. Pro Bestellung haben sich die Abiturienten dann 4€ für die Abikasse dazu verdienen können.

Risikofrei – ohne Mindestbestellmenge

Noch dazu war die ganze Aktion risikofrei, denn eine Mindestbestellmenge gibt es nicht, und die Abiturienten müssen auch nicht in Vorkasse gehen. Mit einem Spendenbetrag von 7.680€ haben die Abiturienten ihre anfänglichen Ziele sogar weit übertroffen.

Auch Benedikt Link freut sich über den Erfolg der Schüler. An skeptischen Stimmen am Anfang hat er sich gewöhnt und kann darüber schmunzeln: „Für den einen oder anderen klingt es im ersten Moment ziemlich lustig, mit Socken für einen guten Zweck zu sammeln.“ so Link. „Aber ein tolles Projekt unterstützen viele Leute sehr gerne, wenn sie auch noch gute Produkte zu einem fairen Preis bekommen.“

Es sind vielleicht auch einfach die Socken, die das Modell so erfolgreich machen, denn wer hat denn schon genug Socken im Schrank? Die Abiturienten freuen sich über die erfolgreiche Umsetzung, nun können sie ihren Abiball in vollen Zügen genießen.

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