Výběrové řízení na ERP informační systém 1: vlastními silami

Postup výběrového řízení na informační systém ERP

Kompletní organizace výběrového řízení na implementaci ERP (podnikového informačního systému) v sobě obsahuje mnoho různých fází, s kterými může poradenská firma pomoci, např.

• úvodní analýzu podniku a návrh optimalizace,
• stanovení požadavků na nový informační systém,
• stanovení kritérií výběru ERP,
• tvorbu poptávkového dokumentu na ERP systém, jeho vyhodnocení,
• přípravu prezentací a jejich vyhodnocení,
• doporučení nejvhodnějšího ERP systému,
• připomínkování smluv,
• komunikaci s dodavateli informačních systémů

a mnoho dalších fází a činností, bez kterých se takový projekt neobejde, má-li dopadnout podle představ zákazníka. Po výběru logicky následuje spolupráce při implementaci ERP, kdy dohlížíme na zdárný průběh celého projektu. Během ERP projektu se samozřejmě nevyhneme ani některým prvkům podnikatelského poradenství, které v takovém případě dostává zákazník vlastně zdarma.

Chcete si vybrat ERP informační systém vlastními silami?

Pro podniky, které si i přes všechny nevýhody takové cesty chtějí výběr ERP systému provádět vlastními silami, jsme připravili bezplatný eBook „Jak vybrat ERP systém“, který si můžete stáhnout zde.

Pokud ve vašem podniku existuje pracovník, který má podle vašeho názoru dostatek znalostí a zkušeností, aby výběr ERP systému zvládl, a který na to skutečně má čas (počítejte průměrně 1–2 celé dny v týdnu po dobu výběru i implementace informačního systému, což je zhruba 12 měsíců u středně velké výrobní firmy), pak je vhodný čas se zamyslet nad tím, co tento pracovník dělá v době, kdy u vás žádný podobně velký projekt neprobíhá. V takovém případě byste měli nejspíše uvažovat o analýze a optimalizaci vašich procesů.

Výběr ERP systému (též bývá nazýván podnikový informační systém, účetní program, podnikový systém, ekonomický software atd.)

a jeho implementace je dlouhodobý a velmi složitý proces, který musí brát ohledy na skutečné potřeby podniku zákazníka (bývá často v rozporu s tím, co si klient myslí, že potřebuje), na jeho zaměření, typ činnosti, procesy, možnosti finanční i personální atd. Je to velká změna, která postihne práci takřka každého pracovníka firmy. S ohledem na výše uvedené nepřekvapí, že pouze cca 16% projektů implementací informačního systému skončí podle plánovaného harmonogramu a rozpočtu a plná třetina takových projektů skončí neúspěšně.

Firmy, které se domnívají, že výběr ERP informačního systému a implementaci ERP zvládnou samy bez asistence ERP poradce – typicky slýcháme „to zvládnou naši pracovníci IT” – pak v konečném součtu obvykle zaplatí za projekt mnohem více peněz a projekt trvá déle než s asistencí poradenské firmy. Pokud nikdo z podniku neprošel od začátku do konce alespoň dvěma projekty implementace informačního systému ERP, je vysoce nepravděpodobné, že podnik dokáže předejít rizikům a problémům, které jsou s každým takovým projektem spojeny, i když v něm pracují jinak excelentní pracovníci IT – implementace ERP systému je něco zcela jiného než správa počítačů, sítí a serverů, což je obvyklá náplň práce pracovníků IT. Implementace informačního systému ERP se týká hlavně procesů a funkčních požadavků jednotlivých oblastí v podniku a samotných informačních technologií se týká jen částečně, i když to tak na první pohled nevypadá. Jsme naopak velmi často poptáváni právě vedoucími IT různých firem, kteří si uvědomují, že jejich obor činnosti je jiný a často slýcháme „mám dost své práce a nemám čas na to, abych k tomu ještě sledoval a vybíral ERP systémy …”.

Nepamatuji si už přesně, kde jsem tuto větu zaslechl a uznávám, že úvod dnešního krátkého příspěvku je formulován trochu drsně, ale přesně vystihuje problém, s kterým se setkáváme až příliš často – „my tu implementaci zvládneme sami“. Řeč je samozřejmě o výběru a implementaci ERP systému bez odborné asistence. Když pak po roce do těch firem zavoláme a ptáme se, jak se jim projekt podařil, v drtivé většině slyšíme

• „no my jsme to radši odložili“,
• „pořád ještě vybíráme, pro vedení to není priorita“,
• „už jsme systém spustili před půl rokem, ale pořád ho doděláváme“,
• „stálo nás to o dost víc, než jsme čekali“,
• „kdybychom věděli, do čeho jdeme, najali bychom si externího konzultanta“ atd.,

jen v menšině případů se dozvíme, že systém vybrali a implementační projekt proběhl „jakž takž v mezích normy“. Není žádným tajemstvím, že našimi nejlepšími a nejrozumnějšími zákazníky jsou firmy, které se už jednou samy „spálily“ – pokusily se o výběr a implementaci ERP vlastními silami a projekt nedopadl dobře.

Je zvláštní, že zatímco s téměř každou bolístkou běžíme k lékaři, se smlouvou k právníkovi, s poruchou auta k automechanikovi, avšak něco tak složitého a kriticky důležitého, jako je implementace ERP systému, která postihne kompletně celý podnik za plného provozu, si tolik firem troufá zvládnout bez odborné pomoci. Ne nadarmo je jednou z hlavních příčin neúspěchů implementačních projektů „nedostatek odborných znalostí“. Jak by také ne – firma vybírá a implementuje nový ERP systém zhruba jednou za 10 let, tak jak by ty zkušenosti mohla mít?

ERP konzultant má při výběru a implementaci ERP systému úlohu obdobnou stavebnímu dozoru na stavbě – pomůže zákazníkovi ujasnit si, co vlastně chce, co je reálné a co už je z říše snů, upozorní předem na problémy, které mohou nastat, a navrhne, jak jim předejít, a pokud i tak nějaké problémy nastanou, navrhne nejlepší způsob jejich řešení. Zákazník se obvykle domnívá, že když podepíše smlouvu na třeba 800 000 Kč (licence a implementace), že skutečně zaplatí přesně 800 000 Kč. Ale tak tomu často není – a teď nemám na mysli, že vás chce dodavatel systému okrást. Dokážete například vyjmenovat 13 naprosto legitimních vícenákladů, které vám mohou vzniknout, i když dodavatel splní do puntíku vše, k čemu se zavázal?

A na závěr této krátké úvahy malá poznámka: ERP konzultant opravdu stojí nějaké peníze, ovšem schopný ERP konzultant se zákazníkovi sám více než zaplatí. Příkladem budiž projekt v menší firmě, kde nabídky dodavatelů přišly v rozmezí 670 000 – 1 280 000 Kč. Po důkladném projednání nabídek s dodavateli bylo dosaženo výsledné ceny 330 000 Kč.

Podle ohlasu po vystoupení soudíme, že toto téma bylo pro účastníky velmi zajímavé a tak zde uvádíme stručný obsah prezentace:

1. Společné znaky úspěšných ERP projektů
2. Společné znaky neúspěšných ERP projektů
3. Zkušenosti ze zahraničí aneb i velké firmy dělají školácké chyby
4. Zkušenosti z ČR aneb co všechno dokáže ERP konzultant zachránit
5. Typické chyby na ERP projektech

A: Starý systém nás už opravdu spíš obtěžuje
„To už se fakt nedá, pořád přepisujeme data z jedné tabulky do druhé. Nejsme schopni nic najít ani v papírech, ani v systému. Všechno trvá hrozně dlouho. Ředitel je vzteklý, že nemá k dispozici aktuální informace o firmě. Nemáme vůbec žádný přehled o tom, co dělají obchodníci. UŽ ABYCHOM MĚLI TEN NOVÝ ZÁZRAČNÝ SYSTÉM, KTERÝ VYŘEŠÍ VŠECHNY NAŠE PROBLÉMY!“
Typická situace – starý systém je už tak strašný, že cokoliv si dovedeme představit, musí být lepší než toto a proto se většina uživatelů na nový systém opravdu upřímně těší, byť určitá úroveň obav je vždy přítomna. Očekávání uživatelů od nového systému jsou nadpozemská až vesmírná.

B: Jééé, to taky chceme!
„Rozjeli jsme výběrové řízení a pozvali jsme několik firem na prezentaci jejich systémů. Vše vypadá báječně, nic není problém, obchodníci předvádějí skvělou grafickou podobu jejich systémů, uživatelům jen září očka a vše, co vidí, také chtějí mít. Nadšení dostupuje vrcholu!“
No jistě, v prodejní fázi přece nikdy nic není problém. To nemusí nutně znamenat, že vás chce dodavatel systému ošulit, ale v této fázi má o vás ještě velmi málo detailních informací a upřímně – ani vy ještě pořádně nevíte, co vlastně chcete. To vše může způsobit nedorozumění a problémy v pozdější fázi.

C: Ale vy jste říkali, že to takto půjde …
„Vybrali jsme systém a probíhají schůzky, kde se bavíme o detailech. Najednou zjišťujeme, že některé věci nepůjdou udělat tak snadno (případně nepůjdou udělat vůbec), něco se budou muset naprogramovat a hlavně – abychom ze systému dostali ty krásné výstupy, musíme do systému také sami něco vložit, tzn. bude se po nás chtít nějaká práce. Prvotní optimismus začíná opadávat.“
Dostáváme se k detailům a emoční křivka se pomalu začíná stáčet směrem k jihu. Zjišťujeme, že situace tak růžová nebude. Ano, nový systém nám hodně pomůže, ale nebude to tak snadné, jak jsme si původně mysleli. Také naše hvězdná očekávání se začínají setkávat s pozemskou realitou.

D: Toto všechno musím udělat?
„Probíhá analýza, někdo se nás pořád na něco ptá, pořád se musíme o něčem rozhodovat. Málokdy existuje jedna skvělá varianta, u které je předem jasné, že se vybere, obvykle má každá varianta řešení své kladné, ale i záporné stránky. Ke všemu musíme testovat, jestli systém funguje tak, jak má, dostáváme k testování i programové úpravy, které testujeme obvykle několikrát, no to je tolik práce!!! Kdybych to byl býval věděl, tak by jsem sem nechodil …
Také probíhá školení, bohužel, musím řešit i svou každodenní práci, takže asi tak na polovině školení chybím a nebo odbíhám pokaždé, když mi zvoní mobil. Ale ono to ovládání není tak těžké, to zvládnu!“
Práce, práce, práce, čeká nás ještě dost práce, než si pomoc nového ERP systému začneme užívat.

E: My v tom nebudeme mít 10 let stará data?
„Blíží se spuštění ostrého systému a my pořád nemáme převedená data. Proč si máme svá stará data vyčistit? Proč je tam nenahrajeme tak, jak jsou, včetně duplicit, chyb a starých dávno nepoužívaných dat? Proč tam nebudou všechny faktury i 10 let dozadu? Už mám celého projektu plné zuby, už aby to skončilo!!!“
… a ještě více práce …

F: Proboha, já nic neumím!!!
„Spustili jsme systém do ostrého provozu. Ježíšmarjá, jak se do něj přihlásím? Jaké mám vlastně heslo? Vždyť já si z toho školení nic nepamatuji, já to nezvládnu! Co když udělám chybu? Co mám v tom systému vlastně dělat? Pomozte mi někdo! Hrůzyplnost celého projektu právě dosáhla vrcholu.“
Je docela běžné, že uživatele v den spuštění systému postihne náhlá amnézie – najednou si nic nepamatují, nic neumí, nikde nebyli a ta částka stejně nesouhlasí.

G: Systém nefunguje!
„Systém vůbec nedělá, co má, je v něm chyba!“
Je zajímavé, že se ta chyba projevila až v den spuštění. Není celý problém náhodou v tom, že jsem zapomněl, co a jak mám vlastně dělat??? Ale abychom nebyli na naše uživatele tak příkří – skutečně platí Murphyho zákon, že v každém programu je chyba, jde jen o to jí rychle najít a odstranit.

H: Pomalu to začíná fungovat.
„Konečně jsem se naučil aspoň základní ovládání systému. Už to není taková hrůza, umím vložit do systému příjemku a dokonce se i dokáži podívat na nějaké výkazy. Programové úpravy konečně začínají fungovat správně. Chaos ve firmě se postupně zmenšuje a systém opravdu začíná dělat to, proč jsme si ho pořídíli.“
Možná tomu nějakou dobu nevěříme, ale křivka BEKUERPS se jednoho dne začne obracet směrem vzhůru. Najednou zjišťujeme, že je to ovládání docela jednoduché, že nám systém skutečně šetří čas i práci, frustrace mizí, začínáme chladit šampaňské.

J: A jedéééém!
„Systém mi už nedělá žádné problémy, svou práci bez problémů zvládám a občas náhodně zjistím, jak mi systém ještě může pomoci – objevuji totiž funkce, o kterých jsem dodnes netušil, že existují. Vůbec si už neumím představit, že jsme někdy fungovali bez něj – žádnou práci už nedělám 2x, nic nikam nepřepisuji, snadno najdu, co potřebuji a svůj ušetřený čas věnuji přínosnější a zajímavější práci.“
Každý den vidím, jak mně i ostatním nový systém pomáhá v práci. Cože – my že jsme někdy fungovali bez něj? To je přece nesmysl. Bouchají zátky a oblohu rozzářil nefalšovaný ohňostroj.

Příště si zde ukážeme případovou studii podniku, jehož emoční křivka uživatelů do negativního pásma nikdy nepronikla a kde pro spoustu zde uvedených negativních emocí vůbec nezbylo místo. Jak je to možné? Dozvíte se příště!

P.S. Text je psán s opravdu jen velmi mírnou nadsázkou, vše uvedené jsou zkušenosti ze skutečných projektů.

Následující kroky vám zaručí, že váš projekt dobře určitě neskončí, obzvláště dáte-li si tu práci a zkombinujete jich několik zároveň.

Co ovlivňuje cenu ERP systému při implementaci

1. Počet uživatelů systému. Zcela logicky zde platí přímá úměra „čím více uživatelů, tím vyšší cena“. Uživatelé se počítají buď
   • jako tzv. „konkurenční“, což ovšem neznamená, že by si uživatelé navzájem konkurovali, je to poměrně nepřesný překlad anglického slova „concurrent users“ (současní uživatelé) a znamená to, kolik uživatelů může být v systému přihlášeno najednou ve stejném okamžiku. V takovém případě může být uživateli systému v podstatě neomezený počet pracovníků firmy (např. při směnném provozu se víc pracovníků střídá o jednu licenci), pouze v případě dosažení „současného“ limitu už do systému nebude další uživatel vpuštěn. Nebo se počítají
   • tzv. „pojmenovaní“ uživatelé, kdy každý uživatel systému má svou licenci a nezáleží a tom, kdy se do systému přihlásí a kdo další v systému pracuje.
2. Složitost podnikových procesů. Opět přímá úměra – čím složitější firma, tím více práce s analýzou, konfigurací systému, programovými úpravami … Zde se nabízí otázka, zda opravdu nemůžete provádět některé procesy jednodušeji. Přibližně každý druhý zákazník, s kterým se setkáme, začíná rozhovor slovy „víte, my jsme taková specifická firma“. Není skvělé mít v tak malé zemi tisíce specifických firem? Ale možná si tu specifičnost jen sami namlouváme a sami si komplikujeme život celou soustavou výjimek a nestandardů … Proto by každému projektu implementace IS měla předcházet fáze analýzy procesů, jejíž výstupem musí být vyhledání neefektivních míst a návrh zlepšení, čímž se sníží složitost firemních procesů a tím i cena za implementaci IS.
3. Nevhodná „velikost“ systému. Často vidíme, jak se dodavatelé systémů primárně vytvořených pro velké podniky hlásí do výběrových řízení do poměrně malých firem, naopak dodavatelé systémů pro menší firmy se pokoušejí probít i do segmentu větších firem. Zákazník by si měl však uvědomit následující:
   • pořídí-li si příliš „velký“ systém, pak bezesporu zaplatí dražší licence, dražší implementační služby, jakákoli úprava bude stát více peněz, systém bude složitější na obsluhu atd. Na druhou stranu „velký“ systém určitě neomezí firmu v růstu, takže prožívá-li vaše firma rychlý růst nebo uvažujete o expanzi, určitě se snažte vybrat systém, který je o něco „větší“ než vaše firma.
   • příliš „malý“ systém bude lákavě levný v prvotní fázi nákupu, ale slabá funkcionalita bude nutit zákazníka k velkému množství programových úprav (měli jsme zákazníka, který si nás objednal pouze na oponenturu smluv, u něhož 60% rozpočtu projektu činily programové úpravy), k dokupování a propojování dalších systémů, povede k nespokojenosti uživatelů, že systém „nic neumí“, systém firmu spíš omezí než že by jí pomáhal být efektivnější atd. – to vše může způsobit, že levný systém může být v konečném součtu dražší než systém odpovídající velikosti.
4. Nekvalitní přípravná (analytická) fáze. Výše uvedené způsobí, že až v průběhu projektu se zjišťují další a další problémy a požadavky, které je třeba řešit a které mohly být postiženy už na počátku (stejně jako v jakémkoli jiném oboru i zde platí, že čím později se na chybu/změnu/požadavek přijde, tím dražší ta úprava bude), přibývají požadavky na změny, úpravy systému atd. Změny v průběhu projektu se mohou velmi prodražit!
5. Špatná součinnost pracovníků zákazníka. Implementace ERP je společný projekt pracovníků dodavatele a zákazníka. Pokud za tým zákazníka nastoupí
   • pasívní, nezkušení, na zachování stávajícího stavu lpící, nevhodně zvolení klíčoví uživatelé, nebo
   • uživatelé kvalitní, kteří ale díky přemíře jiných povinností nemají dostatek času na projekt implementace IS, projekt se zdržuje, některé činnosti se musí provádět vícekrát (např. analytické schůzky, školení uživatelů, převod dat …),bude cena zcela jistě vyšší, než zákazník očekává.
6. Neochota se změnit a používat standardní procesy. Velké množství programových úprav = velké množství víceprací = vyšší cena, víc není co dodat.
7. Nedostatečně zkušení pracovníci dodavatele: nemusí být schopni navrhnout optimální řešení s největšími přínosy. Nenavrhují zákazníkovi nejvhodnější řešení na základě vlastních zkušeností a best practice v oboru, naopak přijdou na schůzku a zeptají se „tak jak to chcete nastavit …“. Před projektem je vhodné si vyžádat profesní životopisy vybraných konzultantů, sejít se s nimi, pohovořit o oblasti, pro kterou jsou určeni, a pak trvat na tom, že ti, kteří vám připadali schopní, na projektu skutečně budou pracovat.
8. Programové úpravy. Jakákoli úprava systému oproti standardu prodražuje projekt ve stádiu implementace i ve stádiu provozu, proto je nejvhodnější zvolit takový informační systém, který bude zákazníkovy procesy podporovat co nejlépe s minimem programových úprav. Seznam programových úprav by měl vyplynout z analytické fáze, i když košatost stromu života je taková, že až v průběhu projektu se obvykle přichází na další a další oblasti, které je nutné řešit programovou úpravou.
9. Nedostatečné školení uživatelů. Uživatelé jsou špatně vyškolení -> neumí pracovat se systémem -> přínosy zavedení systému (zvýšení efektivity, lepší dostupnost informací, snížení nákladů …) jsou malé nebo žádné -> návratnost investice do IS se prodlužuje.
10. Školení koncových uživatelů nedostatečně vyškolenými/zkušenými klíčovými uživateli. Klíčoví uživatelé obvykle nejsou schopni zvládnout celé školení koncových uživatelů (ve fázi školení ještě nemají dostatečné znalosti, nemají čas připravit školící materiály, školící data atd.), proto je nutná předem neplánovaná pomoc pracovníků dodavatele, což opět navyšuje cenu.
11. Nutnost integrace ERP s jinými systémy. Tvorba převodních můstků (rozhraní – interface) a jejich údržba mohou být časově i finančně nákladné záležitosti. Proč? Náklady na tvorbu můstků si asi každý dovede představit sám, ovšem představa, že se můstek jednou vytvoří a pak bude fungovat bez vnějšího zásahu na věčné časy je obvykle zcela mylná. Většina systémů totiž prochází různě rozsáhlými upgrady a aktualizacemi, které mohou narušit chod rozhraní mezi dvěma či více systémy, při každém upgrade kteréhokoli ze systémů je tedy nutné zkontrolovat a případně upravit i můstek.
12. Organizační a další změny během projektu, nejasná strategie firmy. Informační systém se vybírá pro budoucnost, je tedy důležité znát směřování firmy, je nutné si položit otázky jako např.: roste firma? Stagnuje? Plánuje zahraniční expanzi? Chystá se prodej firmy zahraničnímu partnerovi? Plánuje expanzi do jiných oborů? Firma, která roste o 30% ročně bude potřebovat jiný systém než firma stagnující. Jednou jsme organizovali výběr IS pro zákazníka, který už v době výběru plánoval rozdělení a prodej firmy, což však byla tajná informace, kterou nám vedení nesdělilo. Vybrán byl tedy poměrně „velký“ systém, který dobře podporoval velkou firmu, ovšem pro několik menších firem už tak ideální nebyl, viz odstavec o příliš velkém nebo příliš malém systému.
13. Objednání modulů/funčností, které pak nebudou využity. Souvisí s nedostatečnou analýzou, kdy předem není jasné, co vlastně podnik potřebuje. Tato situace je podobná člověku, který si bez rozmyslu nakoupí plnou lednici jídla a pak se mu polovina potravin zkazí …
14. Posun termínu spuštění IS. Posun spuštění IS je časově a mnohdy i finančně dost náročná záležitost. Systémy se často spouští na přelomu účetního období, obvykle k 1.1. Posun spuštění IS na jiný termín si vyžádá nutnost mimořádných uzávěrek, převody rozpracované výroby (obvykle se plánuje přechod na nový systém na okamžik, kdy je maximum zakázek ukončeno a rozpracovanost je minimální), převody pohybových dat (faktury, výdejky …), která by se jinak nepřeváděla, opakování školení, delší provoz starého systému si vyžádá placení licencí atd.

Co ovlivňuje cenu ERP systému při jeho provozu?

1. Absence správce systému. Tato situace obvykle způsobí, že si koncoví uživatelé sami objednávají úpravy systému. Neexistuje-li styčný pracovník, který má na starosti styk uživatelů s dodavatelem systému a který je schopen působit jako tzv. „hot-line první úrovně“ přímo v podniku (poradí uživateli v případě problému, je schopen rozhodnout, zda je třeba další programová úprava či zda je možné problém uživatele řešit standardními cestami atd.), nastává situace, kdy si koncoví uživatelé využívají placený hot-line dodavatele, kdykoliv mají sebemenší problém, sami objednávají další a další programové úpravy a jak již bylo řečeno, každá úprava systému stojí další finance.
2. Organizační a další změny. Každá změna v podniku, která vyžaduje přenastavení systému, stojí v lepším případě čas (pokud jsou změny schopni realizovat pracovníci podniku), v horším případě peníze (pokud změny musí provést pracovníci dodavatele).
3. Přechod na novou verzi systému. Běžné aktualizace systému (update) nebývají závažným problémem, protože změny v systému bývají jen drobné, nemění se základní struktury, názvy polí v databázi atd., ovšem přechod na novou verzi systému (upgrade, přechod z verze 6 na 7 apod.) už může znamenat dost náročnou záležitost, obzvláště je-li v podniku instalováno větší množství programových úprav a/nebo můstků – napojení na jiné systémy apod., protože všechny tyto nestandardní úpravy musí být zkontrolovány a případně upraveny pro novou verzi. Některé úpravy pravděpodobně zvládnou provést pracovníci podniku, ovšem většinu z nich budou muset provést externisté – pracovníci dodavatelů, a tam už může být finanční náročnost značná.
4. Legislativní změny. Součástí smlouvy o poskytování poimplementačních služeb (smlouva o údržbě systému, SLA atd.) je klauzule, že výrobce IS je povinen udržovat systém v souladu s platnou legislativou. Máte-li systém bez programových úprav (kdo z vás to má?), neměl by být problém, ovšem pokud máte v systému úpravy, rozhraní na jiné systémy atd., tyto mohou vyžadovat další úpravy a takové práce už bezplatné nejsou. U zahraničních systémů může být navíc i dost dlouhá prodleva mezi vstoupením změny v platnost a aktualizací systému, ČR a SR jsou malé trhy a tak výrobce IS logicky řeší nejdříve požadavky velkých trhů. Lokální dodavatel vám může nabídnout, že tu změnu provede sám ihned, ovšem za cenu běžné programové úpravy.

Jistě byste dokázali jmenovat dalších několik faktorů, které ovlivňují cenu informačního systému, výše jmenované jsou podle našich zkušeností ty nejběžnější.

P.S. V textu je zabudovaná aplikace, která testuje, jak pozorně čtenář tento článek čte, všimli jste si jí?

Co je to vlastně cloud?

Poznámka autora: Článek byl napsán v srpnu 2014.

Jako cloud se označuje fyzické umístění software – je nainstalován na serverech poskytovatele služby a zákazník k němu přistupuje přes internet (je to tedy řešení „off-premise“ = mimo podnik zákazníka, na rozdíl od „on-premise“, což je klasická instalace ERP na serveru zákazníka). Zákazník platí poskytovateli pravidelné měsíční platby (nájemné), protože si ERP systém pouze pronajímá, nevlastní ho. O náklady na hosting, údržbu hardware a software, zálohy, upgrady atd. se stará poskytovatel služby.

Obchodní důvody až na prvním místě

Technologie jsou velmi užitečná věc, ale business musí být u každého rozhodnutí na prvním místě! Chci-li přejít na nějakou novou technologii, nejdříve si zjistím, jak a zda vůbec to pomůže mému podnikání. Osobně nejsem přítelem bezmyšlenkovitých inovací za každou cenu, osvědčil se mi rozhodovací model

• zjistit si co nejvíc informací,
• promyslet,
• vyzkoušet,
• porovnat náklady a přínosy, resp. nevýhody a výhody,
• rozhodnout se.

Když jsem jako neopeřené mládě nastoupil do Procter and Gamble (asi nikdo nebude tvrdit, že je to neúspěšná nebo neinovativní firma), byl jsem pln elánu a chuti do všeho nového. Proto mi dost vadilo, že P&G vyznávalo – přinejmenším v IT oddělení – konzervativní přístup k inovacím. Všude už dávno měli stabilitou proslulé Windows 95 a my jsme pořád jeli na 3.11. Občas se stalo, že někomu z kolegů někdo poslal soubor z novější verze Office, který jsme neuměli otevřít, a kolegyně za námi pak chodily s disketami, ať jim pomůžeme. Jedna byla tak nadšená, přestože jsem jí nepomohl, že mi o pár let později řekla své ANO :-). Můj šéf mi to zdůvodňoval slovy „víš, my jsme konzervativní, my si počkáme, až to jinde vyzkoušejí, a pak se rozhodneme, jestli to uděláme taky nebo ne“. Dnes vidím, jak moudrý to je přístup! Je samozřejmě skvělé využívat nejnovějších technologií, pokud jsem například vývojář, ale pokud vyrábím prací prášky, ICT technologie mi mají umožnit ty prášky vyrábět co nejlépe, nejrychleji a nejlevněji a je zcela lhostejné, jestli je to nejnovější výkřik technologií a nebo 20 let stará aplikace v DOSu. Zkrátka „business first“.

Je cloud opravdu taková novinka?

Jak tento příběh souvisí s cloudem? Velmi! Zeptám se vás jinak. Nemáte pocit, že tady něco jako cloud už bylo? Kované ITáky prosím, aby mě nechytali za slovo, hovořím o principu pronájmu aplikací. Kdo z vás už slyšel zkratky jako

• ASP (Application Service Providing – už v roce 2003 byl pronájem aplikací považován za jasnou budoucnost),
• SaaS (Software as a Service),
• Xaas (Anything as a Service) – sem spadá např. Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS), Storage as a Service (a máme tu opět SaaS), Network as a Service (NaaS), Communications as a Service (CaaS), Monitoring as a Service (MaaS) a další aaSy…
• Pay as you go

Prosadila se nějak výrazně některá z těchto zkratek v oblasti ERP v Česku nebo na Slovensku? Řekl bych, že zatím ne, ale cloud se pomalu a plíživě vkrádá i do této oblasti doposud jasně dominované instalacemi systémů přímo v podnicích zákazníků. A ono to možná ani tak pomalé nebude.

ERP výzkum společnosti Gartner

Podívejme se na výsledky průzkumu provedeného společností Gartner z ledna 2014. Jednalo se o plány firem s obratem nad 10 mil. dolarů na zavedení cloudového ERP, výzkum probíhal na celém světě.
Červená výseč, 2% – to jsou ti, kteří cloudové ERP už mají. Mnohem zajímavější je ale podívat se na zelenou a modrou výseč, to jsou firmy, které do 5 let plánují přejít na cloudové ERP, a to už je pořádná masa. A nezapomínejme ani na těch 17%, kteří zatím nevědí, pravděpodobně se někteří z nich pro implementaci cloudového ERP rozhodnou také. Pokud tyto plány vyjdou, do 5 let bude mít téměř polovina firem cloudové ERP a na to by i J.A. Komenský musel říci „wow“. Naproti tomu zhruba 30% firem rozhodně neplánuje přejít na cloudové ERP v dohledné budoucnosti, jedná se především o výrobní podniky. Ovšem podle MintJutras (přední výzkumná společnost sledující trendy ERP) je i u výrobních a distribučních firem patrný trend přechodu na SaaS aplikace, odhadují růst ze současných 22% na 45% za 10 let. Nechme se překvapit.
Faktická poznámka: vlastní zkušenost je taková, že firmy sice plánují inovace v oblasti ERP, ale pak jim trvá roky se opravdu rozhodnout a projekt zrealizovat, dost často se tak děje, až když je situace v oblasti stávajícího systému neudržitelná (např. dodavatel ERP ho přestane podporovat, hroutí se některé procesy atd.). Jsem tedy sám zvědav, zda se tato předpověď naplní.

Výhody ERP v cloudu

Jako vždy i v případě souboje „klasické ERP versus cloudové ERP“ má každá z variant svá pro a proti, přičemž některé uvedené body mohou být pro někoho výhodou a pro někoho nevýhodou. Uvedené hodnocení je obecné a může nastat situace, kdy v konkrétním případě bude řešení jiné (např. dodavatel ERP může poskytovat zcela stejnou funkcionalitu v klasickém i cloudovém řešení, takže nebude v tomto konkrétním případě platit, že cloudové ERP má omezenější funkcionalitu). Pojďme se tedy podívat na výhody cloudu.

• Nižší počáteční náklady, rychlejší a levnější implementace. Zákazník si nemusí kupovat licence systému. Pokud má rozumnou infrastrukturu, nemusí do ní investovat. Během provozu se pak poskytovateli platí poplatek z pronájmu – nájemné. Zde se sluší připomenout, že nájem se platí za funkcionalitu, kterou podnik skutečně používá a ne za to, co si možná v počáteční euforii nepříliš rozvážně koupil a později se ukázalo, že se nebude využívat.
• Nižší náklady na ICT. S výjimkou běžných pracovních stanic a jejich vybavení není nutné udržovat hardware a sofware.
• Rychlejší vstup na nové trhy. Souvisí s prvním bodem. Pokud podnik vstupuje na nový trh, může už v krátkém čase využívat plnohodnotného ERP, zatímco u klasické implementace (a to i kdyby se jednalo jen o tzv. roll-out, tedy zkopírování nastavení systému mateřské firmy) by implementace a spuštění ERP do provozu trvalo významně déle.
• Flexibilita. Snadnější a rychlejší zavedení nové aplikace, zvýšení výkonu, kapacity atd., než když máme celý systém ve vlastnictví a musíme se postarat i o hardware. Dále se nabízí možnost dočasného zvýšení výkonu (např. když máme prodejní špičku, když se objeví nová prodejní příležitost) a pak zase návrat k původnímu = levnějšímu nastavení. Zvýšení kapacity u tradičního přístupu trvá v lepším případě dny, v horším týdny, v případě cloudu se jedná o minuty až hodiny.
• Škálovatelnost – schopnost zvládnout nápor i ekonomický provoz v době, kdy plný výkon není třeba, viz předchozí bod. Kromě toho dvoustupňový systém umožňuje nasazení plné funkcionality ve velké firmě a omezené (a tedy jednodušší) v menší dceřiné nebo sesterské firmě.

  Dvoustupňový ERP systém (two-tier ERP)
  Tento trend se stále více prosazuje u globálních firem, které pochopily, že není nutné, aby byl stejný ERP systém provozován v centrále, případně dalších velkých dceřiných společnostech, a zároveň v malých dcerkách, pro které je velký systém tzv. „kladivem na mravence“ a oprávněnou noční můrou. Právě pro tento typ firem je cloud vhodným řešením jejich ERP systémů.

• Dodavatel se stará o běh a údržbu hardware, o nastavení software, o zálohování, přechody na vyšší verze (upgrade), řeší jakékoliv technické problémy.
• Predikovatelné cash-flow. Zákazník platí pravidelné měsíční poplatky bez výraznějších výkyvů.
• Některé aplikace by na staré technologii klasických ERP vůbec nebylo možné nebo by bylo přinejmenším obtížné realizovat.
• Snadné zobrazení na mobilních zařízeních. Cloudové ERP jsou již vystavěny na webových technologiích a jsou proto přímo stvořené pro zobrazování na mobilních zařízeních. Klasické ERP systémy také obvykle umožňují vzdálený přístup přes chytré telefony atd., ale jsou přeci jen navrženy pro práci na stolních počítačích a noteboocích.
  Poznámka k mobilitě: dovedu si představit, že si manažer nebo obchodník na cestách přes mobilní telefon zobrazí výkaz nebo najde určité informace, které potřebuje. Ovšem představa, že by např. účetní či fakturantka z domova zadávala do systému faktury přes malý displej telefonu je dost děsivá … Takže ano, mobilita je důležitá, ale určitě ne samospasitelná a podle mého názoru jsou důležitější kritéria výběru ERP systému, protože většina běžných činností vykonávaných v ERP systému se mnohem lépe provádí na tradičních PC.
• Lepší úroveň zabezpečení. Viz následující kapitola.
• Koncentrace na vlastní podnikatelskou činnost. Využití cloudového ERP je outsourcing jako každý jiný a jednou z hlavních výhod outsourcingu je možnost soustředit se na vlastní obor podnikání a podpůrné činnosti nakupovat externě. Pro poskytovatele cloudu je provoz ERP systému jeho hlavní podnikatelská činnost a podle toho k ní přistupuje, pro ostatní podniky je ERP a další činnosti (účetnictví, mzdy, IT, ostraha …) pouze činností podpůrnou.
• Nezávislost na vlastních zaměstnancích. Poskytovatel cloudu neodjede na dovolenou, neonemocní … Kolikrát se již stalo, že IT pracovníci vydírali svého zaměstnavatele hrozbou hromadného odchodu atd.
• Sociální sítě. Cloudové technologie umožňují snadnější integraci sociálních sítí.

Nevýhody cloudu

Cloud však nemá jen výhody, jak se však ukáže, ne každá zdánlivá nevýhoda je nevýhodou skutečnou.

• Funkcionalita. Nutno si odpovědět na otázku, je-li práce v systému přes webový prohlížeč stejně rychlá, pohodlná a efektivní jako práce na klientské stanici tradičního ERP systému. Funkcionalita cloudových řešení v mnoha oblastech zatím nedosahuje úrovně standardních ERP.
• Systém a data nemá zákazník pod přímou kontrolou, jsou uložené mimo podnik. Podrobněji popsáno dále v této kapitole.
• Může nastat problém s rychlostí systému při velkém objemu přenášených dat (např. pokud často přenášíme výkresy v CAD programech apod.). Cloudové ERP vyžaduje opravdu kvalitní, rychlé a spolehlivé připojení k internetu.
• Integrace. Jistě máte v podniku i další systémy, budou dobře komunikovat s ERP v cloudu? Bude možné vytvořit kvalitní a spolehlivé rozhraní? Jak velké objemy dat budou posílány? Bude rychlost dostatečná?
• Customizace: do jaké míry lze cloudový ERP customizovat podle potřeb či požadavků (ano, tyto pojmy mohou nabývat zcela odlišného významu) zákazníka? „Víte, my jsme taková specifická firma“ slýcháme zhruba u každého druhého zákazníka. Předpokládejme, že vaše specifičnost je vaší konkurenční výhodou. V čem jste tedy specifičtí: ve financích a mzdách? To asi ne. V logistice? V marketingu? V obchodu? Troufám si tvrdit, že firma může být skutečně specifická v jedné, dvou, maximálně třech oblastech, ale v ostatních oblastech může být provozována podle oborových best practices a tyto by měly být obsaženy už v tom, jak je ERP systém vytvořen a nastaven.
• Závislost na dodavateli/poskytovateli. Ano, podnik je skutečně zcela závislý na poskytovateli svého cloudového ERP. Na druhou stranu i v případě tradičního on-premise ERP je podnik téměř zcela závislý na svém dodavateli, rozdíl je jen v tom, že pokud zmizí ze světa poskytovatel cloudu (ponechme stranou otázku, proč by to dělal, pokud má fungující a platící zákazníky), ERP systém se „vypne“ ihned, zatímco tradiční ERP systém bude v takovém případě fungovat ještě po nějaký čas, přinejmenším do nejbližší legislativní změny, kterou už ale nebude mít kdo do systému zavést a tak podniku stejně nezbyde, než si pořídit jiné řešení. Nezapomínejme, že cloudové ERP má podnik pouze v pronájmu, pronájem lze ukončit a zařídit si ho jinde, na druhou stranu si nezastírejme, že počáteční nastavení nového pronajatého ERP a jeho naplnění daty je poměrně náročné, obzvláště kdyby se mělo přecházet v průběhu účetního období.
• Hardware není možné využít pro jiné aplikace, které v podniku máme.

Bojím se mít data uložená mimo podnik …

Ano, je to trochu divný pocit, když si mám dát svá data „někam“, ani pořádně nevím, kam, co když jsou na serveru v Indii? Tento strach je pochopitelný, ale ne zcela podložený. Drtivá většina úniků dat je totiž způsobena kým? No přece vlastními zaměstnanci! Kolikrát jste slyšeli o tom, že si konkurence najala hackera, aby jiné firmě ukradl jejich cenná data? To je zbytečně složité, není prostě jednodušší podplatit někoho z vaší firmy a ta data získat zevnitř? Je smluvně ošetřený, technologicky kvalitně zabezpečený cloud větším rizikem, než citlivá data přenášená na flash discích, v notebocích nebo jsou-li posílána e-mailem?
Je zcela evidentní, že firma, která poskytuje cloud a u které na bezpečnosti jejich řešení závisí jejich reputace a tím i existence, bude mít mnohem přísnější bezpečnostní standardy než běžná firma, pro kterou je IT pouhou podpůrnou činností, která jen „žere peníze“. V neposlední řadě je možné opravdu cenná data uložit mimo cloud v nějakém systému uvnitř firmy. Mimochodem jakou máte záruku, že váš zaměstnanec ta data nezkopíruje a někomu neprodá?
Dnes už se nikdo nepozastaví nad outsourcingem mezd nebo účetnictví – nikomu není divné, že vysoce citlivá data zpracovává externí firma a u ERP systémů k tomuto stavu určitě jednou dojdeme také.

Přehledné srovnání obou variant

Tradiční ERP vs. ERP v cloudu – podle čeho se rozhodovat?

Rozhodně nesouhlasím s názorem, že pořídit si v dnešní době tradiční on-premise ERP, tzn. ne v cloudu, je zastaralé a nesmyslné, pro každou z variant musí být validní obchodní důvody. Při rozhodování se o tom, zda zvolit tradiční ERP nebo cloudové ERP, je nutné vzít mimo jiné v úvahu (správně jste si všimli, že tato kapitola je jen opakováním toho důležitého z předchozích kapitol):

• Funkcionalita a pokrytí našich skutečných potřeb. Toto je naprosto zásadní kritérium – je zcela lhostejné, na jaké technologii ERP funguje, pokud právě toto řešení nejlépe podporuje naše současné a budoucí potřeby. Pochopitelně si nezvolíme technologii, u které je jasný sestupný trend a riziko, že za několik málo let už vůbec nebude existovat.
• Zhodnoťme, co již máme: existující infrastruktura (sítě, servery …), IT pracovníci a jejich znalosti a zkušenosti, prostory atd. Máme-li skvělou infrastrukturu a IT oddělení, nejspíš bude klasické ERP naší volbou, nemáme-li nic, pravděpodobně zvolíme cloud.
• Jakou požadujeme přímou kontrolu nad ERP a daty – jsme ochotni připustit, že naše data budou uložena mimo firmu? Požadujeme přímou kontrolu nad servery a chceme software vlastnit?
• Počet uživatelů
• Kvalita připojení k internetu (rychlost, spolehlivost)

Celkové náklady na vlastnictví (TCO – Total Cost of Ownership)

Cena ERP systému je pochopitelně velmi důležitou součástí rozhodování, jakou variantu zvolit. Zde se nesmíme uchýlit k chybnému výpočtu a zahrnout např. jen licence a implementační služby, je třeba si spočítat celkové náklady obou variant. Celkové náklady na vlastnictví čehokoliv jsou souhrnem VŠECH nákladů včetně interních, které jsou na pořízení a provoz předmětu vlastnictví vynaloženy, takže použiji-li příklad, kterému každý bude rozumět, tedy osobní automobil, pak do celkových nákladů na jeho vlastnictví bude patřit pořizovací cena, pojištění, servis, pohonné hmoty, doplňky atd. Také v případě ERP systému je nutné si zkalkulovat, kolik nás jedna či druhá varianta bude stát peněz, je nutno si spočítat celkové náklady na vlastnictví obou variant v horizontu nejméně 3, raději však 5 let.

• Do nákladů na klasické ERP musíme započíst licenční poplatky, cenu implementace, cenu údržby – aktualizační poplatky, externí konzultační a customizační služby, náklady na infrastrukturu, upgrady všech komponent systému, interní náklady atd.
• Do nákladů na cloudové ERP započítáme nájemné a případné další náklady včetně interních.

Sečteme tyto náklady – respektive odhady těchto nákladů – za požadované období a získáme tím odhadované celkové náklady na vlastnictví jednoho i druhého typu ERP.

Lze přejít na cloudové řešení a ponechat si stávající ERP systém?

Toto je velmi legitimní a logická otázka: mám svůj vlastní ERP systém nainstalovaný u nás v podniku a zajímá mě, bylo-li by možné ho provozovat formou cloudu. Lze si představit, že jsem se stávajícím dodavatelem i se samotným ERP systémem spokojený (případně se obávám, že by to s jiným bylo ještě horší …), ale chtěl bych využít některé z výhod cloudového řešení.

Budu se opakovat, ale jako první je nutné si položit otázku „jaký je obchodní důvod pro takovou změnu – co nám to přinese?“. Pokud skutečně dojdeme k závěru podpořenému čísly, že taková změna má smysl, nezbývá než se zeptat svého stávajícího dodavatele, zda tuto formu provozu jeho systému podporuje a za jakých podmínek. Průzkum u českých dodavatelů si teprve budeme dělat, ale podle zkušeností z minulých let, kdy pronájmy ERP systémů formou ASP apod. byly k dispozici, ale konzervativní zákazníci v ČR a SR si raději pořizovali systémy na své servery, se nedomníváme, že nabídka ERP cloudů v našem regionu bude nějak závratná, zatím víme jen o několika firmách, které toto řešení poskytují. Je to logické – proč se věnovat něčemu, o co zákazník zatím nemá příliš zájem?

Pro koho je cloudové ERP vhodné?

Ještě jednou zopakuji, že hlavní je pokrytí skutečných potřeb konkrétního podniku. Z výše uvedeného vyplývá, že obecně je ERP v cloudu obvykle vhodné

• pro menší a střední firmy,
• pro start-upy,
• pro firmy s méně složitými procesy,
• pro skupiny firem,
• pro firmy bez vlastního IT oddělení.

Každý podnik je však nutné posuzovat individuálně.

Cloudcatalyst

Závěrem se jen stručně zmíním o Cloudcatalystu. Jedná se o projekt financovaný Evropskou Unií, jehož cílem je podpora cloudových řešení na trhu v Evropě, snaha o identifikaci bariér pro přijetí cloudu a poskytnutí nástrojů pro rozvoj cloudu v regionu. Věřme, že se bude jednat o skutečnou podporu nejen na papíře …