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AGA d’octobre 2024
Espace d’innovation et de travail partagé
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Présence :
1. Ouverture de l’assemblée à 17h03. Disponible en direct sur Facebook fait par Mélissa Morin sur la page de l’événement.
2. Nomination d’un président d’assemblée et d’une secrétaire d’assemblée :
Denis Lefebvre demande l’approbation de l’ODJ :
3. Nous constations la régularité du quorum. Nous sommes 16 personnes au total, 7 en personnes, 9 en ligne. Les présences sont comptabilisées par Julie Trudel.
4. Emilie Rivard Boudreau et Daniel Plante proposent l’ordre du jour.
5. Caroline Trudel nous fait une présentation du rapport annuel 2019-2020 :
6. Rapport et dépôt des états financiers
Denis demande aux participants en direct s’ils ont accès aux états financiers.
Denis Lefebvre nous présente les deux documents
Subvention de Desjardins : 80k, 60k déposé en juin 2020.
Descriptions des différents paiements administratifs
Papeterie
Abonnement et assurances
Entretient et réparation
Autre que les dépenses d’honoraire pour la comptabilité, aucun dépôt de salaire a eu lieu
25k
34 629$ – Bancaire
Immobilisation matériels de bureau: 3k
Bénéfices net au 30 juin 2020 : 39k
7. Ratification des actes du conseil d’administration. Denis propose, Joséanne seconde.
8. Nomination d’une vérification externe pour l’année 2020-2021 :
Caroline Trudel propose Perseus. Joséanne Beaulieu, Émilie Rivard, et Daniel Plante secondent en ligne.
9. Présentation des règlements généraux par suite de la rédaction de ces derniers. Denis Lefebvre nous présente le document qui a été approuvé à l’unanimité.
Denis Lefebvre demande un vote pour approuver les règlements généraux.
Daniel Plante propose, et Gaétan Thisdale approuve (en ligne)
Kim St-Amour, secrétaire d’assemblée, signe le document.
10. Julie Trudel est nommée comme secrétaire d’élection.
11. Caroline Trudel est au poste de présidente du conseil d’administration.
Mélissa Morin au poste de vice-présidente
Kim St-Amour au poste de secrétaire
Joséanne Beaulieu au poste de trésorière
Audrey Guay Lachapelle, secrétaire à démissionner. La lettre de démission a été reçu et acceptée.
Tout le monde fut approuvé à l’unanimité
12. Aucune question
13. Tirage du prix de présence : Véronique Thibault gagne une journée thématique
14. Levée de l’assemblée : Julie Trudel propose, Kim St-Amour, seconde.
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]]>L’article 2ème Assemblée générale annuelle des membres est apparu en premier sur cet espace de coworking.
]]>Mercredi le 8 septembre 2021 à 17h09
En présentiel chez Cet espace de coworking
Pour voir le compte-rendu de l’AGA 2020 c’est ICI!
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]]>Mardi le 15 septembre 2020 à 17h00
En ligne (Facebook: Cet espace de coworking)
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]]>Espace d’innovation et de travail partagé – NEQ 1173550253 (Cet espace de coworking)
Personne morale sans but lucratif constituée sous le régime de la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec en date du 27 mars 2018
Ces règlements généraux ont été adoptés par l’assemblée générale le 15 septembre 2020, le tout conformément à la Loi.
Règlements Généraux cet espace de coworking 1
Article 1 Nature contractuelle 6
Article 2 Dénomination sociale 6
Article 3 Siège social et établissement 6
Article 5 Livres et registres 6
5.1. Livre de la personne morale. 7
5.3. Divulgation de renseignements aux membres. 7
Articles 6 Législation applicable 7
6.3. Signature des documents. 8
6.4. Affaires bancaires ou financières. 8
7.4. Suspension ou exclusion. 8
Article 8 Assemblées générales des membres 9
8.1. Assemblées générales annuelles. 9
8.2. Assemblées générales extraordinaires. 9
IV – CONSEIL D’ADMINISTRATION 10
Article 9 Conseil d’administration 10
9.4. Responsabilité du conseil d’administration. 10
9.6. Représentativité au conseil d’administration. 11
9.7.3 Dépouillement du vote 12
9.7.5 Proclamation des élus 12
9.8. Officiers de l’organisation 12
9.10. Rémunération et dépenses. 13
Article 10 Protection des administrateurs et dirigeants 15
Article 11 Réunions du conseil d’administration 15
11.4. Résolutions hors réunions. 16
VI – MODIFICATIONS ET ENTRÉE EN VIGUEUR DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX 17
Article 13 Modifications aux règlements généraux 17
Article 14 Entrée en vigueur du présent règlement 17
Annexe 1 – Règlement général d’emprunt 17
Annexe 1 – RÈGLEMENT GÉNÉRAL D’EMPRUNT 18
Ces règlements généraux établissent des rapports de nature contractuelle entre l’organisation, ses administrateurs et ses membres.
La dénomination sociale de l’organisation est : Espace d’innovation et de travail partagé
Les noms d’emprunt ou autres noms sont : Cet espace de coworking
Dans les règlements, le mot « organisation » ou « personne morale » désigne : Espace d’innovation et de travail partagé
Le siège social de l’organisation est situé au Québec, dans la ville de Val-d’Or, au lieu désigné par le conseil d’administration et tel qu’il apparaîtra dans la déclaration annuelle.
Les buts de l’organisation sont :
L’organisation choisit un ou plusieurs livres dans lesquels figurent, le cas échéant, les documents suivants :
Le Livre de la personne morale doit être conservé au siège social de l’organisation ou à tout autre endroit déterminé par les administrateurs.
Sous réserve de la Loi, aucun membre, à moins qu’il ne soit également administrateur, ne peut consulter les livres, les registres et les documents de l’organisation.
L’organisation a l’obligation d’assurer sa publicité en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises et de s’immatriculer au Registre. Le président, ou toute personne désignée par les administrateurs, doit s’occuper de la mise à jour courante ou annuelle des renseignements inscrits au Registre.
L’exercice financier de l’organisation se termine le 30 juin de chaque année.
Tous les contrats, les documents ou les actes écrits devront être signés par la ou les personne(s) désignée(s) par résolution du conseil d’administration.
Tous les effets bancaires devront être signés par la ou les personne(s) désignée(s) par résolution du conseil d’administration.
L’organisation peut avoir deux (2) catégories de membres.
Pour être membre de Cet espace de coworking , la personne individuelle ou la personne morale doit faire une demande d’adhésion et payer la cotisation déterminée, s’il y a lieu.
La cotisation est déterminée par le conseil d’administration
Le conseil d’administration pourra, par résolution et après avis de trente (30) jours, suspendre ou exclure tout membre dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à l’organisation ou qui néglige de payer sa cotisation au-delà des délais requis.
Aucun remboursement de cotisation ne sera effectué dans le cas de suspension ou d’exclusion d’un membre.
Les assemblées générales annuelles des membres de l’organisation sont tenues dans les quatre (4) mois qui suivent la fin de l’exercice financier de l’organisation. Les administrateurs déterminent le lieu, la date et l’heure de toute assemblée générale annuelle. Lors de ces assemblées, les membres se réunissent aux fins d’assister à la présentation des états financiers de l’organisation, d’élire les administrateurs et de prendre connaissance de toute autre affaire sur laquelle l’assemblée générale annuelle peut porter.
Les assemblées générales extraordinaires des membres peuvent en tout temps être convoquées, au moyen d’un avis de convocation envoyé au moins dix (10) jours ouvrables précédant telle assemblée. Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par un membre sous signature du plus élevé de 5 membres ou 30% des membres en règle selon le registre en date de la dernière assemblée générale annuelle.
Un avis de convocation à toute assemblée des membres doit être expédié à chaque membre ayant droit d’y assister. Cet avis doit être envoyé par courrier, courrier électronique ou remis en personne, au moins dix (10) jours ouvrables précédant la date fixée pour l’assemblée. Tout avis de convocation d’une assemblée des membres doit mentionner le lieu, la date et l’heure de l’assemblée.
Seul le membre en règle peut exercer son vote. Ce droit est reconnu aux membres dont le nom figure dans la base de données des membres à la date de l’avis de convocation. Un membre individuel ne peut se faire représenter à une assemblée des membres alors que le membre collectif doit désigner son représentant par voie écrite.
Les membres présents constituent le quorum nécessaire pour toute assemblée générale annuelle ou assemblée générale extraordinaire des membres.
L’administrateur est réputé mandataire de l’organisation. Il doit, dans l’exercice de ses fonctions, respecter les obligations que lui imposent la Loi, l’acte constitutif et les règlements et doit agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés.
Le conseil d’administration assume la principale responsabilité de superviser l’ensemble des affaires de l’organisation et délègue à ses dirigeants le pouvoir de gérer les opérations courantes. Les administrateurs n’ont pas de pouvoir à titre individuel, c’est le conseil d’administration dans son ensemble qui agit au nom de l’organisation.
Chaque administrateur de l’organisation doit, dans l’exercice de ses pouvoirs et dans l’exécution de ses devoirs, agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt de l’organisation et éviter de se placer dans une situation de conflit d’intérêts entre son intérêt personnel et celui de l’organisation. De plus, chaque administrateur de l’organisation doit agir en respect de la Loi, de l’acte constitutif et des règlements de l’organisation.
Le conseil d’administration établit au besoin ses propres règles lorsqu’elles ne sont pas précisées par règlements ou encadrées par la Loi.
Le conseil d’administration a toutefois les responsabilités suivantes :
Tout membre en règle est éligible aux postes d’administrateurs
Le conseil d’administration est composé de cinq ou sept (5 ou 7) administrateurs. La représentativité des membres du conseil doit respecter le cadre suivant :
Dans un souci de parité dans la gouvernance de l’organisation, un équilibre dans la composition entre les personnes s’associant aux genres homme et/ou femme devra préférablement être respectée :
Les titulaires de postes stratégiques au sein de l’organisation peuvent siéger sans droit de vote au conseil d’administration mais pourront être appelés à se retirer à la demande du président lorsque des sujets à l’ordre du jour les concerne.
Tous les membres du conseil d’administration sont élus lors de l’assemblée générale annuelle de l’organisation.
Le président d’élection reçoit d’abord les propositions de mise en candidature pour combler les postes vacants, et demande si les personnes proposées acceptent.
Le président déclare les candidats élus pour chacun des postes vacants si leur nombre ne dépasse pas le nombre de postes à combler; dans le cas contraire, il procède au vote.
Si plus d’un candidat se disputent un poste vacant, le vote s’effectue par scrutin secret. Les scrutateurs distribuent aux membres présents les bulletins de vote dont chacun est paraphé par le secrétaire d’élection.
Le secrétaire d’élection, assisté des scrutateurs, procède au dépouillement des bulletins de vote recueillis; vérifie l’authenticité; s’assure que leur nombre correspond ou n’est pas supérieur au nombre de membres en règle présents à l’assemblée.
Suite au dépouillement, le président d’élection donne, pour chaque siège, le nom des candidats ayant obtenu le plus de votes.
Les sièges laissés vacants, faute de candidats, seront comblés par résolution du conseil d’administration.
Le détail du scrutin peut être dévoilé à la demande du candidat défait ou de la majorité des membres présents.
Lorsque le détail du scrutin a été dévoilé, un second dépouillement des votes peut être exigé par la majorité des membres. Ce dépouillement est définitif.
Le président d’élection proclame les candidats élus et demande une proposition d’acceptation globale des nouveaux administrateurs par l’ensemble des membres présents.
Le secrétaire d’élection doit détruire les bulletins immédiatement après la proclamation des élus par le président.
Tous les officiers de l’organisation sont choisis parmi les administrateurs à l’occasion de la première réunion qui suit l’assemblée générale annuelle. Cette réunion doit être tenue le plus tôt possible après l’assemblée générale annuelle.
Une même personne peut occuper deux (2) ou plusieurs fonctions au sein du conseil d’administration.
La durée du mandat des administrateurs est de 2 ans. Lors de l’Assemblée générale, cinquante pour cent du nombre de sièges plus un (50% + 1) seront désignés de gré à gré pour une durée d’une seule année pour conserver une expertise au conseil d’administration et assurer une alternance des administrateurs sortants.
Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération mais peuvent toutefois recevoir des avances et être remboursés pour les frais encourus dans l’exécution de leur rôle sur approbation du conseil d’administration.
Un administrateur peut résigner ses fonctions en faisant parvenir au siège social de l’organisation une lettre de résignation. La résignation prend effet à compter de la date de la réception par l’organisation de la lettre de résignation ou à la date indiquée dans la lettre de résignation si celle-ci est postérieure.
Le conseil d’administration peut radier tout membre par résolution, suspendre ou expulser pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui refuse ou omet de se conformer aux dispositions des présents règlements, qui agit contrairement aux intérêts de la corporation ou dont la conduite est jugée préjudiciable à l’organisme. Constitue notamment une conduite préjudiciable le fait :
Le conseil d’administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu’il jugera adaptée lors de la dite situation, en autant que le membre visé soit informé de la nature exacte de l’acte ou de l’omission qu’on lui reproche, qu’il ait l’occasion de se faire entendre sur ce sujet et que la décision le concernant soit prise avec impartialité. La décision du conseil d’administration à cette fin sera finale.
Le mandat d’un administrateur de l’organisation prend fin lors des situations suivantes :
Les sièges vacants au conseil d’administration peuvent être comblés par une résolution des administrateurs. L’administrateur nommé pour combler une vacance remplit la partie non expirée du mandat de son prédécesseur et demeure en fonction jusqu’à terme, où il pourra être réélu.
L’organisation maintient, au profit de ses administrateurs et de ses dirigeants, une assurance couvrant la responsabilité encourue par ces personnes en raison du fait d’agir ou d’avoir agi en qualité d’administrateur ou de dirigeant de l’organisation. Toutefois, cette assurance ne peut couvrir ni la responsabilité découlant du défaut par la personne assurée
d’agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt de l’organisation ni la responsabilité résultant d’une faute lourde ou encore la responsabilité découlant du fait que la personne assurée s’est placée dans une situation de conflit d’intérêts entre son intérêt personnel et celui de l’organisation.
Les réunions du conseil d’administration doivent être convoquées au moyen d’un avis envoyé par courrier, courrier électronique ou remis en personne aux administrateurs. L’avis de convocation doit indiquer le lieu (physique ou virtuel), la date et l’heure de la réunion et parvenir au moins sept (7) jours ouvrables précédant la date fixée pour cette réunion. Il n’a pas besoin, à ce moment, de préciser ni l’objet ni l’ordre du jour de la réunion.
Le quorum à une réunion du conseil d’administration est fixé à la majorité des administrateurs alors en fonction. En l’absence de quorum dans les quinze (15) minutes suivant l’ouverture de la réunion, les administrateurs ne peuvent délibérer que sur son ajournement. Le quorum doit être maintenu pendant toute la durée de la réunion.
Tout administrateur a droit à une (1) voix et toutes les questions soumises au conseil d’administration doivent être décidées à la majorité des administrateurs présents et y votant. Le vote par procuration n’est pas permis aux réunions du conseil d’administration. Le président ne vote qu’en cas d’égalité des voix.
Les résolutions écrites ou électroniques, signées de tous les administrateurs habiles à voter sur ces dernières lors des réunions du conseil d’administration, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces réunions. Une copie de ces résolutions, une fois adoptées, doit être conservée avec les procès-verbaux des délibérations du conseil d’administration.
Le président d’une réunion du conseil d’administration peut, avec le consentement de la majorité des administrateurs présents, ajourner cette réunion à un autre lieu, à une autre date et à une autre heure sans qu’il soit nécessaire de donner un nouvel avis de convocation aux administrateurs. La continuation de la réunion ainsi ajournée peut avoir lieu sans avis si le lieu, la date et l’heure de la réunion ajournée sont annoncés lors de la réunion initiale. Les administrateurs constituant le quorum lors de la réunion initiale ne sont pas tenus de constituer le quorum lors de la continuation de cette réunion. S’il n’y a pas quorum à la continuation de la réunion, la réunion est présumée avoir pris fin à la réunion précédente lorsque l’ajournement a été décrété.
Les dirigeants sont réputés mandataires de l’organisation. Ils ont les pouvoirs et les devoirs établis par la Loi, par l’acte constitutif et par les règlements ainsi que ceux qui découlent de la nature de leurs fonctions. Ils doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter les obligations que leur imposent la Loi, l’acte constitutif et les règlements et ils doivent agir dans les limites des pouvoirs qui leur sont conférés.
Les dirigeants sont nommés par les administrateurs et relèvent uniquement du conseil d’administration. Les employés, quant à eux, relèvent des dirigeants.
Les conditions de travail des dirigeants sont définies par contrat entre le conseil d’administration et chacun des dirigeants.
Les dirigeants doivent, dans l’exécution de leur mandat, agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt de l’organisation et dans les limites de leurs mandats respectifs et ils doivent éviter de se placer dans une situation de conflit d’intérêts entre leur intérêt personnel et celui de l’organisation.
Le conseil d’administration prépare les modifications à être apportées aux règlements généraux et ceux-ci doivent être approuvé en assemblée générale extraordinaire ou annuelle. À l’avis de convocation doit être joint le projet de modifications et les nouveaux règlements général s’appliquent dès le lendemain de leur approbation par la dite assemblée générale (ou à une date ultérieure fixée par l’assemblée générale, mais non antérieure à la date de l’assemblée générale).
Le présent règlement entrera en vigueur dès son adoption par les membres lors de l’assemblée générale annuelle Il annulera et remplacera tout règlement antérieur de régie interne.
Règlement original adopté lors de l’assemblée générale du 15 septembre 2020
Date d’adoption de la dernière mise à jour : ____________________________________________
____________________________________________ ____________________________________________
Signature du secrétaire d’assemblée & nom du secrétaire d’assemblée
Espace d’innovation et de travail partagé
Personne morale sans but lucratif constituée sous le régime de la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec en date du 27 mars 2018.
Ce règlement général d’emprunt a été adopté par résolution des administrateurs, en date du 15 septembre 2020, le tout conformément à la Loi.
Ce règlement général d’emprunt de l’organisation autorise les administrateurs à effectuer des emprunts sur le crédit de l’organisation.
En plus des pouvoirs conférés aux administrateurs par la Loi, par l’acte constitutif et par les règlements ainsi que ceux qui découlent de la nature de ses fonctions, les administrateurs peuvent, lorsqu’ils le jugent opportun, et sans avoir à obtenir l’autorisation des membres :
Aucune disposition ne limite, ni ne restreint le pouvoir d’emprunt de la personne morale.
Les administrateurs peuvent, par résolution, déléguer les pouvoirs conférés par le paragraphe ci-avant à tout administrateur ou toute autre personne faisant partie de l’organisation, à signer et exécuter, pour l’organisation et en son nom, tout document ou instrument aux fins susmentionnées.
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